Personal Assistant | fulltime / parttime 30-37,5 uur | Amsterdam

ZIJ; Amsterdam; On-site; EUR 42,000 - 57,000; Full time

Benefits offered by this job

Salaris tot €4.450 bruto/maand

Vaste 13e maand

8% vakantiegeld

Pensioenregeling

26,5 vakantiedagen

Reiskosten OV

Vergoeding auto/fiets

Thuiswerken mogelijk na inwerkperiode

Ontbijt en lunch tegen betaling

Feestdagen ruilen

Team events en sportactiviteiten

Job summary

ZIJ is een toonaangevend kantoor dat Personal Assistants biedt aan topadvocatuur en adviesdiensten. In deze rol ondersteun je twee senior professionals en draai je actief mee in de dagelijkse praktijk.

Je bewaakt prioriteiten, bereidt afspraken voor en onderhoudt correspondentie, zodat dossiers altijd up-to-date blijven. Je werkt in een professional en gezellig team, waarbij continue ontwikkeling en samenwerking centraal staan.

Qualifications

• Ervaring als Personal Assistant, Management Assistant of secretaresse vereist of aantoonbaar vergelijkbaar in ondersteunende functies.
• Je denkt vooruit, organiseert proactief en ontzorgt de professionals.
• Je bewaakt deadlines en houdt controle over actiepunten en dossiers.

Responsibilities

• Complex agendabeheer en prioriteitenbewaking.
• Voorbereiden en organiseren van afspraken en bijeenkomsten.
• Beheer van correspondentie en e-mails.
• Bewaken van deadlines en actiepunten.
• Administratieve en organisatorische ondersteuning binnen de praktijk.
• Signaleren van urgente zaken en hier proactief op inspelen.

Skills

Organisatie/Plannen

Proactief denken

Deadlines bewaken

Agenda beheer

E-mail beheer

Tools

MS Office

Outlook

Job description

Werken op hoog niveau, in een team waar je op elkaar kunt bouwen

Je komt terecht in een omgeving waar wordt gewerkt aan complexe juridische vraagstukken, internationale transacties en procedures. Dat betekent dat je dagelijks veel meekrijgt van wat er speelt en continu nieuwe onderwerpen leert kennen. Hierdoor blijf je jezelf ook meteen ontwikkelen en is geen dag hetzelfde.

Het draait hier zeker niet alleen om inhoud. Vooral de samenwerking is belangrijk. Als PA ondersteun je twee senior professionals. Zij zoeken iemand die overzicht brengt, meedenkt en nét een stap vooruitdenkt. Iemand die deadlines bewaakt, signalen oppikt en ervoor zorgt dat belangrijke zaken niet uit het oog worden verloren.

Niet omdat het gevraagd wordt, maar omdat jij het zelf al hebt gezien. Dit kan zijn van een mail van een klant tot een leuke persoonlijke gebeurtenis van een collega. Jij weet deze twee op zowel de zakelijke als persoonlijke punten te attenderen.

Jouw rol als Personal Assistant

In deze functie ben je niet degene die afwacht tot er iets op je bureau belandt. Je bent de rechterhand van de professionals die je ondersteunt.

Je houdt je onder andere bezig met:

• Complex agendabeheer en het bewaken van prioriteiten
• Het voorbereiden en organiseren van afspraken en bijeenkomsten
• Beheer van correspondentie en e-mails
• Het bewaken van deadlines en actiepunten
• Administratieve en organisatorische ondersteuning binnen de praktijk
• Het signaleren van zaken die aandacht vragen en hier proactief op inspelen

Juist die pro activiteit maakt hier het verschil. Je ziet wat er nodig is, geeft een reminder als dat nodig is en denkt vooruit. Daardoor kunnen de professionals zich volledig richten op hun cliënten en dossiers.

Het werken bij dit kantoor

Je werkt niet achter de schermen van een organisatie, maar in het hart van de Nederlandse topadvocatuur. Je ondersteunt professionals die werken aan de meest spraakmakende transacties, geschillen en projecten. In een omgeving waar kwaliteit centraal staat, krijg je veel verantwoordelijkheid, directe samenwerking met ervaren professionals en de kans om jezelf continu te ontwikkelen.

