Managementassistent directeur bedrijfsvoering

Uva; Netherlands; On-site; EUR 40,000 - 52,000; Full time

Benefits offered by this job

8% vakantiegeld

8,3% eindejaarsuitkering

232 vakantie-uren

Ontwikkelingsmogelijkheden

7 weken geboorteverlof

ABP-pensioen

Amsterdam Science Park

Job summary

UvA in Amsterdam zoekt een ervaren managementassistent die vooruitdenkt en zorgt dat afspraken en acties soepel verlopen. Je werkt in het hart van een internationale faculteit waar onderwijs, onderzoek en bedrijfsvoering dagelijks samenkomen.

Je bent discreet, schakelt bestuurlijk tussen diverse stakeholders en beheert een complexe agenda, overleggen en correspondentie. Je werkt zelfstandig maar zoekt samenwerking met collega’s op.

Qualifications

• HBO-niveau met secretaresseopleiding is gewenst.
• Ruime ervaring als managementassistent op bestuurlijk niveau.
• Proactieve, representatieve en dienstverlenende werkstijl.
• Uitstekende digitale vaardigheden met MS 365-vaardigheden.
• Goede beheersing van NL en EN, mondeling en schriftelijk.

Responsibilities

• Beheren en afstemmen van een complexe agenda met interne en externe betrokkenen.
• Organiseren en voorbereiden van overleggen en bijeenkomsten.
• Notuleren, besluiten en deadlines bewaken.
• Beheren van e-mailverkeer en correspondentie.
• Ondersteunen bij beleidsmatige en administratieve werkzaamheden.
• Aanspreekpunt voor gasten, professioneel en gastvrij.
• Eerst aanspreekpunt binnen het Faculteitsbureau voor ICT-kantoorartikelen.

Skills

Agenda management

Organisational skills

Discretion

Microsoft 365

Dutch proficiency

English proficiency

Education

HBO werk- en denkniveau

Secretaresseopleiding

Tools

Outlook

Word

Excel

Teams

Job description

Kom bij ons werken

Jij brengt rust waar veel tegelijk gebeurt. Voor de directeur Bedrijfsvoering van de FNWI zoeken wij een ervaren managementassistent die vooruitdenkt, overzicht bewaart en ervoor zorgt dat afspraken, overleggen en acties soepel verlopen. Je werkt in het hart van een internationale faculteit waar onderwijs, onderzoek en bedrijfsvoering iedere dag samenkomen.

Ben jij organisatiesensitief, discreet en sterk in regelen? En vind je het leuk om op bestuurlijk niveau te schakelen met verschillende mensen en belangen? Dan maken we graag kennis met je.

Wat ga je doen?

Als managementassistent ben jij de rechterhand van de directeur Bedrijfsvoering. Je weet wat er speelt, stelt prioriteiten en zorgt dat de directeur goed voorbereid aan de dag begint. Je schakelt makkelijk tussen een complexe agenda, bestuurlijke overleggen, correspondentie en onverwachte vragen. Daarbij werk je zelfstandig, maar zoek je vanzelfsprekend de samenwerking met je collega’s op.

• Je beheert een complexe agenda en stemt afspraken zorgvuldig af met interne en externe betrokkenen.

• Je organiseert en bereidt overleggen en bijeenkomsten voor.

• Je notuleert vergaderingen en bewaakt besluiten, acties en deadlines.

• Je beheert e-mailverkeer en verzorgt correspondentie.

• Je ondersteunt bij beleidsmatige, administratieve en organisatorische werkzaamheden.

• Je bent een toegankelijk aanspreekpunt en ontvangt gasten op een professionele en gastvrije manier.

• Je bent het eerste aanspreekpunt binnen het Faculteitsbureau voor ICT-kantoorartikelen.

Wat neem je mee?

Jij hebt een vooruitziende blik. Ook onder tijdsdruk houd je het hoofd koel en blijf je zorgvuldig. Je beweegt gemakkelijk binnen een complexe organisatie, hebt gevoel voor bestuurlijke verhoudingen en gaat discreet om met vertrouwelijke informatie.

• Hbo werk- en denkniveau, bij voorkeur aangevuld met een relevante secretaresseopleiding.

• Ruime ervaring als managementassistent op bestuurlijk niveau binnen een complexe organisatie.

• Een proactieve, representatieve en dienstverlenende manier van werken.

• Sterke organisatorische vaardigheden en het vermogen om snel te schakelen en te improviseren.

