Office & Facility Coördinator (32 uur)

Alle Mediavacatures; Hilversum; On-site; EUR 32,000 - 42,000; Part time

Job summary

Alle Mediavacatures zoekt een Office & Facility Coördinator voor 32 uur per week in ons creatieve kantoor aan de Amsterdamse Houthavens. Je bent hét aanspreekpunt voor pand, faciliteiten en ontvangst van bezoekers, met verantwoordelijkheid voor de dagelijkse operatie en beeld van het pand.

Je ontvangt gasten, coördineert onderhoud en zorgt voor een gastvrije, professionele werkomgeving. Daarnaast stuur je schoonmaak en leveranciers aan en bewaak je servicecontracten en veiligheid.

Qualifications

• Circa 3 tot 5 jaar relevante werkervaring binnen facility management, office management of operations.
• Zelfstandig, proactief en oplossingsgericht.
• Uitstekende organisatorische vaardigheden en nauwkeurigheid.
• Goede communicatieve vaardigheden met collega's, huurders, leveranciers en bezoekers.
• Beheersing van de Nederlandse taal en een goed Engels.

Responsibilities

• Ontvangen van bezoekers en gasten; receptionele taken en hospitality.
• Coördineren van onderhoud, reparaties en installatiewerkzaamheden.
• Aansturen van schoonmaak en facilitaire diensten.
• Beheren van vergaderruimtes en parkeerfaciliteiten.
• Organiseren van lunches en interne bijeenkomsten.
• Signaleren en oplossen van facilitaire knelpunten en contacten met leveranciers.

Skills

Gastvrij

Proactief

Oplossingsgericht

Organisatorisch sterk

Communicatief

Job description

Omschrijving bedrijf

Het organisatorische hart van een creatief productiehuis

Ben jij organisatorisch sterk, gastvrij en krijg je energie van een goed georganiseerd pand? Vind je het leuk om zowel bezoekers welkom te heten als verantwoordelijk te zijn voor alle facilitaire en operationele zaken achter de schermen? Dan zijn wij op zoek naar jou.

Voor ons creatieve kantoor in de Amsterdamse Houthavens zoeken wij een Office & Facility Coördinator voor 32 uur per week. In deze veelzijdige functie ben jij hét aanspreekpunt voor alles wat met het pand, faciliteiten en ontvangst van bezoekers te maken heeft. Dankzij jouw inzet voelt iedereen zich welkom en loopt de dagelijkse operatie soepel door.

Over ons

Wij zijn actief binnen de wereld van muziek, media, film en televisie. Vanuit ons pand werken verschillende creatieve bedrijven samen aan uiteenlopende producties en projecten. Onze organisatie groeit en daarom zoeken wij iemand die zorgt voor structuur, overzicht en een professionele werkomgeving.

Omschrijving functie werkzaamheden

Wat ga je doen?

Als Office & Facility Coördinator ben jij de drijvende kracht achter het soepel functioneren van het pand. Tegelijkertijd ben jij het eerste gezicht van het gebouw en speel je een centrale rol in de dagelijkse beleving voor iedereen die hier binnenkomt.

Je ontvangt gasten, makers en bezoekers met aandacht en zorgt ervoor dat zij zich direct welkom voelen. Daarnaast zorg je ervoor dat achter de schermen alles goed georganiseerd is en optimaal functioneert.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Ontvangen van bezoekers, gasten en leveranciers.
• Verzorgen van de receptie en dagelijkse Hospitality.
• Coördineren van onderhouds-, reparatie- en installatiewerkzaamheden.
• Aansturen van schoonmaak, afvalverwerking en overige facilitaire diensten.
• Verantwoordelijk voor de organisatie van de lunch.
• Beheren van vergaderruimtes en parkeerfaciliteiten.
• Signaleren en oplossen van facilitaire en operationele knelpunten.
• Beheren van contacten met leveranciers en servicepartners.
• Opvragen, vergelijken en beoordelen van offertes.
• Bewaken van servicecontracten en gemaakte afspraken.
• Verantwoordelijk voor voorraadbeheer van kantoor- en facilitaire benodigdheden.
• Organiseren van kleine interne bijeenkomsten, lunches en borrels.
• Coördineren van processen rondom BHV, RI&E en andere veiligheidsvoorschriften.
• Toezien op het goed functioneren van installaties zoals brandmeldsystemen, AED's en beveiligingsvoorzieningen.

Profiel kandidaat

Wie ben jij?

Je bent iemand die graag verantwoordelijkheid neemt en het prettig vindt om overzicht te creëren in een omgeving waar veel tegelijk gebeurt. Je bent gastvrij, praktisch ingesteld en ziet werk liggen voordat anderen het opmerken.

Daarnaast herken je jezelf in het volgende:

• Je hebt circa 3 tot 5 jaar relevante werkervaring binnen facility management, office management of operations.
• Je bent zelfstandig, proactief en oplossingsgericht.
• Je weet prioriteiten te stellen en behoudt het overzicht.
• Je communiceert gemakkelijk met collega's, huurders, leveranciers en bezoekers.
• Je bent organisatorisch sterk en werkt nauwkeurig.
• Je hebt affiniteit met veiligheid, gebouwenbeheer en facilitaire processen.
• Je bent technisch voldoende onderlegd om leveranciers en onderhoudspartijen goed aan te sturen.
• Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend en kunt je goed redden in het Engels.

Wat bieden wij

• Een afwisselende functie voor 32 uur per week.
• Veel zelfstandigheid en verantwoordelijkheid.
• Een inspirerende werkomgeving binnen de creatieve industrie.
• Een centrale rol binnen een dynamische organisatie.
• Marktconforme arbeidsvoorwaarden passend bij jouw ervaring.
• Een informeel team waar samenwerking en betrokkenheid centraal staan.

Lijkt het je leuk om een belangrijke rol te spelen in het dagelijks functioneren van ons pand én ervoor te zorgen dat bezoekers en collega's zich welkom voelen? Dan maken wij graag kennis met je.