Office Manager | 28 - 32 uur

Pienk | Office Professionals; Utrecht; On-site; EUR 48,000 - 56,000; Part time

Benefits offered by this job

Bruto maandsalaris €4.300–€5.000

Parttime 28–32 uur

Pensioenopbouw 5%

Reiskostenvergoeding

Gratis parkeren

Maandag vaste werkdag

Ruimte voor eigen invulling

Woon-werk flexibiliteit

Job summary

Pienk | Office Professionals zoekt een ervaren Office Manager voor een kleinschalige, professionele organisatie in Utrecht-Zuid. Je werkt zelfstandig, regelt afspraken en zorgt dat processen soepel lopen.

Met 28-32 uur, parttime, krijg je ruimte voor initiatief, onboarding, coördinatie van meetings, contact met externe partijen en ondersteuning van het management.

Qualifications

• Ruime ervaring als Office Manager, Management Assistant of Executive Assistant.
• Ervaring met zelfstandig organiseren en coördineren van uiteenlopende werkzaamheden.
• Sterke organisatorische vaardigheden en goed prioriteitenbewustzijn.
• Goede communicatieve vaardigheden en overtuigingskracht.
• Beschikbaarheid parttime 28–32 uur per week.
• Beschikbaarheid op maandag; overige werkdagen in overleg.

Responsibilities

• Voorbereiden en bijwonen van team- en managementoverleggen; notuleren en bewaken van actiepunten.
• Ondersteunen van het management bij uiteenlopende werkzaamheden; beheren van agenda's en klantenintakes.
• Organiseren en coördineren van meetings en evenementen; verzorgen van uitnodigingen en communicatie.

Skills

Office Manager

Management Assistant

Executive Assistant

Organisatie

Communicatie

Initiatief

Planmatig werken

Job description

Een brede Office Manager-rol waarin je écht de ruimte krijgt om verantwoordelijkheid te nemen.

Je werkt binnen een kleinschalige, professionele organisatie in Utrecht Zuid waar de lijnen kort zijn, collega's zelfstandig werken en jouw bijdrage direct zichtbaar is. Jij houdt overzicht, zorgt dat zaken goed geregeld zijn en ziet vooral zélf wat er nodig is.

Geen functie waarin je de hele dag hetzelfde doet of voor ieder detail op goedkeuring hoeft te wachten. Je krijgt juist de vrijheid om zaken naar je toe te trekken, verbeteringen voor te stellen en de rol verder vorm te geven.

Een veelzijdige office rol met veel eigen verantwoordelijkheid

Als Office Manager ben je de verbindende factor binnen deze organisatie. Je ondersteunt het management, houdt zicht op wat er speelt en zorgt ervoor dat afspraken, acties en praktische zaken goed worden opgevolgd.

Je agenda is afwisselend. De ene dag bereid je een managementoverleg voor en organiseer je een bijeenkomst, de volgende dag regel je de onboarding van een nieuwe collega, stem je iets af met een externe partij of zie je een proces dat slimmer kan worden ingericht.

Je bent daarmee niet alleen degene die dingen regelt, maar ook degene die vooruitkijkt, initiatief neemt en ervoor zorgt dat zaken daadwerkelijk gebeuren.

Waar je je onder andere mee bezighoudt

• voorbereiden en bijwonen van team- en managementoverleggen;
• notuleren en bewaken van actiepunten;
• ondersteunen van het management bij uiteenlopende werkzaamheden;
• beheren van agenda's en plannen van afspraken en klantintakes;
• organiseren en coördineren van bijeenkomsten en evenementen van A tot Z;
• verzorgen van uitnodigingen en communicatie rondom activiteiten;
• onderhouden van contact met externe partijen, waaronder een extern marketingbureau;
• ondersteunen bij marketingactiviteiten en hierin zelfstandig werkzaamheden oppakken;
• verzorgen van onboarding en offboarding van collega's;
• coördineren van praktische zaken rondom ziekteverzuim en verlof;
• regelen van facilitaire zaken, kantoorbenodigdheden en voorraad;
• ontvangen van gasten en zorgen voor een professionele ontvangst;
• oppakken van verschillende administratieve en organisatorische werkzaamheden.

Het leuke aan deze parttime functie is dat het takenpakket niet in beton gegoten is. Heb je ervaring met bijvoorbeeld facturatie, marketing of een ander onderdeel dat binnen de organisatie van waarde kan zijn? Dan is er ruimte om je werkzaamheden verder uit te breiden.

Werken in een klein en professioneel team

Je komt terecht binnen een specialistische organisatie met een inhoudelijk sterk team. Collega’s zijn deskundig, zelfstandig en gewend om verantwoordelijkheid te nemen. Er is weinig hiärarchie, er zijn korte lijnen en je krijgt veel vertrouwen in hoe je je werk organiseert.

Omdat collega's regelmatig op pad zijn, is het op kantoor meestal rustig. Dat past goed bij iemand die graag zelfstandig werkt, haar eigen planning maakt en energie krijgt van het hebben van overzicht.

Tegelijkertijd is er volop ruimte voor contact en verbinding. Er worden regelmatig inhoudelijke sessies, teamactiviteiten en andere bijeenkomsten georganiseerd. Zo combineert deze functie zelfstandig werken met onderdeel zijn van een betrokken en professioneel team.

Functie-eisen

Wie jij bent

Je bent een ervaren Office Manager of managementondersteuner die inmiddels precies weet waar je goed in bent: overzicht creëren, vooruitdenken en zorgen dat zaken geregeld worden. Je voelt je prettig in een organisatie waar niet alles voor je is uitgeschreven, maar waar juist wordt vertrouwd op jouw ervaring en inzicht.

