Officemanager

Bright Professionals; Amsterdam; On-site; EUR 20,000 - 31,000; Part time

Job summary

Bright Professionals in Amsterdam zoekt een enthousiaste Office Manager om het kantoor vlot te laten draaien en een professionele, gastvrije werkomgeving te waarborgen.

Je bent verantwoordelijk voor facilitair beheer, hospitality, administratieve taken en ondersteuning bij evenementen en relatiegeschenken. Een proactieve, zelfstandige houding en sterke organisatorische vaardigheden zijn vereist, met uiteraard goede MS Office-vaardigheden en een professionele omgang met gasten en collega’s.

Qualifications

• Klantgerichte en proactieve Office Manager met organisatietalent.
• Ondersteunen van verschillende kantoorprocessen en evenementen.
• Goede beheersing van Microsoft Office en Engels.
• Ervaring in een professionele kantooromgeving is een pré.

Responsibilities

• Dagelijks kantoorbeheer inclusief facilitaire zaken, huisvesting en ICT-ondersteuning.
• Coördineren van ondersteunende studenten en het ontvangen van gasten.
• Verzorgen van hospitality en professionele ontvangst.
• Uitvoeren van administratieve taken en ondersteunende marketing-/relatieactiviteiten.
• Organiseren van evenementen en relatiegeschenken.
• Signaleren en zelfstandig oppakken van praktische en organisatorische zaken.

Skills

Organisatie

Proactief handelen

Servicegericht

Communicatie

Overzicht houden

Tools

Microsoft Office

Job description

Voor een modern en ambitieus advocatenkantoor in Amsterdam zijn wij op zoek naar een enthousiaste en proactieve Office Manager. In deze veelzijdige functie zorg jij ervoor dat het kantoor soepel draait en dat collega's en gasten kunnen rekenen op een professionele en gastvrije werkomgeving.

Als Office Manager ben jij de spil van het kantoor. Je houdt overzicht, signaleert wat er nodig is en pakt werkzaamheden zelfstandig op. Geen dag is hetzelfde: het ene moment regel je praktische zaken rondom het kantoor, het volgende moment ontvang je gasten, coördineer je de ondersteunende werkstudenten of help je bij de organisatie van een evenement.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Het dagelijks functioneel draaiende houden van het kantoor, waaronder facilitair, huisvesting, ICT en bevoorrading.
• Het coördineren van de ondersteunende werkstudenten.
• Verzorgen van hospitality en het professioneel ontvangen van gasten.
• Uitvoeren van diverse administratieve werkzaamheden.
• Ondersteunen bij marketingactiviteiten, evenementen en relatiegeschenken.
• Signaleren en zelfstandig oppakken van praktische en organisatorische zaken binnen het kantoor.

Jij bent iemand die werk ziet liggen en graag verantwoordelijkheid neemt. Je krijgt energie van een goed georganiseerd kantoor en vindt het leuk om ervoor te zorgen dat collega's hun werk optimaal kunnen doen.

Je werkt zelfstandig, bent servicegericht en weet ook wanneer er meerdere zaken tegelijk spelen het overzicht te bewaren. Met jouw proactieve houding wacht je niet af, maar denk je vooruit en kom je zelf in actie.

Organisatie

Je gaat aan de slag bij een jong en modern advocatenkantoor in Amsterdam. Het kantoor richt zich op hoogwaardige juridische en zakelijke dienstverlening voor zowel nationale als internationale cliënten.

De werkomgeving is professioneel en dynamisch, maar tegelijkertijd ondernemend en persoonlijk. Er wordt gewerkt aan uiteenlopende en uitdagende zaken en de lijnen binnen de organisatie zijn kort. Eigen initiatief, zelfstandigheid en een dienstverlenende instelling worden dan ook gewaardeerd.

Als Office Manager vervul je een centrale rol binnen het kantoor en heb je veel contact met zowel collega's als gasten en externe partijen.

• Je bent beschikbaar voor een parttime dienstverband; het exacte aantal uren wordt in overleg bepaald.
• Je hebt een proactieve, zelfstandige en dienstverlenende werkhouding.
• Je bent organisatorisch sterk en weet goed overzicht te houden.
• Je bent flexibel en vindt het leuk om uiteenlopende werkzaamheden op te pakken.
• Je hebt een goede beheersing van Microsoft Office.
• Je hebt een goede beheersing van de Engelse taal.
• Ervaring als Office Manager, Management Assistant, Personal Assistant of in een vergelijkbare ondersteunende functie is een pre.
• Je voelt je thuis in een professionele en zakelijke werkomgeving.
• Affiniteit met de juridische of zakelijke dienstverlening is mooi meegenomen.
• Een bonus, welke afhankelijk is van de beoordeling en prestaties
• 25 vakantiedagen per jaar
• Een vergoeding voor mobiele telefoonkosten tot €50 per maand
• Een pensioenregeling met een werkgeversbijdrage en een eigen bijdrage conform het pensioenreglement
• Reiskostenvergoeding, in overleg
• Flexibele werktijden, waarbij je binnen de kaders van de organisatie ruimte hebt om je werkdag zelf in te delen
• Een fijne en collegiale werkomgeving, waarin samenwerken en elkaar helpen centraal staan
• Veel vrijheid en ruimte voor eigen initiatief om je werk op jouw manier vorm te geven