Programmasecretaris ruimte/novex (zzp - freelance)

Gemeente Zwolle; Zwolle; Hybrid; EUR 60,000 - 80,000; Full time

Job summary

Regio Zwolle Bureau zoekt een kundige, gedreven programmasecretaris voor de opgave Ruimte en NOVEX. Je ondersteunt de programmamanager en netwerkmanager bij regie en beheersing en bewaakt overzicht in de verschillende programma’s.

Je houdt zicht op voortgang, planning, middelen, afspraken en relevante besluitmomenten. Je levert een actieve bijdrage aan programmabeheersing, monitoring en de afstemming tussen Ruimte en NOVEX.

Qualifications

• Structuur en overzicht aanbrengen in een omgeving waarin veel tegelijk gebeurt en verschillende processen met elkaar samenhangen;
• Je werkt zelfstandig, ziet tijdig waar informatie ontbreekt of voortgang onder druk staat en maakt dit bespreekbaar;
• Je kunt goed schakelen tussen inhoud en proces en begrijpt hoe ambtelijke en bestuurlijke besluitvorming in het publieke domein werkt;
• Je bent in staat verschillende belangen en verantwoordelijkheden uit elkaar te houden, zonder de samenhang uit het oog te verliezen;
• Je werkt gemakkelijk samen met programmamanagers, netwerkprofessionals, inhoudelijke experts en partners uit verschillende organisaties;
• Je communiceert helder, schrijft zorgvuldig en kunt hoofd- en bijzaken goed onderscheiden;
• Je bent proactief, samenwerkingsgericht en in staat om ook in een dynamische omgeving afspraken en voortgang consequent te bewaken.

Responsibilities

• Je houdt zicht op voortgang, planning, middelen, afspraken en relevante besluitmomenten.
• Je organiseert dat de informatie die nodig is voor sturing tijdig beschikbaar is.
• Signaleert knelpunten en afhankelijkheden en bewaakt de opvolging van afspraken en besluiten.
• Je levert daarnaast een actieve bijdrage aan de programmabeheersing, monitoring en P&C van Ruimte en NOVEX.
• De huidige functie beweegt tussen Ruimte-governance en NOVEX-overleggen.
• Daarnaast onderhoud je contact met programmatrekkers en andere betrokken professionals en organiseer je waar nodig afstemming met gemeenten, provincies, waterschappen, het Rijk en andere partners.

Skills

Structuur aanbrengen

Zelfstandigheid

Inhoud/Proces schakelen

Overleggen beheren

Communicatie

Proactieve samenwerking

Job description

Organisatie
Regio Zwolle is een regionale netwerksamenwerking waarin gemeenten, provincies, onderwijs, ondernemers en andere partners samenwerken aan brede welvaart. Het Regio Zwolle Bureau ondersteunt de samenwerking en regisseert het werken aan de gezamenlijke regionale opgaven.

Ruimtelijke ontwikkeling op basis van klimaatbestendige groei is één van de structurele opgaven van Regio Zwolle. Een belangrijk deel daarvan wordt gevormd door NOVEX-gebied Regio Zwolle, waarin Rijk en regio samenwerken aan de ruimtelijke ontwikkeling van Regio Zwolle met concrete ambities voor woningbouw, werkgelegenheid, bereikbaarheid en klimaatadaptatie. Binnen Ruimte/NOVEX lopen verschillende programma’s en trajecten die inhoudelijk en bestuurlijk met elkaar samenhangen.

Gemeente Zwolle treedt voor deze opdracht op als gastheer en contractpartij. De professional werkt inhoudelijk voor het Regio Zwolle Bureau en de regionale samenwerking.

Afdeling
Regio Zwolle Bureau – Ruimte

Opdracht
Regio Zwolle zoekt een kundige, gedreven en omgevingssensitieve programmasecretaris voor de opgave Ruimte en NOVEX Regio Zwolle. De programmasecretaris ondersteunt de programmamanager en de netwerkmanager Ruimte bij de regie en beheersing van de opgave en zorgt voor overzicht en samenhang in de verschillende programma’s, activiteiten en besluitvormingsprocessen.

