Office Manager| 32-40 uur |Amsterdam

ZIJ; Amsterdam; On-site; EUR 39,000 - 45,000; Full time

Benefits offered by this job

27 vakantiedagen (fulltime)

Aantrekkelijke pensioenregeling

Collectieve zorgverzekering

Vitaliteits- en sportprogramma’s

Ontwikkelingsmogelijkheden

Team met inzet en plezier

Job summary

ZIJ zoekt een Office Manager die als facilitaire spil van het kantoor optreedt. Jij lost operationele issues op, bewaakt de voortgang van vergaderruimtes, koffievoorzieningen en leveranciers, en zorgt voor een prettige en veilige werkomgeving.

Je werkt aan grote recruitmentevents, beheert contact met leveranciers en gebouwbeheer, en fungeert als aanspreekpunt voor alles wat de kantoorworkflow soepel laat verlopen.

Qualifications

• Ervaring in Facility Management, Office Management of vergelijkbare omgeving.
• Goede organisatorische vaardigheden met prioriteiteninzicht.
• Beheersing van Nederlands; basis Engels.
• Microsoft Office-vaardigheden; TopDesk is een plus.

Responsibilities

• Beheren van facilitaire processen en contact met leveranciers.
• Coördineren van kantoorruimte en evenementenplanning, waaronder recruitmentevents.
• Oplossen van technische storingen met leveranciers.
• Zorgdragen voor representatieve vergaderruimtes en hygiëne.

Skills

Facility Management ervaring

Sterke organisatorische vaardigheden

Proactieve en zelfstandige werkhouding

Goede beheersing van Nederlands

Basis Engels

Rijbewijs B

Education

MBO+/HBO niveau

Tools

Microsoft Office

TopDesk

Job description

Office Manager

Sommige mensen merken het direct als iets niet geregeld is.

Een vergaderruimte die nog niet klaarstaat. De koffieautomaat die kuren vertoont. Een leverancier die niet komt opdagen. Een event waarvoor nog honderd dingen moeten gebeuren voordat de eerste gast binnenstapt.

Jij bent zo iemand die niet om die situaties heen loopt.

Sterker nog: jij bent degene die ze oplost.

Als Office Manager ben jij de facilitaire spil van het kantoor. De troubleshooter, regelaar, organisator en het aanspreekpunt voor alles wat ervoor zorgt dat collega’s prettig, veilig en zonder gedoe hun werk kunnen doen.

Van contact met leveranciers en gebouwbeheer tot het voorbereiden van grote recruitmentevents voor studenten. Achter de schermen zorg jij ervoor dat alles klopt, zodat voor anderen alles vanzelf lijkt te gaan.

En precies dát maakt deze rol zo leuk.

De organisatie

Onze opdrachtgever is een toonaangevende consultancyorganisatie waar dagelijks honderden professionals samenwerken aan uitdagende projecten voor klanten door heel Nederland.

Je werkt vanuit het Nederlandse hoofdkantoor; een moderne en bruisende werkomgeving waar medewerkers graag zijn. Denk aan uitstekende faciliteiten, een barista die je favoriete koffie kent, een eigen sportschool en diverse lunchmogelijkheden binnen én buiten het kantoor.

Maar hoe mooi een kantoor ook is, zonder een sterke facilitaire organisatie draait het niet.

Daar kom jij in beeld.

Jouw werkdag

Geen dag begint hetzelfde. En eerlijk? Daar geniet jij juist van.

Je start de ochtend met een ronde door het kantoor. Zijn alle vergaderruimtes representatief? Werkt alles zoals het moet? Zijn er bijzonderheden waar direct actie op nodig is?

Nog voor je eerste kop koffie op is, komt er een melding binnen over een technische storing. Je schakelt direct met de juiste leverancier, houdt collega’s op de hoogte en zorgt dat het probleem wordt opgelost voordat het echt een probleem wordt.

Tussendoor heb je contact met de schoonmaakdienst, de receptie, beveiliging, gebouwbeheer, cateringpartners en andere externe leveranciers. Jij bent hun vaste aanspreekpunt en zorgt ervoor dat afspraken worden nagekomen en de dienstverlening op niveau blijft.