• Uitstekende digitale vaardigheden en ruime ervaring met Microsoft 365, waaronder Outlook, Word, Excel en Teams.

• Een uitstekende beheersing van het Nederlands en Engels, zowel mondeling als schriftelijk.

Dit bieden wij

Je krijgt een zelfstandige en verantwoordelijke functie met ruimte om zichtbaar verschil te maken in de samenwerking, kwaliteit en toekomstbestendigheid van het bestuurssecretariaat. Je werkt in een academische en internationale omgeving waar nieuwsgierigheid, ontwikkeling en eigen initiatief worden gewaardeerd.

• Een arbeidsovereenkomst voor 34 tot 38 uur per week, in eerste instantie voor één jaar en met uitzicht op een vast dienstverband.

• De functie valt onder UFO-profiel Management/Office-Assistent en schaal 8 volgens de actuele cao Nederlandse Universiteiten, afhankelijk van jouw relevante ervaring.

• 8 procent vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3 procent.

Goede secundaire arbeidsvoorwaarden, denk aan:

• 232 vakantie-uren per jaar (gebaseerd op fulltime) en extra vakantiedagen tussen kerst en 1 januari.

• Goede mogelijkheden om jezelf te ontwikkelen via opleidingen en trainingen.

• 7 weken geboorteverlof met 100% salarisbehoud en gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof.

• Een pensioen bij ABP, waar de UvA voor tweederde aan bijdraagt.

• Een inspirerende werkplek op het AmsterdamSciencePark.

Hier ga je werken

Je wordt onderdeel van het bestuurssecretariaat bij de FNWI van de UvA dat bestaat uit een vijf collega’s inclusief de teamleider. Dit team ondersteunt het faculteitsbestuur en de afdelingshoofden van het Faculteitsbureau. Binnen het team heeft ieder een eigen aandachtsgebied, wordt nauw samengewerkt en nemen collega’s werkzaamheden van elkaar over wanneer dat nodig is.

De Universiteit van Amsterdam is de grootste universiteit van Nederland, met het breedste opleidingsaanbod. Een intellectueel knooppunt met 30.000 studenten, 6.000 medewerkers en 3.000 PhDs, verbonden door een cultuur van nieuwsgierigheid.

Medewerkers van de Faculteit der Natuurwetenschappen, Wiskunde en Informatica (FNWI) worden gedreven door een gedeelde passie om uit te vinden hoe de wereld in elkaar zit. Onze acht onderzoeksinstituten beslaan de hele breedte van de bètawetenschappen: van astronomie en natuurkunde, tot levens- en aardwetenschappen, moleculaire wetenschappen, wiskunde en de informatiewetenschappen.Of we nu bezig zijn de oorsprong en bouwblokken van het leven te ontrafelen of aan de basis staan van de technologie voor de toekomst, we vinden elkaar in een onbegrensde nieuwsgierigheid.Met zo’n 1.800 medewerkers zetten we ons dagelijks in om onze kennis en nieuwsgierigheid over te brengen aan de ruim 8.000 studenten in de bachelor- en masteropleidingen die we aanbieden op onze Amsterdam Science Park campus.Zo leiden we de volgende generatie van wetenschappers op en inspireren we hen aan de start van hun eigen ontdekkingstocht.

De Universiteit van Amsterdam is de grootste universiteit van Nederland, met het breedste opleidingsaanbod. Een intellectueel knooppunt met 30.000 studenten, 6.000 medewerkers en 3.000 PhDs, verbonden door een cultuur van nieuwsgierigheid.

Medewerkers van de Faculteit der Natuurwetenschappen, Wiskunde en Informatica (FNWI) worden gedreven door een gedeelde passie om uit te vinden hoe de wereld in elkaar zit. Onze acht onderzoeksinstituten beslaan de hele breedte van de bètawetenschappen: van astronomie en natuurkunde, tot levens- en aardwetenschappen, moleculaire wetenschappen, wiskunde en de informatiewetenschappen.Of we nu bezig zijn de oorsprong en bouwblokken van het leven te ontrafelen of aan de basis staan van de technologie voor de toekomst, we vinden elkaar in een onbegrensde nieuwsgierigheid.Met zo’n 1.800 medewerkers zetten we ons dagelijks in om onze kennis en nieuwsgierigheid over te brengen aan de ruim 8.000 studenten in de bachelor- en masteropleidingen die we aanbieden op onze Amsterdam Science Park campus.Zo leiden we de volgende generatie van wetenschappers op en inspireren we hen aan de start van hun eigen ontdekkingstocht.

