Managementassistente - Hilversum

Karres En Brands; Hilversum; Remote; EUR 30,000 - 42,000; Full time

Benefits offered by this job

32–40 uur per week

Open en informele werkomgeving

Kansen voor persoonlijke ontwikkeling

Internationaal team

Job summary

Karres en Brands zoekt een managementassistent die de organisatorische spil van ons ontwerpbureau in Hilversum is. Je ondersteunt het management en collega’s bij uiteenlopende werkzaamheden en zorgt dat afspraken, communicatie en praktische zaken goed geregeld zijn.

Je werkt in een open en informele werkomgeving met een internationaal team. De functie is 32–40 uur per week, met aandacht voor initiatief, nauwkeurigheid en klantgerichte service.

Qualifications

• Heb je een afgeronde mbo-opleiding en relevante werkervaring als secretaresse of managementassistent.
• Communiceer je professioneel en helder, zowel in het Nederlands als in het Engels.
• Goede kennis van Microsoft Office; ervaring met AFAS is een plus.
• Je werkt nauwkeurig, georganiseerd en kan prioriteiten stellen en schakelen tussen taken.

Responsibilities

• Beheren van agenda's en plannen van afspraken voor MT-leden en bureaumedewerkers.
• Opstellen, redigeren en verzenden van brieven en documenten.
• Verzorgen van offertes en bijbehorende administratieve afhandeling.
• Organiseren van zakenreizen en regelen van gerelateerde praktische zaken.
• Eerste aanspreekpunt voor telefoon en bezoekers; postafhandeling en algemene administratieve/huisvesting taken.

Skills

Organizational skills

Communicatie

Nederlands (mondeling & schriftelijk)

Engels (Basis)

Education

MBO-opleiding

Tools

Microsoft Office

AFAS

Job description

Ben jij georganiseerd, gastvrij en houd je ervan als alles op rolletjes loopt? Krijg je energie van regelen, vooruitdenken en het ondersteunen van een team? En vind je het leuk om te werken in een creatieve omgeving waar landschap, stad en architectuur samenkomen? Dan zoeken we jou!

Bij Karres en Brands werken we aan plekken die ertoe doen. Van groene landschappen en levendige stadswijken tot gebouwen die klaar zijn voor de toekomst. Met onze ontwerpen maken we de leefomgeving mooier, duurzamer en betekenisvoller. Dat doen we in Nederland en daarbuiten, samen met een internationaal team van ontwerpers en samenwerkingspartners. Om ons bureau goed te laten functioneren, is een sterke organisatie achter de schermen onmisbaar. En daar speel jij een belangrijke rol in.

Als managementassistente ben jij de organisatorische spil van ons ontwerpbureau in Hilversum. Je ondersteunt het management en je collega's bij uiteenlopende werkzaamheden en zorgt ervoor dat afspraken, communicatie en praktische zaken goed geregeld zijn. Je houdt overzicht, schakelt gemakkelijk tussen verschillende taken en weet wat er nodig is om anderen hun werk goed te laten doen. Met jouw proactieve houding, nauwkeurigheid en gastvrije instelling maak je ons bureau elke dag een stukje beter georganiseerd.

Wat ga je doen?

Geen dag is hetzelfde. De ene dag plan je afspraken en regel je een zakenreis, de volgende dag redigeer je een offerte of ontvang je bezoekers. Je denkt vooruit, houdt overzicht en zorgt dat alles achter de schermen soepel verloopt. Je werkt nauw samen met het management en je collega's. Zo ontdek je wat er speelt binnen het bureau en zorg je ervoor dat iedereen op je kan rekenen.

• Je beheert agenda's en plant afspraken voor de MT-leden en andere bureaumedewerkers.
• Je verzorgt de correspondentie en helpt bij het voorbereiden, redigeren en versturen van brieven en andere documenten.
• Je redigeert en verstuurt offertes en verzorgt de bijbehorende administratieve afhandeling.
• Je organiseert zakenreizen en regelt de praktische zaken die daarbij komen kijken.
• Je bent het eerste aanspreekpunt voor telefoongesprekken en bezoekers, verzorgt de postafhandeling en ondersteunt bij diverse administratieve, facilitaire en huisvesting gerelateerde werkzaamheden, waaronder het beheren en bestellen van kantoorvoorraden.

Wie ben jij?

Je bent een enthousiaste en representatieve organisator met een proactieve houding. Je houdt ervan om zaken goed te regelen, denkt graag een stap vooruit en krijgt energie van het ondersteunen van anderen. Je combineert een praktische instelling met oog voor detail en weet ook op drukke momenten de rust en het overzicht te bewaren. Verder:

• Heb je een afgeronde mbo-opleiding en relevante werkervaring als secretaresse of managementassistent.
• Communiceer je helder en professioneel, zowel mondeling als schriftelijk, in het Nederlands en Engels. Kennis van het Duits is een pre.
• Heb je uitstekende kennis van Microsoft Office. Ervaring met AFAS is mooi meegenomen.
• Werk je nauwkeurig en gestructureerd en heb je oog voor detail.
• Ben je flexibel, stressbestendig en oplossingsgericht en kun je goed schakelen tussen verschillende werkzaamheden en prioriteiten.
• Ben je sociaal, gastvrij en servicegericht en vind je het leuk om bezoekers en relaties te ontvangen.
• Neem je initiatief, werk je graag zelfstandig en zoek je actief de samenwerking met collega's.
• Je hoeft niet alles al te weten. We vinden het minstens zo belangrijk dat je initiatief toont, verantwoordelijkheid neemt en met plezier bijdraagt aan een goed georganiseerd bureau.

Wat bieden we jou?

Karres en Brands is een internationaal ontwerpbureau voor landschapsarchitectuur, stedenbouw en architectuur. We werken aan uiteenlopende projecten, studies en prijsvragen in binnen- en buitenland: van regionale visies tot concrete ontwerpen en van concept tot uitvoering. Vanuit onze vestigingen in Hilversum en Hamburg werken we met een enthousiast, ambitieus en internationaal team.

Je komt terecht in een open en informele werkomgeving waar samenwerking, eigen initiatief en persoonlijke ontwikkeling centraal staan. Je werkt samen met bevlogen professionals en speelt een belangrijke rol in de dagelijkse organisatie van ons bureau. Met jouw inzet zorg je ervoor dat alles achter de schermen soepel verloopt en collega's, bezoekers en relaties zich welkom voelen. Er is veel ruimte voor onderling contact en we vinden het belangrijk om samen te werken én samen te genieten, bijvoorbeeld tijdens onze dagelijkse gezamenlijke lunch. Daarnaast bieden we je:

• Een afwisselende functie voor 32–40 uur per week, waarbij maandag tot en met donderdag vaste werkdagen zijn.
• Veel ruimte voor eigen initiatief, verantwoordelijkheid en zelfstandigheid.
• Een veelzijdige rol waarin secretariële, administratieve en facilitaire werkzaamheden samenkomen.
• Samenwerking met een enthousiast, internationaal en ambitieus team.
• Een inspirerende en creatieve werkomgeving.
• De mogelijkheid om je kennis, vaardigheden en professionele netwerk verder uit te bouwen.
• Je werkt vanuit ons bureau in Hilversum, waar je dagelijks samenwerkt met collega's met verschillende achtergronden en nationaliteiten. We hechten veel waarde aan een open sfeer, korte lijnen en een sterke teamspirit.

We zijn benieuwd naar jou en maken graag kennis met je!