Managementassistent

Gewoon Jans; Amsterdam; On-site; EUR 36,000 - 48,000; Full time

Benefits offered by this job

8% vakantiegeld

8,3% eindejaarsuitkering

232 vakantie-uren per jaar

Pensioen ABP

Job summary

Universiteit van Amsterdam zoekt een ervaren managementassistent voor de directeur Bedrijfsvoering van FNWI. Je bewaakt planning, schakelt tussen bestuurlijke overleggen en correspondentie, en zorgt voor een soepele dagelijkse gang van zaken.

Je werkt in een internationale faculteit en ondersteunt het team van het faculteitsbureau met tact, discretie en proactieve organisatie van afspraken en evenementen.

Qualifications

• HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur aangevuld met een relevante secretaresseopleiding.
• Ruime ervaring als managementassistent op bestuurlijk niveau binnen een complexe organisatie.
• Proactieve, representatieve en dienstverlenende werkwijze.
• Sterke organisatorische vaardigheden en het vermogen om snel te schakelen en te improviseren.
• Uitstekende digitale vaardigheden en ruime ervaring met Microsoft 365, waaronder Outlook, Word, Excel en Teams.
• Zeer goede beheersing van Nederlands en Engels, zowel mondeling als schriftelijk.

Responsibilities

• Beheer een complexe agenda en stem afspraken zorgvuldig af met interne en externe betrokkenen.
• Organiseer en bereid overleggen en bijeenkomsten voor.
• Notuleer vergaderingen en bewaak besluiten, acties en deadlines.
• Beheer e-mailverkeer en verzorgt correspondentie.
• Ondersteun bij beleidsmatige, administratieve en organisatorische werkzaamheden.
• Fungeer als toegankelijk aanspreekpunt en verwelkom gasten op een professionele en gastvrije manier.

Skills

Digitale vaardigheden

Organisatorische vaardigheden

Communicatie

Bestuurlijke omgangsvormen

Nederlands & Engels (schriftelijk

Education

HBO-niveau met secretaresseopleiding

Tools

Microsoft 365

Outlook

Word

Excel

Teams

Job description

Managementassistent directeur Bedrijfsvoering

Universiteit van Amsterdam | Faculteit der Natuurwetenschappen Wiskunde en Informatica

34 tot 38 uur | W&S

Jij brengt rust waar veel tegelijk gebeurt. Voor de directeur Bedrijfsvoering van de FNWI zoeken wij een ervaren managementassistent die vooruitdenkt, overzicht bewaart en ervoor zorgt dat afspraken, overleggen en acties soepel verlopen. Je werkt in het hart van een internationale faculteit waar onderwijs, onderzoek en bedrijfsvoering iedere dag samenkomen.

Ben jij organisatiesensitief, discreet en sterk in regelen? En vind je het leuk om op bestuurlijk niveau te schakelen met verschillende mensen en belangen? Dan maken we graag kennis met je.

Over de organisatie

De Faculteit der Natuurwetenschappen, Wiskunde en Informatica is onderdeel van de Universiteit van Amsterdam. Binnen de FNWI werken ongeveer 1.800 medewerkers aan onderwijs, onderzoek en ondersteunende dienstverlening voor circa 8.000 studenten. Van elementaire deeltjes en het ontstaan van het universum tot de werking van het brein, nieuwsgierigheid en samenwerking vormen de basis.

Je wordt onderdeel van het bestuurssecretariaat dat bestaat uit een vijf collega’s inclusief de teamleider. Dit team ondersteunt het faculteitsbestuur en de afdelingshoofden van het faculteitsbureau. Binnen het team heeft ieder een eigen aandachtsgebied, wordt nauw samengewerkt en nemen collega’s werkzaamheden van elkaar over wanneer dat nodig is.

Als managementassistent ben jij de rechterhand van de directeur Bedrijfsvoering. Je weet wat er speelt, stelt prioriteiten en zorgt dat de directeur goed voorbereid aan de dag begint. Je schakelt makkelijk tussen een complexe agenda, bestuurlijke overleggen, correspondentie en onverwachte vragen. Daarbij werk je zelfstandig, maar zoek je vanzelfsprekend de samenwerking met je collega’s op.

• Je beheert een complexe agenda en stemt afspraken zorgvuldig af met interne en externe betrokkenen.
• Je organiseert en bereidt overleggen en bijeenkomsten voor.
• Je notuleert vergaderingen en bewaakt besluiten, acties en deadlines.
• Je beheert e-mailverkeer en verzorgt correspondentie.
• Je ondersteunt bij beleidsmatige, administratieve en organisatorische werkzaamheden.
• Je bent een toegankelijk aanspreekpunt en ontvangt gasten op een professionele en gastvrije manier.
• Je bent het eerste aanspreekpunt binnen het Faculteitsbureau voor ICT-kantoorartikelen.

Wat breng jij mee

Jij hebt een vooruitziende blik. Ook onder tijdsdruk houd je het hoofd koel en blijf je zorgvuldig. Je beweegt gemakkelijk binnen een complexe organisatie, hebt gevoel voor bestuurlijke verhoudingen en gaat discreet om met vertrouwelijke informatie.

• Hbo werk- en denkniveau, bij voorkeur aangevuld met een relevante secretaresseopleiding.
• Ruime ervaring als managementassistent op bestuurlijk niveau binnen een complexe organisatie.
• Een proactieve, representatieve en dienstverlenende manier van werken.
• Sterke organisatorische vaardigheden en het vermogen om snel te schakelen en te improviseren.
• Uitstekende digitale vaardigheden en ruime ervaring met Microsoft 365, waaronder Outlook, Word, Excel en Teams.
• Een uitstekende beheersing van het Nederlands en Engels, zowel mondeling als schriftelijk.

Wat kun je verwachten

Je krijgt een veelzijdige functie binnen een academische en internationale werkomgeving waar eigen initiatief wordt gewaardeerd. Je werkt met betrokken collega’s die hard werken, elkaar helpen en oog hebben voor de mens achter het werk.

• Een arbeidsovereenkomst voor 34 tot 38 uur per week, in eerste instantie voor één jaar en met uitzicht op een vast dienstverband.
• De functie valt onder UFO-profiel Management/Office-Assistent en schaal 8 volgens de actuele cao Nederlandse Universiteiten, afhankelijk van jouw relevante ervaring.
• 8 procent vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3 procent.
• Goede secundaire arbeidsvoorwaarden, denk aan:
• 232 vakantie-uren per jaar (gebaseerd op fulltime) en extra vakantiedagen tussen kerst en 1 januari.
• Goede mogelijkheden om jezelf te ontwikkelen via opleidingen en trainingen.
• 7 weken geboorteverlof met 100% salarisbehoud en gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof.
• Een pensioen bij ABP, waar de UvA voor tweederde aan bijdraagt.
• Een inspirerende werkplek op het Amsterdam Science Park.