Ben jij de organisatorische spil die de directeur bedrijfsvoering van de FNWI bij de UvA helpt om het verschil te maken? En krijg je energie van een veelzijdige rol achter de schermen van een internationale faculteit?

Kom bij ons werken

Jij brengt rust waar veel tegelijk gebeurt. Voor de directeur Bedrijfsvoering van de FNWI zoeken wij een ervaren managementassistent die vooruitdenkt, overzicht bewaart en ervoor zorgt dat afspraken, overleggen en acties soepel verlopen. Je werkt in het hart van een internationale faculteit waar onderwijs, onderzoek en bedrijfsvoering iedere dag samenkomen.

Ben jij organisatiesensitief, discreet en sterk in regelen? En vind je het leuk om op bestuurlijk niveau te schakelen met verschillende mensen en belangen? Dan maken we graag kennis met je.

Wat ga je doen?

Als managementassistent ben jij de rechterhand van de directeur Bedrijfsvoering. Je weet wat er speelt, stelt prioriteiten en zorgt dat de directeur goed voorbereid aan de dag begint. Je schakelt makkelijk tussen een complexe agenda, bestuurlijke overleggen, correspondentie en onverwachte vragen. Daarbij werk je zelfstandig, maar zoek je vanzelfsprekend de samenwerking met je collega’s op.

• Je beheert een complexe agenda en stemt afspraken zorgvuldig af met interne en externe betrokkenen.

• Je organiseert en bereidt overleggen en bijeenkomsten voor.

• Je notuleert vergaderingen en bewaakt besluiten, acties en deadlines.

• Je beheert e-mailverkeer en verzorgt correspondentie.

• Je ondersteunt bij beleidsmatige, administratieve en organisatorische werkzaamheden.

• Je bent een toegankelijk aanspreekpunt en ontvangt gasten op een professionele en gastvrije manier.

• Je bent het eerste aanspreekpunt binnen het Faculteitsbureau voor ICT-kantoorartikelen.

Wat neem je mee?

Jij hebt een vooruitziende blik. Ook onder tijdsdruk houd je het hoofd koel en blijf je zorgvuldig. Je beweegt gemakkelijk binnen een complexe organisatie, hebt gevoel voor bestuurlijke verhoudingen en gaat discreet om met vertrouwelijke informatie.

• Hbo werk- en denkniveau, bij voorkeur aangevuld met een relevante secretaresseopleiding.

• Ruime ervaring als managementassistent op bestuurlijk niveau binnen een complexe organisatie.

• Een proactieve, representatieve en dienstverlenende manier van werken.

• Sterke organisatorische vaardigheden en het vermogen om snel te schakelen en te improviseren.

• Uitstekende digitale vaardigheden en ruime ervaring met Microsoft 365, waaronder Outlook, Word, Excel en Teams.

• Een uitstekende beheersing van het Nederlands en Engels, zowel mondeling als schriftelijk.

Dit bieden wij

Je krijgt een zelfstandige en verantwoordelijke functie met ruimte om zichtbaar verschil te maken in de samenwerking, kwaliteit en toekomstbestendigheid van het bestuurssecretariaat. Je werkt in een academische en internationale omgeving waar nieuwsgierigheid, ontwikkeling en eigen initiatief worden gewaardeerd.

• Een arbeidsovereenkomst voor 34 tot 38 uur per week, in eerste instantie voor één jaar en met uitzicht op een vast dienstverband.

• De functie valt onder UFO-profiel Management/Office-Assistent en schaal 8 volgens de actuele cao Nederlandse Universiteiten, afhankelijk van jouw relevante ervaring.

• 8 procent vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3 procent.

Goede secundaire arbeidsvoorwaarden, denk aan:

• 232 vakantie-uren per jaar (gebaseerd op fulltime) en extra vakantiedagen tussen kerst en 1 januari.

• Goede mogelijkheden om jezelf te ontwikkelen via opleidingen en trainingen.

• 7 weken geboorteverlof met 100% salarisbehoud en gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof.

• Een pensioen bij ABP, waar de UvA voor tweederde aan bijdraagt.

• Een inspirerende werkplek op het AmsterdamSciencePark.

LET OP: sollicitatie niet via de button van de UvA, deze sollicitaties worden niet in behandeling genomen. Bij voldoende geschikte reacties behouden wij ons het recht voor de reageertermijn aan te passen.

Met vragen over deze vacature kun je terecht bij: Gewoon Jans via [e-mail] of via 033-303 33 98.