Managementassistent College van Bestuur (1.0 fte)

Hku; Utrecht; Hybrid; EUR 3,500 - 5,200; Full time

Benefits offered by this job

Eindejaarsuitkering

Museumjaarkaart

Sportvoorziening

Fietsplan

Job summary

HKU zoekt een Managementassistent voor het College van Bestuur ter ondersteuning van het CvB en de Bestuurssecretaris. Je beheert agenda's, bereidt vergaderingen voor en verzamelt stukken zodat besluitvorming soepel verloopt.

Je beschikt over een bachelor-niveau, meerdere jaren bestuurlijke ervaring en uitstekende Nederlandse schrijfvaardigheid. Ervaring met digitale vergadertools en MS 365 is vereist, met integriteit en discretie als kernwaarden.

Qualifications

• Bachelor-niveau onderwijs/overheid of vergelijkbaar.
• Meerdere jaren ervaring in bestuurlijke ondersteuning.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal en schrijfvaardigheid.
• Ervaring met digitale vergadertools en MS 365.

Responsibilities

• Proactief agendabeheer voor twee bestuursleden en prioriteren van taken.
• Voorbereiden en distribueren van stukken en dossiers voor vergaderingen.
• Opvolgen van actiepunten en vragen uit vergaderingen beheren.
• Analyseren van bestuurlijke documenten en hoofd-/bijzaken identificeren.
• Plannen en organiseren van afspraken en ontvangsten.
• Zorgen voor integriteit en discretie in alle communicatie.

Skills

Organisatievermogen

Analytisch begrijpen

Communicatieve vaardigheden

Education

Bachelor werk- en denkniveau

Tools

Microsoft 365

Documentmanagementsystemen

Digitale vergadertools

Job description

Managementassistent College van Bestuur (1.0 fte)

Wil jij bijdragen aan een inspirerende leeromgeving waarin studenten zich ontwikkelen tot professionele makers? Zet jouw talent in en word onze nieuwe collega.

FTE: 1,0 Locatie: Nieuwekade 1 Salarisindicatie: Є 3.502,78 - Є 5.154,67 Sluitingsdatum: 18 oktober 2026

Hogeschool voor de Kunsten Utrecht (HKU) heeft acht academies verspreid over het bruisende centrum van Utrecht. Met ruim 4000 studenten is het een van de grootste kunsthogescholen van Europa. We bieden meer dan 50 creatieve afstudeerrichtingen op het niveau van associate degree, bachelor en master. Hier komen kunst, creativiteit en vernieuwing samen.

Het Bestuursbureau ondersteunt het College van Bestuur en verzorgt de interne bestuurlijke communicatie. We dragen bij aan een transparant besluitvormingsproces, faciliteren de medezeggenschap en de Raad van Toezicht, en bieden secretariële en juridische ondersteuning. Daarnaast behandelen we klachten, bezwaren en juridische vraagstukken. Wij doen dit vanuit een servicegerichte houding, waarbij professionaliteit en integriteit voorop staan.

Alles over deze vacature

Op het Bestuursbureau van HKU zorgen we voor de praktische en bestuurlijke ondersteuning van het College van Bestuur, de Raad van Toezicht en de Medezeggenschapsorganen. Vanuit deze cockpitfunctie staan we klaar voor organisatiebrede en bestuurlijke vraagstukken én voor de communicatie daarover.

Als Managementassistent ondersteun je het tweehoofdig College van Bestuur bij de uitvoering van hun werkzaamheden. De Managementassistent werkt hiervoor in een nauwe driehoek met het College van Bestuur en de Bestuurssecretaris. Je zorgt ervoor dat de Bestuurssecretaris de werkzaamheden van het CvB goed kan voorbereiden door wat jij al geregeld, verzameld en uitgezocht hebt. Je hebt inzicht in wat er speelt binnen de organisatie en het werkveld en bent daardoor uitstekend in staat te prioriteren en anticiperen.

Onderdeel van jouw werk zal zijn:

• Proactief agendabeheer voor twee bestuursleden, inclusief prioritering, planning en anticiperen op bestuurlijke dynamiek;
• Voorbereiden van vergaderingen en overleggen: verzamelen, ordenen en distribueren van stukken, opvragen agenda’s en input, samenstellen van dossiers en bewaken van volledigheid;
• Opvolgen van actiepunten uit agenda’s en overleggen, informatievragen uitzetten en bewaken;
• Analyseren van bestuurlijke documenten en correspondentie; hoofd- en bijzaken onderscheiden en verbanden leggen met lopende dossiers;
• Plannen en organiseren van afspraken, bijeenkomsten en ontvangsten;
• Je houdt van organiseren en houdt de regie in handen;
• Je bent analytisch, kunt snel informatie doorgronden en in actie komen;
• Je kunt samenwerken met alle lagen binnen de organisatie en daarbuiten;
• Je hebt uitstekende communicatieve vaardigheden en hebt gevoel voor representatie op bestuurlijk niveau;
• Integriteit en discretie zijn vanzelfsprekend voor jou.

Kennis en ervaring

• Bachelor werk- en denkniveau;
• Meerjaren werkervaring in een bestuurlijke ondersteunende functie;
• Kennis van onderwijssector, governance, compliance en bestuurlijke besluitvorming is een pre;
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal en professionele schrijfvaardigheid;
• Ervaring met digitale vergadertools, documentmanagementsystemen en Microsoft 365

Bij ons werk je in een inspirerende omgeving waar creativiteit, technologie en innovatie samenkomen. Je kunt bij ons helemaal jezelf zijn. Het schooljaar kent dynamische piekperiodes waarin we samen de schouders eronder zetten, maar daar staat een royale hoeveelheid vakantiedagen tegenover. Je ontvangt een salaris volgens de cao-hbo (Schaal 9, afhankelijk van opleiding en ervaring, min. € 3.502,78 - max. € 5.154,67) en aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals een eindejaarsuitkering, een gratis museumjaarkaart, een sportvoorziening en een fietsplan.

We vinden het belangrijk dat iedereen zich welkom en gewaardeerd voelt. We geloven dat diversiteit creativiteit versterkt en streven ernaar om de verschillende perspectieven en ervaringen uit de samenleving samen te brengen in onze organisatie. We zetten actief stappen om diversiteit en inclusie te bevorderen en werken samen met organisaties die ons daarbij ondersteunen. Daarnaast organiseren we (interne) evenementen en bijeenkomsten tijdens Keti Koti, Internationale Vrouwendag en varen mee tijdens Pride Utrecht.

De vacature wordt gelijktijdig intern en extern opengesteld. Bij gelijke geschiktheid hebben interne kandidaten voorrang.