Later die week staat er een groot studentenevent op de planning dat vanuit HR wordt georganiseerd. Jij zorgt ervoor dat de locatie er perfect uitziet. De ruimtes zijn ingericht, ontvangstpunten staan klaar, bewegwijzering hangt op de juiste plek en alle facilitaire zaken zijn geregeld.

Terwijl studenten straks een professionele en gastvrije ontvangst ervaren, weet jij dat achter dat ogenschijnlijk moeiteloze evenement uren van voorbereiding, afstemming en organisatie schuilgaan.

En daar krijg jij energie van.

Wat maakt deze functie zo leuk?

Omdat je midden in de organisatie staat.

Je zit niet de hele dag achter een bureau, maar bent zichtbaar aanwezig binnen het kantoor. Je loopt rond, spreekt collega’s, schakelt met leveranciers, lost problemen op en ziet direct resultaat van jouw werk.

De ene dag regel je een interne verhuizing, de andere dag stuur je leveranciers aan, begeleid je onderhoudswerkzaamheden of zorg je ervoor dat een groot evenement vlekkeloos verloopt.

Collega’s weten je te vinden omdat jij degene bent die dingen voor elkaar krijgt.

Niet omdat alles altijd volgens plan verloopt, maar omdat jij weet wat je moet doen als dat niet zo is.

Wie zoeken wij?

Jij bent een organisator pur sang.

Iemand die rust bewaart als er vijf dingen tegelijk gebeuren. Die snel schakelt, het overzicht houdt en direct in oplossingen denkt.

Je vindt het leuk om met verschillende mensen samen te werken. De ene keer overleg je met een manager, een uur later stem je zaken af met een schoonmaakpartner, cateraar, technisch dienstverlener of gebouwbeheerder.

Je bent servicegericht, maar durft ook duidelijke afspraken te maken wanneer dat nodig is.

Waar anderen een probleem zien, zie jij vooral een oplossing.

En misschien nog belangrijker: je krijgt energie van een omgeving waarin altijd iets gebeurt.

Wat breng je mee?

• MBO+ of HBO werk- en denkniveau
• Ervaring binnen Facility Management, Office Management, Hospitality of een vergelijkbare omgeving
• Sterke organisatorische vaardigheden en gevoel voor prioriteiten
• Goede beheersing van de Nederlandse taal en voldoende kennis van het Engels
• Ervaring met Microsoft Office; kennis van TopDesk is een mooie pré
• Een rijbewijs B
• Een proactieve en zelfstandige werkhouding

Wat bieden zij?

Een functie waarin je écht het verschil maakt voor collega’s en bezoekers.

Je krijgt veel vrijheid, verantwoordelijkheid en ruimte om jouw ideeën in te brengen. Daarnaast werk je in een omgeving waar hospitality, kwaliteit en werkplezier hand in hand gaan.

Daarnaast kun je rekenen op:

Een salaris tussen € 3.500 en € 4.000 bruto per maand, afhankelijk van ervaring 27 vakantiedagen op fulltime basis

Mogelijkheid om vakantiedagen bij te kopen of te verkopen

Een aantrekkelijke pensioenregeling

Collectieve zorgverzekeringsmogelijkheden

Vitaliteits- en sportprogramma’s

Ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en opleidingen

Een betrokken team waarin hard werken en plezier maken uitstekend samengaan

ZIJ – dé specialist in office support.

Voor een baan waarin jouw werk wordt gezien, jouw inzet wordt gewaardeerd en waar je met plezier naartoe gaat. Daar gaan wij voor.

Over ZIJ

Bij ZIJ geloven we dat sterke organisaties draaien op goede ondersteuning. Daarom zijn wij sinds 2007 dé specialist in office support binnen o.a. de advocatuur, consultancy en zakelijke dienstverlening. Wij helpen talentvolle professionals, van secretaresses en assistants tot HR-, marketing-, financiële en billing supportprofessionals, bij het vinden van een werkplek waar zij echt tot hun recht komen.

Voor bovenstaand bedrijf nemen wij de voorselectie van de juiste kandidaat uit handen. Kijk gerust eens op onze site www.zijmaakthetverschil.nl voor meer informatie over ZIJ. Je kunt ons ook volgen via LinkedIn, Instagram (zij.maakthetverschil) en Facebook om op de hoogte te blijven omtrent de laatste vacatures en updates.