Zelfstandigheid past bij jou. Je ziet wat er nodig is, neemt initiatief en vindt het leuk om een brede rol echt naar je hand te zetten. Daarbij ben je toegankelijk en behulpzaam, maar ook stevig genoeg om collega's aan afspraken te herinneren, actiepunten te bewaken en duidelijk te zijn wanneer dat nodig is.

Juist de afwisseling spreekt je aan. Van managementondersteuning en een bijeenkomst organiseren tot onboarding, marketing of een praktisch vraagstuk op kantoor: jij schakelt gemakkelijk en zorgt dat het gebeurt.

Wat je meebrengt

• Ruime ervaring als Office Manager, Management Assistant, Executive Assistant of in een vergelijkbare brede ondersteunende office functie;
• Ervaring met het zelfstandig organiseren en coördineren van uiteenlopende werkzaamheden;
• Sterke organisatorische vaardigheden en een goed gevoel voor prioriteiten;
• Goede communicatieve vaardigheden en voldoende stevigheid om anderen mee te krijgen;
• Een praktische instelling en het vermogen om snel te schakelen;
• Een brede interesse en plezier in een functie die verder gaat dan alleen secretariële ondersteuning;
• Beschikbaarheid parttime voor 28 tot 32 uur per week;
• Beschikbaarheid op maandag, de overige werkdagen zijn in overleg te bepalen.

Ervaring met bijvoorbeeld facturatie, marketing of andere bedrijfsorganisatorische werkzaamheden is mooi meegenomen. Het biedt juist mogelijkheden om jouw rol verder uit te bouwen.

Hoe jij werkt

Je wacht niet af tot een taak bij je terechtkomt. Je kijkt vooruit, ziet waar iets dreigt te blijven liggen en neemt verantwoordelijkheid om het geregeld te krijgen. Daarbij bepaal je gemakkelijk zelf wat prioriteit heeft en organiseer je jouw werk grotendeels zelfstandig.

Je bent nauwkeurig zonder star te zijn, praktisch zonder alleen uitvoerend te worden en servicegericht zonder alles van anderen over te nemen. Je vindt het prettig om in een klein team te werken waar collega's vertrouwen op jouw oordeel en waar jouw bijdrage direct zichtbaar is.

Ook een rustige werkdag waarop je zelfstandig aan de slag bent past goed bij je. Tegelijkertijd krijg je energie van de momenten waarop iedereen samenkomt en jij ervoor zorgt dat alles organisatorisch klopt.

Dan wil ik jou leren kennen!

Dit is een rol voor een ervaren Office Manager die niet op zoek is naar een strak afgebakend takenpakket, maar juist naar vertrouwen, verantwoordelijkheid en ruimte om zelf invulling aan de functie te geven.

Jouw ervaring wordt hier niet alleen gewaardeerd, maar ook echt benut. Een mooie volgende stap waarin jij mede bepaalt hoe breed en waardevol jouw rol wordt.

Arbeidsvoorwaarden

Wat je kunt verwachten

Als Office Manager krijg je een zelfstandige positie binnen een kleinschalige en professionele organisatie in Utrecht-Zuid. Geen omgeving met veel managementlagen of ingewikkelde besluitvorming, maar korte lijnen, deskundige collega's en veel vertrouwen in jouw manier van werken.

Met 28 tot 32 uur per week is dit bovendien een mooie parttime functie op niveau. Je krijgt een goed salaris, veel eigen verantwoordelijkheid en de mogelijkheid om jouw werkweek grotendeels in overleg in te delen.

Het takenpakket biedt voldoende ruimte om verder te groeien. Breng je kennis of ervaring mee die voor de organisatie interessant is, dan wordt er graag gekeken hoe je dit onderdeel kunt maken van jouw functie.

Daarnaast kun je rekenen op:

• Een bruto maandsalaris van € 4.300 tot € 5.000 op basis van 40 uur, afhankelijk van jouw ervaring;
• Een parttime dienstverband voor 28 tot 32 uur per week;
• 5% extra vergoeding voor pensioenopbouw, waarbij je jouw pensioen zelf regelt;
• Een reiskostenvergoeding van € 0,23 per kilometer;
• Gratis parkeergelegenheid bij het kantoor;
• Maandag als vaste werkdag, met veel vrijheid om de overige werkdagen in overleg te bepalen;
• Incidenteel de mogelijkheid om vanuit huis te werken;
• Veel zelfstandigheid en vrijheid in de manier waarop je jouw werkzaamheden organiseert;
• Ruimte om nieuwe verantwoordelijkheden naar je toe te trekken en de functie verder uit te bouwen;
• Een rustige en professionele werkomgeving met korte lijnen;
• Een betrokken team met regelmatig inhoudelijke sessies en gezamenlijke activiteiten.

De werkdag begint doorgaans tussen 08.30 en 09.00 uur. Voor deze functie is een VOG vereist.

Een parttime functie op niveau

Een brede Office Manager-rol, een uitstekend salaris en vooral veel vertrouwen om jouw werk zelfstandig te organiseren. Je bent hier niet alleen degene die ondersteunt, maar een collega op wie het management en het team daadwerkelijk bouwen.

Een mooie kans voor een ervaren Office Manager die bewust kiest voor 28 tot 32 uur, maar daarbij geen concessies wil doen aan inhoud, verantwoordelijkheid en zelfstandigheid.