Office Manager/Facility Medewerker | 32-40 uur |Amsterdam

ZIJ; Amsterdam; On-site; EUR 39,000 - 45,000; Full time

Benefits offered by this job

27 vakantiedagen (fulltime)

Pensioenregeling

Collectieve zorgverzekering

Vitaliteits- en sportprogramma’s

Ruimte voor persoonlijke ontwikkeling

Betrokken team

Job summary

ZIJ zoekt een Office Manager/Facility Medewerker voor het Nederlandse hoofdkantoor. Je bewaakt dagelijkse facilitaire meldingen, stuurt leveranciers aan en zorgt dat vergaderingen en evenementen vlekkeloos verlopen.

Je bent zichtbaar aanwezig, bouwt relaties op en houdt overzicht in een dynamische werkomgeving. Je hebt een proactieve houding, sterke organisatorische vaardigheden, en uitstekende Nederlandse communicatie, met basiskennis van Engels.

Qualifications

• MBO+ of HBO werk- en denkniveau.
• Ervaring binnen Facility Management, Office Management, Hospitality of een vergelijkbare omgeving.
• Sterke organisatorische vaardigheden en gevoel voor prioriteiten.
• Goede beheersing van de Nederlandse taal en voldoende kennis van het Engels.
• Ervaring met Microsoft Office; kennis van TopDesk is een mooie pré.
• Een rijbewijs B.
• Een proactieve en zelfstandige werkhouding.

Responsibilities

• Beheren van facilitaire meldingen, aansturen leveranciers en ondersteunen interne bijeenkomsten.
• Organiseren van vergaderzalen en afstemmen met meerdere locaties.
• Contacten onderhouden met leveranciers en interne collega’s.
• Zorg dragen voor een soepele bedrijfsvoering en tijdelijke verhuis- of verbeterprojecten.

Skills

Sterke organisatorische vaardigheden

Gevoel voor prioriteiten

Nederlandse taalvaardigheid

Engels kennis

Rijbewijs B

Proactieve en zelfstandige werkhouding

Education

MBO+ of HBO werk- en denkniveau

Tools

Microsoft Office

TopDesk

Job description

Office Manager/Facility Medewerker

Een goed georganiseerd kantoor lijkt vanzelfsprekend, totdat het er niet is.

Juist daarom speelt het facilitaire team een belangrijke rol binnen de organisatie. Achter iedere soepel verlopen werkdag staat een team dat ervoor zorgt dat gebouwen functioneren, leveranciers hun afspraken nakomen, evenementen georganiseerd zijn en collega’s zich volledig op hun werk kunnen richten.

De vergaderruimte die nog moet worden klaargezet. Een leverancier die nét even achter een deadline aan moet worden gebeld. Een collega die een vraag heeft over de werkplek. Een evenement dat tot in de puntjes geregeld moet worden. Waar anderen losse taken zien, zie jij het grotere geheel.

De organisatie

Onze opdrachtgever is een professionele consultancyorganisatie waar dagelijks honderden medewerkers samenwerken aan uitdagende projecten voor klanten door heel Nederland.

Het betreft hier het Nederlandse hoofdkantoor. Prachtige werkomgeving waar het werkelijk aan niets ontbreekt; een barista, sportschool en verschillende lunch mogelijkheden binnen en buiten.

Jouw werkdag

Geen dag verloopt zoals gepland. En precies dat vind jij leuk.

Je start de ochtend met een aantal facilitaire meldingen die zijn binnengekomen. Een leverancier moet worden aangestuurd, er staat een interne bijeenkomst gepland en ondertussen komt er een vraag binnen vanuit één van de andere locaties.

Nog voordat je alles hebt afgewerkt, blijkt er een technische storing te zijn waarvoor snel actie nodig is. Je schakelt met de juiste partijen, houdt betrokkenen op de hoogte en zorgt ervoor dat het probleem wordt opgelost.

Later op de dag bespreek je verbeteringen met een leverancier, loop je een ronde door het kantoor en stem je een aantal zaken af met collega’s. Je bent zichtbaar aanwezig binnen de organisatie en weet daardoor precies wat er speelt.

