Office Manager

The New School for Information Services; Amsterdam; On-site; EUR 37,000 - 48,000; Part time

Benefits offered by this job

Pensioenregeling

Ruimte voor initiatief

Informele werkomgeving

Prachtige werkplek Museumkwartier, AM

Job summary

The New School for Information Services zoekt een officemanager voor 32 uur per week in Amsterdam. Je verzorgt dagelijkse administratieve en organisatorische taken, beheert de studentenadministratie en ondersteunt docenten en de onderwijscoördinator.

Je werkt nauw samen met de directie en onderwijscoördinator in een kleinschalige, persoonlijke omgeving. Een pensioenregeling en een informele werksfeer worden geboden, met ruimte voor initiatief en verantwoordelijkheid.

Qualifications

• Aantoonbare ervaring in officemanagement, administratie of vergelijkbare functie.
• Uitstekende organisatorische en administratieve vaardigheden.
• Goede beheersing van de Nederlandse taal (mondeling en schriftelijk).
• Goede digitale vaardigheden en het vermogen om snel nieuwe systemen eigen te maken.
• Nauwkeurige, gestructureerde en zelfstandige werkwijze.
• Dienstverlenende, communicatieve en oplossingsgerichte instelling.
• Proactief, stressbestendig en flexibel.
• Ervaring in hoger onderwijs is een pré.

Responsibilities

• Coördineren en uitvoeren van dagelijkse administratieve en organisatorische werkzaamheden.
• Beheren en bewaken van de studentenadministratie (inschrijvingen, studieresultaten, dossiers, diplomering).
• Opstellen en communiceren van lesroosters en klasindelingen.
• Ondersteunen van docenten en de onderwijscoördinator bij onderwijsuitvoering.
• Organiseren en coördineren van evenementen (open dagen, diploma-uitreikingen) en ondersteuning van wervings- en communicatieactiviteiten.
• Verzorgen van dagelijkse communicatie met studenten, docenten en externe relaties.
• Coördineren van facilitaire zaken en contacten met leveranciers.
• Signaleren van knelpunten en bijdragen aan verbetering en digitalisering van werkprocessen.

Skills

Officemanager ervaring

Administratieve vaardigheden

Nederlandse taalvaardigheid

Job description

32 uur per week | Parttime in loondienst | Amsterdam Museumkwartier

The New School (TNS) is een kleinschalige, particuliere hogeschool in hartje Amsterdam. Sinds 1987 leiden wij studenten op in marketing, communicatie, creativiteit en ondernemen. Dat doen we op een persoonlijke en eigenzinnige manier, met kleine klassen, betrokken docenten en veel aandacht voor de ontwikkeling van onze studenten. Onze opleiding wordt al jaren hoog gewaardeerd en is in de Keuzegids hbo 2026 opnieuw uitgeroepen tot Topopleiding.

Ben jij een organisatorisch talent dat overzicht houdt, graag verantwoordelijkheid neemt en energie krijgt van een dynamische werkomgeving? Dan zoeken wij jou!

Als officemanager ben je een onmisbare schakel in de dagelijkse organisatie van The New School. Je zorgt ervoor dat administratieve en organisatorische processen soepel verlopen en bent een vertrouwd aanspreekpunt voor studenten, docenten en collega's.

Je werkt nauw samen met de onderwijscoördinator en de directie. In onze kleinschalige organisatie krijg je veel verantwoordelijkheid en ruimte om zelfstandig te werken. Je signaleert wat er nodig is, denkt vooruit en zorgt ervoor dat zaken zorgvuldig en tijdig worden geregeld.

• Coördineren en uitvoeren van de dagelijkse administratieve en organisatorische werkzaamheden.
• Beheren en bewaken van de studentenadministratie, waaronder inschrijvingen, studieresultaten, dossiers en diplomering.
• Opstellen, bijhouden en communiceren van lesroosters en klasindelingen.
• Ondersteunen van docenten en de onderwijscoördinator bij de organisatie en uitvoering van het onderwijs.
• Organiseren en coördineren van evenementen, zoals open dagen en diploma-uitreikingen en ondersteunen van de marketingmedewerker bij wervings- en communicatieactiviteiten.
• Verzorgen van de dagelijkse communicatie met studenten, docenten en externe relaties.
• Coördineren van facilitaire zaken en contacten met leveranciers.
• Signaleren van knelpunten en actief bijdragen aan het verbeteren en digitaliseren van werkprocessen.

Je beschikt over:

• Aantoonbare ervaring in officemanagement, administratie of een vergelijkbare organisatorische functie.
• Uitstekende organisatorische en administratieve vaardigheden.
• Een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
• Goede digitale vaardigheden en het vermogen om nieuwe systemen snel eigen te maken.
• Een nauwkeurige, gestructureerde en zelfstandige manier van werken.
• Een dienstverlenende, communicatief sterke en oplossingsgerichte instelling.

Je bent proactief, stressbestendig en flexibel. Je weet prioriteiten te stellen, houdt overzicht wanneer er veel tegelijk gebeurt en voelt je verantwoordelijk voor de kwaliteit van je werk.

Ervaring binnen het hoger onderwijs is een pré, maar geen vereiste.

• Een veelzijdige functie voor 32 uur per week.
• Een bruto maandsalaris tussen € 3.300.00 en € 4.300,00 op basis van een fulltime dienstverband.
• Een tijdelijk dienstverband tot medio juli 2027 met een mogelijkheid tot verlenging bij gebleken geschiktheid.
• Een pensioenregeling.
• Een afwisselende functie met veel eigen verantwoordelijkheid en ruimte voor initiatief.
• Een informele en persoonlijke werkomgeving met korte lijnen.
• Een prachtige werkplek in het Amsterdamse Museumkwartier.

Omdat je als officemanager een centrale rol speelt in het dagelijkse reilen en zeilen van onze hogeschool, is fysieke aanwezigheid op school gedurende de afgesproken werkdagen noodzakelijk.

Wil jij bijdragen aan de dagelijkse organisatie van een bijzondere hogeschool en onderdeel worden van ons betrokken team?

We kijken uit naar je reactie!