Project- en programmasecretaris OOSB en SWING

B&P Professionals; Groningen; On-site; EUR 40,000 - 57,000; Full time

Benefits offered by this job

Salaris CAO Gemeenten schaal 9

Vakantietoeslag 8,33%

Individueel keuze budget

Reiskostenvergoeding

Pensioenopbouw

Opleidingsmogelijkheden

Deelname aan uitjes en bijeenkomsten

Begeleiding door B&P Professionals

Job summary

B&P Professionals zoekt een ervaren projectondersteuner die kern- en projectteams ondersteunt bij twee nauw verbonden opgaven: organisatieontwikkeling Stadsbeheer en SWING-beheerstrategie. Je werkt nauw samen met MT en coördinatoren, bewaakt voortgang en draagt bij aan integrale planning en besluitvorming.

De functie vereist HBO-niveau en IPMA-D certificering of gelijkwaardig, plus ruime tactische projectondersteuning en uitgebreide M365-kennis.

Qualifications

• HBO-werk- en denkniveau.
• IPMA-D-certificering of vergelijkbare certificering.
• Ruime ervaring als projectondersteuner op tactisch niveau, bij grote projecten.
• Gedegen kennis van M365 (Word, Excel, MS Teams, PowerPoint en Outlook).

Responsibilities

• Overleggen organiseren voor kernteams en projectteams, inclusief voorbereiding en deelname.
• Agenda’s opstellen, actielijsten en verslagen opmaken.
• Acties uitzetten en bewaken binnen de organisatie.
• Ondersteunen van besluitvorming in MT- en SWING-gerelateerde teams.
• Voortgang en samenhang tussen projecten volgen en signaleren van ontwikkeling en knelpunten.
• Procescoördinatie en verzorgen van voortgangs- en jaarrapportages.
• Beheren van de gezamenlijke werkomgeving zoals Teams.
• Integrale planning centraal samenbrengen en actueel houden.

Skills

Proactief

Organisatorisch sterk

Stakeholder communicatie

Prioriteren

Procesgevoelig

Education

HBO-niveau

IPMA-D certificering of vergelijkbaar

Tools

Microsoft Word

Microsoft Excel

Microsoft Teams

Microsoft PowerPoint

Microsoft Outlook

Job description

Functieomschrijving

• Organiseren van overleggen voor de kernteams en projectteams, inclusief voorbereiding en deelname.
• Opstellen van agenda’s, actielijsten en verslagen.
• Uitzetten en bewaken van acties binnen de organisatie.
• Ondersteunen van de besluitvorming in de betrokken managementteams (MT, MT++ BOR en MT BOR/Wijkonderhoud).
• Volgen van de voortgang en samenhang tussen projecten; signaleren en bespreken van ontwikkelingen, kansen en knelpunten met de programmamanager OOSB en de coördinator SWING.
• Coördineren van processen en verzorgen van voortgangs- en jaarrapportages.
• Beheren van de gezamenlijke werkomgeving, zoals Teams.
• Centraal bijeenbrengen van informatie en opstellen en actueel houden van de integrale planning.

In de praktijk

Je ondersteunt de kernteams, het programmateam en de projectteams van twee nauw verbonden opgaven: de organisatieontwikkeling van Stadsbeheer en de implementatie van de beheerstrategie SWING. OOSB richt zich op de brede organisatieontwikkeling en loopt tot en met 2029; SWING verandert de werkwijze, samenwerking en sturing rond het beheer en onderhoud van de openbare ruimte. Je werkt nauw samen met de programmamanager OOSB en de coördinator SWING. Daarbij verbind je teams, beleid en uitvoering. Binnen SWING ondersteun je onder meer de projectlijnen Data, Meten & Monitoren, Integraal Programmeren & MJIP, Beleid-Beheer-Uitvoering en waardespecifieke werkgroepen (nader te bepalen). Ook help je in de opbouwfase bij de verdere inrichting van OOSB.

Functie eisen

• Je hebt HBO-werk- en denkniveau.
• Je bent in het bezit van een IPMA-D-certificering of een vergelijkbare certificering.
• Je hebt ruime ervaring als projectondersteuner op tactisch niveau, bij voorkeur bij grote projecten.
• Je hebt gedegen kennis van M365, waaronder Word, Excel, MS Teams, PowerPoint en Outlook.
• Je hebt bij voorkeur ervaring bij de overheid.
• Je bent organisatorisch sterk, proactief en in staat overzicht te houden in een complexe omgeving.
• Je schakelt gemakkelijk tussen verschillende stakeholders en weet goed te prioriteren.
• Je werkt zorgvuldig en bent procesgevoelig en politiek sensitief; je signaleert ontwikkelingen tijdig.

Aanbod

B&P Professionals is NBBU-lid. Hierbij geldt volledig het principe "gelijk loon voor gelijk werk vanaf dag één". Dit houdt in:

• Salaris conform CAO Gemeenten schaal 9 vanaf €3.568,- tot €5.096,- op basis van een fulltime dienstverband
• Vakantietoeslag van 8,33%.
• Individueel keuze budget conform CAO opdrachtgever.
• Reiskostenvergoeding conform CAO opdrachtgever.
• Pensioenopbouw.
• Diverse opleidingsmogelijkheden.
• Deelname aan uitjes en bijeenkomsten.
• Goede persoonlijke begeleiding door de interne organisatie van B&P Professionals.