Office manager

LaRock Werkt; Roelofarendsveen; On-site; EUR 17,000 - 28,000; Part time

Benefits offered by this job

Kleine, professioneel en informeelteam

Goede inwerkperiode

Ruimte om initiatief te nemen en te in

Job summary

LaRock Werkt zoekt een office manager voor een kleine organisatie in Roelofarendsveen. Je vervult een brede, zelfstandige rol en ondersteunt klanten, collega’s, directie en bestuur. Je werkzaamheden variëren van klantenservice en administratie tot facturatie en agendabeheer.

Je werkt in een informeel, professioneel team en krijgt ruimte om processen te verbeteren en initiatief te nemen. De functie is parttime, 16 uur per week, met een goede inwerkperiode en ruimte om jezelf te ontwikkelen in een

Qualifications

• Mbo+/hbo werk- en denkniveau.
• Ervaring binnen een brede administratieve, ondersteunende of office managementfunctie.
• Je werkt nauwkeurig, gestructureerd en zelfstandig.
• Je bent servicegericht en communicatief sterk.
• Je neemt verantwoordelijkheid en ziet zelf waar actie nodig is.
• Je kunt gemakkelijk schakelen tussen verschillende werkzaamheden.
• Goede beheersing van de Nederlandse taal.
• Je kunt je zowel mondeling als schriftelijk goed redden in het Engels.
• Je kunt goed overweg met Microsoft Office en maakt nieuwe systemen snel eigen.
• Je voelt je thuis binnen een kleine organisatie waar collega’s nauw samenwerken.

Responsibilities

• Vragen van klanten telefonisch en per e-mail beantwoorden.
• Klanten informeren over abonnementen, dienstverlening en procedures.
• Aanvragen, wijzigingen en opzeggingen administratief verwerken.
• Klantgegevens, abonnementen en gebruikersaccounts beheren.
• Nederlandse en Engelse correspondentie verzorgen.
• Facturen en creditfacturen opstellen en verwerken.
• Betalingen en incasso’s verwerken en controleren.
• Debiteurenbeheer uitvoeren en betalingsherinneringen versturen.
• Agenda’s, afspraken en vergaderingen organiseren en beheren.
• Overleggen voorbereiden en plannen.
• Documenten, correspondentie en presentaties verzorgen.
• Directie, bestuur en collega’s administratief en organisatorisch ondersteunen.
• Contact onderhouden met leveranciers en andere externe partijen.
• Administratieve processen en werkinstructies bijhouden en verbeteren.
• Ondersteunen bij projecten, communicatie en werkzaamheden voor de website.

Skills

Servicegericht

Communicatief

Nauwkeurig

Gestructureerd

Zelfstandig

Verantwoordelijk

Teamspeler

Nederlands (vloeiend)

Engels (basis)

Education

MBO+/ HBO werk- en denkniveau

Tools

Microsoft Office

Job description

Als office manager vervul je een brede en zelfstandige rol binnen een kleine organisatie. Samen met je collega ben je verantwoordelijk voor de continuïteit van het kantoor en ondersteun je klanten, collega’s, directie en bestuur.

De kracht van deze functie zit in de afwisseling. Je bent het ene moment bezig met een klantvraag of abonnement en het volgende moment met facturatie, debiteurenbeheer of de voorbereiding van een vergadering. Je houdt overzicht, stelt prioriteiten en ziet zelf wat er moet gebeuren.

Je werkzaamheden zijn verdeeld over klantondersteuning, financiële administratie en office management. Je gaat onder andere:

• Vragen van klanten telefonisch en per e-mail beantwoorden;
• Klanten informeren over abonnementen, dienstverlening en procedures;
• Aanvragen, wijzigingen en opzeggingen administratief verwerken;
• Klantgegevens, abonnementen en gebruikersaccounts beheren;
• Nederlandse en Engelse correspondentie verzorgen;
• Facturen en creditfacturen opstellen en verwerken;
• Betalingen en incasso’s verwerken en controleren;
• Debiteurenbeheer uitvoeren en betalingsherinneringen versturen;
• Agenda’s, afspraken en vergaderingen organiseren en beheren;
• Overleggen voorbereiden en plannen;
• Documenten, correspondentie en presentaties verzorgen;
• Directie, bestuur en collega’s administratief en organisatorisch ondersteunen;
• Contact onderhouden met leveranciers en andere externe partijen;
• Administratieve processen en werkinstructies bijhouden en verbeteren;
• Ondersteunen bij projecten, communicatie en werkzaamheden voor de website.

Over de opdrachtgever

Onze opdrachtgever is een professionele stichting die actief is binnen de internationale sierteeltsector. De organisatie ontwikkelt en beheert standaarden waarmee bedrijven binnen de bloemen- en plantenbranche op een eenduidige manier productgegevens en andere informatie kunnen uitwisselen.

Vanuit Roelofarendsveen wordt samengewerkt met uiteenlopende partijen binnen de sector, waaronder kwekers, handelsbedrijven, veilingen en softwareleveranciers. Je komt terecht in een kleine en betrokken organisatie met korte lijnen, waar zelfstandigheid en samenwerking hand in hand gaan.

• Mbo+/hbo werk- en denkniveau;
• Ervaring binnen een brede administratieve, ondersteunende of office managementfunctie;
• Je werkt nauwkeurig, gestructureerd en zelfstandig;
• Je bent servicegericht en communicatief sterk;
• Je neemt verantwoordelijkheid en ziet zelf waar actie nodig is;
• Je kunt gemakkelijk schakelen tussen verschillende werkzaamheden;
• Goede beheersing van de Nederlandse taal;
• Je kunt je zowel mondeling als schriftelijk goed redden in het Engels;
• Je kunt goed overweg met Microsoft Office en maakt nieuwe systemen snel eigen;
• Je voelt je thuis binnen een kleine organisatie waar collega’s nauw samenwerken.

Ervaring met financiële administratie, facturatie, debiteurenbeheer en/of CRM-systemen is mooi meegenomen.

Wat is het aanbod

• Een parttime functie voor16 uur per week;
• Een veelzijdige baan waarin administratie, klantcontact en organisatie samenkomen;
• Veel zelfstandigheid en eigen verantwoordelijkheid;
• Een goede inwerkperiode samen met de huidige Office Manager;
• Een klein, professioneel en informeel team;
• Ruimte om initiatief te nemen en processen verder te verbeteren;