Bestuursassistent (1 fte, 40 uur per week)

HKU (Hogeschool voor de Kunsten Utrecht); Utrecht; On-site; EUR 3,500 - 5,200; Full time

Benefits offered by this job

Eindejaarsuitkering

Gratis museumjaarkaart

Sportvoorziening

Fietsplan

Job summary

HKU (Hogeschool voor de Kunsten Utrecht) zoekt een Managementassistent voor het Bestuursbureau. Je ondersteunt het College van Bestuur en werkt nauw samen met de Bestuurssecretaris. Je zorgt dat documenten en dossiers tijdig gereed zijn en bewaakt de voortgang van bestuurlijke taken.

Je past prioritering en anticipatie toe en onderhoudt sterke communicatieve relaties binnen de organisatie. Dit is een functie met verantwoordelijkheid en integriteit als kernwaarde.

Qualifications

• Bachelor werk- en denkniveau.
• Meerrjarige werkervaring in een bestuurlijke ondersteunende functie.
• Kennis van onderwijssector, governance, compliance en bestuurlijke besluitvorming is een pré.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal en professionele schrijfvaardigheid.
• Ervaring met digitale vergadertools, documentmanagementsystemen en Microsoft 365.

Responsibilities

• Proactief agendabeheer voor twee bestuursleden, inclusief prioritering, planning en anticiperen op bestuurlijke dynamiek.
• Voorbereiden van vergaderingen en overleggen: verzamelen, ordenen en distribueren van stukken, opvragen agenda’s en input, samenstellen van dossiers en bewaken van volledigheid.
• Opvolgen van actiepunten uit agenda’s en overleggen, informatievragen uitzetten en bewaken.
• Analyseren van bestuurlijke documenten en correspondentie; hoofd- en bijzaken onderscheiden en verbanden leggen met lopende dossiers.
• Plannen en organiseren van afspraken, bijeenkomsten en ontvangsten.

Skills

Organisatie

Analytisch denken

Samenwerking

Communicatieve vaardigheden

Integriteit en discretie

Education

Bachelor werk- en denkniveau

Tools

Digitale vergadertools

Documentmanagementsystemen

Microsoft 365

Job description

Op het Bestuursbureau van HKU zorgen we voor de praktische en bestuurlijke ondersteuning van het College van Bestuur, de Raad van Toezicht en de Medezeggenschapsorganen. Vanuit deze cockpitfunctie staan we klaar voor organisatiebrede en bestuurlijke vraagstukken én voor de communicatie daarover.

Als Managementassistent ondersteun je het tweehoofdig College van Bestuur bij de uitvoering van hun werkzaamheden. De Managementassistent werkt hiervoor in een nauwe driehoek met het College van Bestuur en de Bestuurssecretaris. Je zorgt ervoor dat de Bestuurssecretaris de werkzaamheden van het CvB goed kan voorbereiden door wat jij al geregeld, verzameld en uitgezocht hebt. Je hebt inzicht in wat er speelt binnen de organisatie en het werkveld en bent daardoor uitstekend in staat te prioriteren en anticiperen.

Onderdeel van jouw werk zal zijn:

• Proactief agendabeheer voor twee bestuursleden, inclusief prioritering, planning en anticiperen op bestuurlijke dynamiek;
• Voorbereiden van vergaderingen en overleggen: verzamelen, ordenen en distribueren van stukken, opvragen agenda’s en input, samenstellen van dossiers en bewaken van volledigheid;
• Opvolgen van actiepunten uit agenda’s en overleggen, informatievragen uitzetten en bewaken;
• Analyseren van bestuurlijke documenten en correspondentie; hoofd- en bijzaken onderscheiden en verbanden leggen met lopende dossiers;
• Plannen en organiseren van afspraken, bijeenkomsten en ontvangsten;

Wat breng je mee?

• Je houdt van organiseren en houdt de regie in handen;
• Je bent analytisch, kunt snel informatie doorgronden en in actie komen;
• Je kunt samenwerken met alle lagen binnen de organisatie en daarbuiten;
• Je hebt uitstekende communicatieve vaardigheden en hebt gevoel voor representatie op bestuurlijk niveau;
• Integriteit en discretie zijn vanzelfsprekend voor jou.

Kennis en ervaring

• Bachelor werk- en denkniveau;
• Meerjaren werkervaring in een bestuurlijke ondersteunende functie;
• Kennis van onderwijssector, governance, compliance en bestuurlijke besluitvorming is een pre;
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal en professionele schrijfvaardigheid;
• Ervaring met digitale vergadertools, documentmanagementsystemen en Microsoft 365.

Wat hebben wij te bieden?

Bij ons werk je in een inspirerende omgeving waar creativiteit, technologie en innovatie samenkomen. Je kunt bij ons helemaal jezelf zijn. Het schooljaar kent dynamische piekperiodes waarin we samen de schouders eronder zetten, maar daar staat een royale hoeveelheid vakantiedagen tegenover. Je ontvangt een salaris volgens de cao-hbo (Schaal 9, afhankelijk van opleiding en ervaring, min. € 3.502,78 - max. € 5.154,67) en aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden,

• eindejaarsuitkering
• gratis museumjaarkaart
• sportvoorziening
• fietsplan

Diversiteit en inclusie

We vinden het belangrijk dat iedereen zich welkom en gewaardeerd voelt. We geloven dat diversiteit creativiteit versterkt en streven ernaar om de verschillende perspectieven en ervaringen uit de samenleving samen te brengen in onze organisatie. We zetten actief stappen om diversiteit en inclusie te bevorderen en werken samen met organisaties die ons daarbij ondersteunen. Daarnaast organiseren we (interne) evenementen en bijeenkomsten tijdens bijvoorbeeld Keti Koti of Internationale Vrouwendag, en varen mee tijdens Pride Utrecht.

Hogeschool voor de Kunsten Utrecht (HKU) heeft acht academies verspreid over het bruisende centrum van Utrecht. Met ruim 4000 studenten is het een van de grootste kunsthogescholen van Europa. We bieden meer dan 50 creatieve afstudeerrichtingen op het niveau van associate degree, bachelor en master. Hier komen kunst, creativiteit en vernieuwing samen.

Over het Bestuursbureau

Het Bestuursbureau ondersteunt het College van Bestuur en verzorgt de interne bestuurlijke communicatie. We dragen bij aan een transparant besluitvormingsproces, faciliteren de medezeggenschap en de Raad van Toezicht, en bieden secretariële en juridische ondersteuning. Daarnaast behandelen we klachten, bezwaren en juridische vraagstukken.

Wij doen dit vanuit een servicegerichte houding, waarbij professionaliteit en integriteit voorop staan.