Vanaf het moment dat je start, is er aandacht voor jouw ontwikkeling. Er wordt gekeken naar jouw kwaliteiten, ambities en groeimogelijkheden. Niet alleen vakinhoudelijk, maar ook persoonlijk.

De samenwerking met jouw collega’s

Je ondersteunt weliswaar je eigen professionals, maar je doet het nooit alleen.

Naast jou zijn er nog twee andere Personal Assistants werkzaam. Iedereen heeft zijn eigen verantwoordelijkheden, maar de samenwerking is sterk. Er wordt kennis gedeeld, bijgesprongen waar nodig en veel van elkaar geleerd. En niet alleen dat, het brengt ook veel gezelligheid met zich mee.

De sfeer wordt vaak omschreven als professioneel én gezellig. Er wordt hard gewerkt en tegelijkertijd is er veel aandacht voor verbinding. Denk aan teamuitjes, etentjes, sportieve activiteiten en kantoorevenementen. Mensen kennen elkaar, weten elkaar te vinden en helpen elkaar verder. Dat zorgt voor een omgeving waarin je niet alleen kunt groeien in je rol, maar waar je je ook echt onderdeel voelt van een team.

Wie past hier goed?

Je hebt ervaring als Personal Assistant, Management Assistant of secretaresse en krijgt energie van organiseren, vooruitdenken en ontzorgen.

Maar misschien nog belangrijker: je bent iemand die graag samenwerkt, verantwoordelijkheid neemt en plezier haalt uit het feit dat alles klopt voordat anderen doorhebben dat er iets geregeld moest worden.

“Zoek je een functie waarin je veel kunt leren, op hoog niveau kunt werken én onderdeel wordt van een hecht team? Dan is dit een plek waar je je voor langere tijd thuis kunt voelen.”

Wat zij jou bieden als Personal Assistant

Een goed salaris en mooi pakket aan secundaire arbeidsvoorwaarden. Je komt terecht bij een professioneel kantoor die alles goed geregeld hebben.

• Een salaris afhankelijk van jouw ervaring, tot circa € 4.450 bruto per maand op fulltime basis

• Een vaste dertiende maand en 8% vakantiegeld

• Een goede pensioenregeling

• 26,5 vakantiedagen op fulltime basis

• Volledige reiskostenvergoeding met het OV, en ook een vergoeding als je met de auto, lopend of met de fiets komt

• De mogelijkheid om na je inwerkperiode deels thuis te werken

• Gezond ontbijt en lunch op kantoor tegen een kleine vergoeding

• De mogelijkheid om feestdagen te ruilen voor dagen die voor jou persoonlijk belangrijk zijn

• Regelmatig leuke events en sportactiviteiten zoals padel, yoga, voetbal of hardlopen

De kennismaking met dit kantoor

De kennismaking start met een informeel gesprek waarin vooral wordt gekeken naar wie jij bent en wat goed bij je past in de functie van Personal Assistant. Vanuit daar kijken jullie samen verder of hetgeen jij zoekt en zij zoeken écht past bij elkaar.

Nieuwsgierig geworden hoe het is om hier te werken in de functie van Personal Assistant? Ik vertel je er graag meer over.

ZIJ, dé specialist in office support.

Voor een baan waarin jouw werk wordt gezien, jouw inzet wordt gewaardeerd en waar je met plezier naartoe gaat. Daar gaan wij voor.

Over ZIJ

Bij ZIJ geloven we dat sterke organisaties draaien op goede ondersteuning. Daarom zijn wij sinds 2007 dé specialist in office support binnen o.a. de advocatuur, consultancy en zakelijke dienstverlening. Wij helpen talentvolle professionals, van secretaresses en assistants tot HR-, marketing-, financiële en billing supportprofessionals, bij het vinden van een werkplek waar zij echt tot hun recht komen.

Voor bovenstaand bedrijf nemen wij de voorselectie van de juiste kandidaat uit handen. Kijk gerust eens op onze site www.zijmaakthetverschil.nl voor meer informatie over ZIJ. Je kunt ons ook volgen via LinkedIn, Instagram en Facebook om op de hoogte te blijven omtrent de laatste vacatures en updates.