Projectassistent

Het Kennisinstituut; Utrecht; Hybrid; EUR 30,000 - 46,000; Part time

Benefits offered by this job

Eindejaarsuitkering

Vakantietoeslag

Ziektekostenbijdrage

Reiskostenvergoeding

Thuiswerkvergoeding

Leasefietsregeling

Studiekostenregeling

Job summary

Het Kennisinstituut zoekt een proactieve projectassistent om teams te ondersteunen bij meerdere projecten en de voortgang te bewaken.

Je denkt mee met projectleiders, bewaakt afspraken en verzorgt administratieve processen, trainingen en correspondentie binnen de huisstijl. Een moderne hybride werkomgeving biedt ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en een marktconform salaris. Daarnaast krijg je een competitief pakket aan verlof en vergoedingen.

Qualifications

• Minimaal MBO niveau 4 werk- en denkniveau.
• Minimaal 5 jaar relevante werkervaring in een projectmatige omgeving.
• Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.
• Goede digitale vaardigheden en Microsoft Office-ervaring.

Responsibilities

• Proactief ondersteuning van projectleiders en projectteams bij voorbereiding, uitvoering en afronding van projecten.
• Bewaken van afspraken, actiepunten en deadlines en tijdig signaleren wanneer bijsturing nodig is.
• Vooruitdenken in de planning en organisatie van projectactiviteiten.
• Zorgvuldig verwerken en bijhouden van projectdocumentatie en overzichten in administratieve systemen.
• Coördineren en behandelen van vragen, telefoontjes en e-mails met zelfstandig prioriteren.
• Organiseren en faciliteren van trainingen en bijeenkomsten.
• Opstellen en redigeren van correspondentie binnen huisstijl.

Skills

Proactief

Organisatietalent

Overzicht behouden

Initiatief

Communicatieve vaardigheden

Teamwerk

Education

MBO niveau 4

Tools

Microsoft Office

Job description

Ter versterking van ons team zijn wij op zoek naar een proactieve, energieke en enthousiaste

PROJECTASSISTENT

(32-36 uur per week)

Ben jij iemand die graag een stap vooruitdenkt, overzicht houdt en ziet wat er nodig is voordat anderen erom vragen? Vind je het leuk om verschillende projecten tegelijkertijd te ondersteunen, de voortgang te bewaken en werkprocessen steeds een beetje slimmer te organiseren? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Jouw missie

Als projectassistent ben jij een belangrijke schakel in het soepel laten verlopen van onze projecten. Samen met je collega's zorg je voor professionele secretariële, organisatorische en administratieve ondersteuning. Je reageert niet alleen op vragen, maar denkt actief mee met projectleiders en adviseurs. Je houdt overzicht, signaleert wat aandacht nodig heeft en zorgt dat afspraken en acties worden opgevolgd. Je ziet waar processen slimmer of efficiënter kunnen en neemt initiatief om samen met collega's verbeteringen door te voeren. Met jouw organisatietalent, proactieve houding en oog voor detail help je projectteams om zich te concentreren op de inhoud van hun werk.

Dat doe je onder andere door het

• Proactief ondersteunen van projectleiders en projectteams bij de voorbereiding, uitvoering en afronding van projecten, waarbij je meedenkt over wat nodig is om werkzaamheden soepel te laten verlopen;
• Bewaken van afspraken, actiepunten en deadlines en tijdig signaleren wanneer opvolging of bijsturing nodigis;
• Vooruitdenken in de planning en organisatie van projectactiviteiten, zodat betrokkenen tijdig over de juiste informatie en ondersteuning beschikken;
• Zorgvuldig verwerken en bijhouden van projectdocumentatie en het opstellen en actueel houden van relevante overzichten in de administratieve systemen, zodat informatie goed toegankelijk is voor betrokkenen;
• Coördineren en behandelen van binnenkomende vragen, telefoontjes, e-mails en overige correspondentie, waarbij je zelfstandig prioriteiten stelt;
• Organiseren en faciliteren van trainingen, bijeenkomsten en andere activiteiten, waarbij je zorgt dat alles van voorbereiding tot uitvoering goed geregeld is;
• Opstellen en verzorgen van correspondentie op basis van beknopte aanwijzingen en redigeren van (project)teksten, passend binnen de huisstijl en met aandacht voor correct Nederlands;
• Signaleren van knelpunten en verbetermogelijkheden in werkprocessen en actief bijdragen aan het ontwikkelen en toepassen van praktische oplossingen;
• Delen van kennis, ervaringen en verbetersuggesties binnen het team, zodat we gezamenlijk steeds slimmer en effectiever werken.

