Projectcoördinator

ONTAPE; Utrecht; On-site; EUR 23,000 - 35,000; Part time

Job summary

ONTAPE zoekt een Projectondersteuner voor de afdeling Project- en Bouwmanagement in Utrecht. Je zorgt voor consistente ondersteuning aan projectleiders en bouwprojectmanagers en bewaakt planning, informatieflow en communicatie binnen projecten.

Je werkt zelfstandig binnen kaders, schakelt veel met diverse stakeholders en draagt bij aan de efficiëntie en zichtbaarheid van projectresultaten binnen maatschappelijke vastgoed- en gebiedsontwikkelingsinitiatieven.

Qualifications

• Mbo+ werk- en denkniveau, bij voorkeur met een secretariële of administratieve achtergrond;
• Een opleiding of kennis op het gebied van projectmanagement;
• 3 tot 5 jaar ervaring met projectondersteuning;
• Ervaring binnen een complexe organisatie;
• Sterke organisatorische en communicatieve vaardigheden;
• Een zelfstandige, initiatiefrijke en resultaatgerichte werkhouding;
• Het vermogen om verbeterpunten te signaleren en bespreekbaar te maken;
• Een samenwerkingsgerichte houding en bereidheid om taken te delen of over te nemen;
• Beschikbaarheid van 24-32 uur per week.

Responsibilities

• Coördineren, bewaken en ondersteunen van projectregistratie en planning;
• Ondersteunen van projectleiders en bouwprojectmanagers bij lopende projecten;
• Bewaken van periodieke rapportages en actiepunten;
• Organiseren van logistieke en voorbereidende projectwerkzaamheden;
• In kaart brengen van werkprocessen;
• Uitvoeren van communicatieopdrachten binnen projecten;
• Verzamelen, verspreiden en bijhouden van projectinformatie;
• Beheren van agenda’s en ondersteunen bij vergaderingen;
• Maken van presentaties, overzichten en verzamelen van data.

Skills

Structuur brengen

Communicatieve vaardigheden

Organisatie

Zelfstandigheid

Samenwerken

Education

MBO+ achtergrond (secretariaat/administratie)

Job description

De werkgever is actief binnen een omvangrijke en maatschappelijk relevante organisatie waar vastgoed, huisvesting en gebiedsontwikkeling een belangrijke rol spelen in de dagelijkse operatie. Vanuit de directie Vastgoed, Huisvesting en Gebiedsontwikkeling worden projecten opgepakt die bijdragen aan toekomstbestendige gebouwen, efficiënte ruimtebenutting, duurzaamheid en een omgeving die aansluit op de behoeften van patiënten, studenten en medewerkers.

Binnen de afdeling Project- en Bouwmanagement werk je mee aan vastgoed- en huisvestingsprojecten van concept tot oplevering. Denk aan vernieuwbouw, groot onderhoud, functiewijzigingen en projecten waarbij planning, kwaliteit, budget en samenwerking voortdurend samenkomen.

Voor deze functie zoeken we iemand die structuur brengt, zelfstandig werkt en prettig communiceert binnen een complexe organisatie.

Verder breng je het volgende mee:

• Mbo+ werk- en denkniveau, bij voorkeur met een secretariële of administratieve achtergrond;
• Een opleiding of kennis op het gebied van projectmanagement;
• 3 tot 5 jaar ervaring met projectondersteuning;
• Ervaring binnen een complexe organisatie;
• Sterke organisatorische en communicatieve vaardigheden;
• Een zelfstandige, initiatiefrijke en resultaatgerichte werkhouding;
• Het vermogen om verbeterpunten te signaleren en bespreekbaar te maken;
• Een samenwerkingsgerichte houding en bereidheid om taken te delen of over te nemen;
• Beschikbaarheid van 24-32 uur per week.

De werkzaamheden

Als Projectondersteuner zorg jij ervoor dat projectleiders en bouwprojectmanagers optimaal ondersteund worden. Je houdt overzicht, bewaakt planningen, organiseert projectinformatie en zorgt dat actiepunten niet blijven liggen. Je werkt zelfstandig binnen duidelijke kaders en schakelt veel met projectmanagers, leidinggevenden en interne stakeholders.

Je dagelijkse taken omvatten onder andere:

• Coördineren, bewaken en ondersteunen van projectregistratie en planning;
• Ondersteunen van projectleiders en bouwprojectmanagers bij lopende projecten;
• Bewaken van periodieke rapportages en actiepunten;
• Organiseren van logistieke en voorbereidende projectwerkzaamheden;
• In kaart brengen van werkprocessen;
• Uitvoeren van communicatieopdrachten binnen projecten;
• Verzamelen, verspreiden en bijhouden van projectinformatie;
• Beheren van agenda’s en ondersteunen bij vergaderingen;
• Maken van presentaties, overzichten en verzamelen van data.

Zo ziet een werkweek er gemiddeld uit:

• 15% - Rapportages bewaken
• 15% - Vergaderondersteuning
• 10% - Actiepunten opvolgen
• 5% - Administratie

Is dit iets voor jou?

Je komt terecht in een professionele projectomgeving waarin jouw organisatorische kwaliteiten direct bijdragen aan zichtbare resultaten. Je werkt aan projecten met maatschappelijke impact en krijgt de ruimte om zelfstandig verantwoordelijkheid te nemen binnen een betrokken team.

Daarnaast wordt er gezorgd voor de juiste randvoorwaarden, waaronder:

• Een afwisselende functie binnen vastgoed-, huisvestings- en bouwprojecten;
• Een opdracht op basis van ZZP of detachering tot 31/3/2027. Met grote kans op verlenging.
• Een professionele werkomgeving met ruimte voor initiatief;
• De mogelijkheid om jouw projectmatige en organisatorische vaardigheden verder te ontwikkelen;
• Een functie waarin structuur, communicatie en voortgang centraal staan.