Je houdt zicht op voortgang, planning, middelen, afspraken en relevante besluitmomenten. Je organiseert dat de informatie die nodig is voor sturing tijdig beschikbaar is, signaleert knelpunten en afhankelijkheden en bewaakt de opvolging van afspraken en besluiten. Je levert daarnaast een actieve bijdrage aan de programmabeheersing, monitoring en P&C van Ruimte en NOVEX. In het bestaande profiel maakten onder meer planning, financiën, monitoring en de uitvoerings- en investeringsagenda deel uit van de functie.

Een belangrijk onderdeel van de opdracht is de voorbereiding en opvolging van de ambtelijke en bestuurlijke besluitvorming. Voor de brede opgave Ruimte gaat het onder meer om het Ambtelijk Overleg Ruimte en het Portefeuillehoudersoverleg Ruimte. Binnen NOVEX gaat het onder andere om het Kernteam NOVEX, het Directeurenoverleg Ruimte/NOVEX en de Stuurgroep. Je zorgt dat stukken en informatie tijdig beschikbaar zijn, bewaakt de opvolging van afspraken en houdt overzicht over de samenhang tussen de verschillende overleg- en besluitvormingslijnen. Ook lever je waar nodig een bijdrage aan de voorbereiding van onderwerpen voor DB en AB. De huidige functie beweegt al tussen deze bredere Ruimte-governance en de NOVEX-overleggen.

Daarnaast onder­steun je de samen­hang tussen de verschillende programma’s en trajecten binnen Ruimte en NOVEX. Je onderhoudt daarvoor contact met programmatrekkers en andere betrokken professionals en organiseert waar nodig afstemming met gemeenten, provincies, waterschappen, het Rijk en andere partners. Ook leg je de verbinding met Economie en Arbeidsmarkt wanneer opgaven, activiteiten of besluit­vorming elkaar raken.

Je werkt nauw samen met de programmamanager Ruimte/NOVEX, de netwerkmanager Ruimte, programmatrekkers en andere betrokken professionals binnen en buiten het Regio Zwolle Bureau. Je weet goed te schakelen tussen inhoud en proces en tussen de verschillende amb­telijke en bestuurlijke niveaus.

Competenties

• Je brengt structuur en overzicht aan in een omgeving waarin veel tegelijk gebeurt en verschillende processen met elkaar samenhangen;
• Je werkt zelfstandig, ziet tijdig waar informatie ontbreekt of voortgang onder druk staat en maakt dit bespreekbaar;
• Je kunt goed schakelen tussen inhoud en proces en begrijpt hoe ambtelijke en bestuurlijke besluitvorming in het publieke domein werkt;
• Je bent in staat verschillende belangen en verantwoordelijkheden uit elkaar te houden, zonder de samenhang uit het oog te verliezen;
• Je werkt gemakkelijk samen met programmamanagers, netwerkprofessionals, inhoudelijke experts en partners uit verschillende organisaties;
• Je communiceert helder, schrijft zorgvuldig en kunt hoofd- en bijzaken goed onderscheiden;
• Je bent proactief, samenwerkingsgericht en in staat om ook in een dynamische omgeving afspraken en voortgang consequent te bewaken.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 10.. Deze functieschaal is verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de gelijke/gelijkwaardige beloning.

Benodigd aantal professionals
1

Offerte-eisen
Maximaal 5 pagina’s cv, excl. motivatiebrief (1 pgn) en excl. voorblad (1 pgn), opgesteld in het Nederlands (minimaal 2 referenties, bestaande uit naam, functie en organisatie) in pdf.
*Indien er een uitvoeringsvoorwaarde wordt gehanteerd verzoeken we jein de offerteaannemelijk te maken en deugdelijk te onderbouwen op welke wijze er invulling gegeven wordt aan de uitvoeringsvoorwaarde, dit valt niet onder bovenstaande bepaling.

Werkdagen
Is hybride werken mogelijk: JaDe opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: In overleg. De beschikbaarheid wordt afgestemd op de vaste overleg- en besluitvormingsmomenten binnen Ruimte/NOVEX.