Wie zijn wij

Het Kennisinstituut van de Federatie Medisch Specialisten is een jonge organisatie die zijn expertise inzet voor kwaliteitsverbetering van de medisch specialistische zorg in Nederland. Als Kennisinstituut helpen wij ruim 26.000 toegewijde dokters in ziekenhuizen en instellingen dit waar te maken zodat 18 miljoen Nederlanders kunnen rekenen op de beste zorg ter wereld.

In het Kennisinstituut, bestaande uit bijna 100 professionals, komen wetenschap, beleid en praktijk samen. Vanuit deze brede basis kunnen wij de wetenschappelijke verenigingen van medisch specialisten adviseren en begeleiden bij het opzetten en uitvoeren van kwaliteitsbeleid en het ontwikkelen van bijbehorende instrumenten zoals richtlijnen, kwaliteitsvisitatie, kwaliteitsmeting en keuzehulpen.

Dit breng je mee

Voor deze functie zoeken wij een ervaren, zelfstandige, en initiatiefrijke collega die plezier haalt uit organiseren, ondersteunen en verbeteren. Je houdt overzicht, stelt prioriteiten en schakelt gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden. Je bent zorgvuldig, servicegericht en oplossingsgericht. Daarnaast werk je graag samenen sta je open voor nieuwe ideeën en werkwijzen.

Verder vragen wij het volgende:

• Minimaal MBO niveau 4 werk- en denkniveau;
• Minimaal 5 jaar relevante werkervaring, bij voorkeur in een projectmatige omgeving;
• Goede beheersing van de Nederlandse taal in zowel woord als geschrift;
• Goede digitale vaardigheden en ervaring met onder andere Microsoft Office.

Wij bieden jou

Een moderne hybride werkomgeving met ruimte voor eigen invulling van een goede werk-privé balans en een prettige, informele omgeving waarin veel aandacht is voor jouw persoonlijke ontwikkeling. Bovendien mag je rekenen op:

• Een bruto maandsalaris tussen de € 2.700,- en € 4.153,- per maand op basis van een 36-urige werkweek, afhankelijk van de kennis en ervaring die je meebrengt;
• Een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd;
• Een eindejaarsuitkering, vakantietoeslag en een werkgeversbijdrage in de ziektekosten;
• 201,6 verlofuren en de mogelijkheid om verlofdagen bij te kopen;
• Een reiskosten- en thuiswerkvergoeding.

Daarnaast vinden wij het belangrijk dat je vitaal blijft en jezelf kunt ontwikkelen. Daarom bieden we regelingen aan zoals een leasefietsregeling en studiekostenregeling.

Voor informatie over de functie kun je terecht bij Debby Tennekes, teamleider secretariaat, bereikbaar op06 83 24 26 29 ([e-mail]) of bij Margreet Pols, adjunct-directeur, tel [phone] ([e-mail]).

Voor deze vacature hanteren we geen sluitingsdatum. We beoordelen sollicitaties doorlopend en sluiten de vacature zodra we een geschikte kandidaat hebben gevonden.

Bemiddeling en acquisitie door derden of ZZP'ers wordt niet op prijs gesteld en hier wordt niet op gereageerd.