MORE Architecture: Office Manager

Architectenweb; Amsterdam; Hybrid; EUR 30,000 - 42,000; Part time

Benefits offered by this job

Gratis vegetarische lunch

Yoga-abonnement

Kantoor in Amsterdam (centrale ligging

Job summary

MORE Architecture zoekt vanaf de tweede helft van november een enthousiaste Office Manager die het bureau helpt groeien. De functie is 20-24 uur per week, met werktijden in overleg en een kantoor in Amsterdam.

Je werkt nauw samen met het team en de founder, beheert administratie, HR en IT-ondersteuning, en draagt bij aan een georganiseerde, representatieve werkomgeving.

Qualifications

• Vastberaden en zelfstandig, met handen- en denkkracht.
• Proactief en flexibel, met goede intermenselijke vaardigheden.
• Vloeiend in Nederlands en Engels en affiniteit met architectuur.

Responsibilities

• Beheer van kantooradministratie en praktische bedrijfsvoering.
• Verzorgen van facturen, betalingsverkeer en contacten met de accountant.
• Overzicht houden projectplanning en urenadministratie.
• Coördineren sollicitaties en HR-administratie (contracten, verlof, ziekte).
• Coördineren IT-onderhoud en softwarelicenties en ondersteuning agenda.

Skills

Zelfstandigheid

Initiatief

Proactiviteit

Flexibiliteit

Interpersoonlijk

Nauwkeurigheid

Communicatief

Klantgericht

Education

HBO+/werk- en denkniveau

Tools

Excel

Timechimp

Basecone

Job description

MORE Architecture is een progressief internationaal ontwerpbureau met een focus op inclusieve ontwerpprocessen, verdichting en hergebruik, dat als doel heeft een positieve bijdrage te leveren aan de gebouwde omgeving. MORE werd in 2012 in Shanghai opgericht en is momenteel gevestigd in Amsterdam. Het bureau wordt geleid door oprichter en creatief directeur Daan Roggeveen. MORE werkt met een team van vijf ontwerpers vanuit hartje Amsterdam aan projecten door heel Nederland en soms ook internationaal. Vanwege de internationale medewerkers is de voertaal op kantoor veelal Engels. Wij zoeken vanaf de tweede helft van november een enthousiaste Office Manager die helpt ons bureau verder te groeien.

Office Manager 20 - 24 uur per week

Wij zoeken iemand die

• Zelfstandig werkt, initiatief neemt en knopen kan doorhakken.
• Een doener is die sfeer brengt.
• Proactief en flexibel is.
• Goede intermenselijke skills heeft.
• Vertrouwen geeft en graag samen werkt met founder.
• Hbo(+)-werk- en -denkniveau heeft.
• Vloeiend in Nederlands en Engels is.
• Gemakkelijk omgaat met Excel, nauwkeurig is en goed inzicht heeft in cijfers.
• Ervaring met HR en het werken in teamverband.
• Affiniteit met architectuur heeft.
• Goed gevoel voor humor heeft.
• Ervaring met Timechimp en Basecone is een pre.
• Ervaring in een vergelijkbare rol is een pre.

Je staat klaar om het bureau te ondersteunen en je vindt het leuk om zowel administratieve als praktische zaken aan te pakken en te verbeteren. Het werk bestaat uit het op orde houden van de administratie, het verzorgen van praktische zaken voor het draaiend houden van het bureau, en het organiseren en plannen van afspraken. Je werkt nauw samen met het team en hebt contact met externen waar nodig.

Bedrijfsvoering en administratie

• Overzicht in financieel reilen en zeilen.
• Versturen en opvolgen van facturen en verzorgen van betalingen.
• Contact accountant met betrekking tot administratie (loonadministratie, btw).
• Overzicht over projectplanning en urenadministratie.

HR

• Verder helpen professionaliseren van het team en werkwijze.
• Coördinatie van sollicitaties (advertenties, communicatie en eerste selectie kandidaten).
• Contracten, verlof, ziekte.
• Team – ‘oren en ogen’.

IT

• Overzicht abonnementen en software.
• Coördinatie IT onderhoud ism IT specialist.

Agenda

• Ondersteunen agendabeheer.
• Afspraken plannen – met name voor meetings met veel deelnemers, workshops etc.
• Afspraken voorbereiden (klaarleggen materiaal, gasten ontvangen etc.).

Praktische zaken

• Zorgt dat het kantoor georganiseerd en representatief is.
• Gasten ontvangen, telefoon aannemen, pakketjes verzenden.
• Coördinatie lunch.

Wij bieden

• 20 - 24 uur per week, bij voorkeur in vier ochtenden 09:00 tot 14:00 uur of vergelijkbaar (kan ook aansluiten bij ritme voor ouders met schoolgaande kinderen).
• Gezellig dynamisch, internationaal team.
• Werken in hartje Amsterdam met zonnige binnentuin.
• Bij aanstelling: salaris conform cao Architectenbureaus schaal 4.
• Eten is belangrijk! Wij hebben dagelijks gratis een gezonde vegetarische lunch op kantoor.
• Vitaliteit is key! Wij bieden een (bijdrage aan) een maandelijks abonnement aan op onze naburige yoga- of sportschool.

Bezoekadres Lauriergracht 116R 1016 RR Amsterdam

Bezoekadres Lauriergracht 116r 1016 RR Amsterdam