Het mooie aan deze functie is dat geen enkele dag hetzelfde is. Er komen continu nieuwe aanvragen binnen en prioriteiten kunnen ieder moment verschuiven. Juist in die dynamiek ben jij op je best.

Wat maakt deze functie zo leuk?

Je krijgt veel verantwoordelijkheid en vertrouwen. Niemand hoeft jou achter taken aan te sturen. Jij ziet wat er moet gebeuren en pakt het op.

Daarnaast werk je met veel verschillende mensen. Van collega’s en leveranciers tot gebouwbeheerders en externe partners. Je bouwt relaties op, weet snel de juiste weg te vinden en zorgt ervoor dat zaken geregeld worden.

Of het nu gaat om een evenement, een facilitaire uitdaging, een verhuizing of een verbetering van de dienstverlening; jij bent degene die overzicht houdt en ervoor zorgt dat alles samenkomt.

Wie zoeken wij?

We zoeken niet per se iemand met één specifieke functietitel op zijn of haar cv. Misschien werk je momenteel als Facility Medewerker. Misschien ben je Office Manager en heb je veel ervaring met facilitaire zaken. Wellicht kom je uit een hospitality omgeving waarin organiseren en service verlenen centraal staan.

Belangrijker vinden wij jouw persoonlijkheid.

Je bent iemand die stevig in zijn of haar schoenen staat. Je communiceert gemakkelijk met verschillende typen mensen en laat je niet snel uit het veld slaan wanneer er veel tegelijk gebeurt. Je begrijpt dat collega’s verwachtingen hebben, maar weet ook wanneer je duidelijk moet zijn over prioriteiten of mogelijkheden.

Je houdt van structuur, werkt georganiseerd en bent sterk in het bewaken van overzicht. Wanneer anderen stress ervaren, blijf jij rustig en bepaal je wat als eerste aandacht nodig heeft.

Wat breng je mee?

• MBO+ of HBO werk- en denkniveau.
• Ervaring binnen Facility Management, Office Management, Hospitality of een vergelijkbare omgeving.
• Sterke organisatorische vaardigheden en gevoel voor prioriteiten.
• Goede beheersing van de Nederlandse taal en voldoende kennis van het Engels.
• Ervaring met Microsoft Office; kennis van TopDesk is een mooie pré.
• Een rijbewijs B.
• Een proactieve en zelfstandige werkhouding.

Wat bieden zij?

Naast een afwisselende functie binnen een professionele organisatie kun je rekenen op uitstekende arbeidsvoorwaarden.

• Een salaris tussen € 3.500 en € 4.000 bruto per maand, afhankelijk van ervaring.
• 27 vakantiedagen op fulltime basis.
• Mogelijkheid om vakantiedagen bij te kopen of te verkopen.
• Een aantrekkelijke pensioenregeling.
• Collectieve zorgverzekeringsmogelijkheden.
• Vitaliteits- en sportprogramma’s.
• Ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en opleiding.
• Een betrokken team waarin professionaliteit en gezelligheid hand in hand gaan.

ZIJ dé specialist in office support.

Voor een baan waarin jouw werk wordt gezien, jouw inzet wordt gewaardeerd en waar je met plezier naartoe gaat. Daar gaan wij voor.

Over ZIJ

Bij ZIJ geloven we dat sterke organisaties draaien op goede ondersteuning. Daarom zijn wij sinds 2007 dé specialist in office support binnen o.a. de advocatuur, consultancy en zakelijke dienstverlening. Wij helpen talentvolle professionals, van secretaresses en assistants tot HR-, marketing-, financiële en billing supportprofessionals, bij het vinden van een werkplek waar zij echt tot hun recht komen.

Voor bovenstaand bedrijf nemen wij de voorselectie van de juiste kandidaat uit handen. Kijk gerust eens op onze site www.zijmaakthetverschil.nl voor meer informatie over ZIJ. Je kunt ons ook volgen via LinkedIn, Instagram (zij.maakthetverschil) en Facebook om op de hoogte te blijven omtrent de laatste vacatures en updates.