Managementondersteuner Concernstaf

1UPPLY; Pijnacker-Nootdorp; Remote; EUR 21,000 - 30,000; Part time

Job summary

Gemeente Pijnacker-Nootdorp zoekt een ervaren managementondersteuner voor de Concernstaf. Je organiseert agenda’s, coördineert afspraken en zorgt voor tijdige voorbereidende en administratieve ondersteuning.

Je werkt zelfstandig, nauwkeurig en vertrouwelijk, stemt af met management en bestuur, en verwerkt vergaderstukken, notulen en besluitenlijsten. De functie betreft 24 uur per week (maandag/dinsdag halve dagen; woensdag/donderdag volledige dag) met incidenteel werk op vrijdag; MS Office

Qualifications

• Minimaal 3 jaar werkervaring als managementondersteuner/managementassistent
• Minimaal 1 jaar werkervaring binnen een gemeentelijke organisatie
• Afgeronde opleiding in secretariële of administratieve richting op mbo-4-niveau
• In de afgelopen 5 jaar ervaring met MS Office 365
• Beschikbaar per 18 november 2026 voor 24 uur per week, met vaste dagen

Responsibilities

• Agenda’s beheren en coördineren
• Vergaderingen voorbereiden, organiseren en notuleren
• Ziekmeldingen en andere administratieve werkzaamheden verwerken
• Ondersteuning bij bestuurlijk besluitvormingsproces richting directie, college en gemeenteraad
• Vergaderstukken, actie- en besluitenlijsten verwerken en actueel houden
• Acties, afspraken en deadlines signaleren, bewaken en opvolgen

Skills

Zelfstandig werken

Nauwkeurigheid

Coördinatie

Vertrouwelijke informatie

Education

Secretariële/administratieve mbo-4–opleiding

Tools

Microsoft 365

Job description

Over de functie

Als managementondersteuner organiseer en coördineer je de management- en bestuurlijke ondersteuning van de Concernstaf. Je zorgt ervoor dat afspraken, vergaderingen en bijeenkomsten tijdig en zorgvuldig worden voorbereid en dat de administratieve ondersteuning op orde is.

Wat ga je doen?

• Agenda’s en afspraken beheren en coördineren.
• Vergaderingen en bijeenkomsten voorbereiden, organiseren en notuleren.
• Ziekmeldingen en andere administratieve werkzaamheden verwerken.
• Ondersteuning bieden bij het bestuurlijk besluitvormingsproces richting directie, college en gemeenteraad.
• Vergaderstukken, actie- en besluitenlijsten verwerken en actueel houden.
• Acties, afspraken en deadlines signaleren, bewaken en opvolgen.

Wat breng je mee?

• Je bent een ervaren en zelfstandig werkende managementondersteuner.
• Je werkt zorgvuldig en zorgt voor een tijdige en kwalitatief juiste uitvoering van je werkzaamheden.
• Je stemt nauw af met medewerkers, management, directie en bestuur.
• Je gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke en politiek-bestuurlijk gevoelige informatie.

Praktische informatie

De functie is voor 24 uur per week. Je werkt op maandag en dinsdag een halve dag en op woensdag en donderdag een volledige dag. Daarnaast ben je flexibel inzetbaar voor incidenteel werk op vrijdag.

Organisatie

De gemeente Pijnacker-Nootdorp is een groeigemeente, de komende jaren neemt het inwoneraantal toe van 55.000 naar 65.000. We werken de komende jaren aan grote projecten op het gebied van woningbouw, bedrijventerreinen, infrastructuur, voorzieningen, natuur en recreatie. Het ondernemersklimaat wordt gekenmerkt door innovatieve ondernemers die vooruitlopen op het gebied van warmtetransitie en duurzaamheid. Wonen in Pijnacker-Nootdorp is aantrekkelijk vanwege de goede voorzieningen en de prettige ligging in het groen met uitstekende verbindingen naar Den Haag en Rotterdam.

De ambtelijke organisatie bestaat uit circa 500 medewerkers. De organisatiecultuur kenmerkt zich door een informeel karakter, vertrouwen en veel ruimte voor eigen inbreng en ontwikkeling. Onze medewerkers voelen zich gewaardeerd en zijn trots op de organisatie waarvoor zij werken.

Ons team

De Concernstaf (CST) is een stafafdeling die in opdracht van de gemeentesecretaris ondersteuning biedt aan zowel de ambtelijke organisatie als het bestuur en op een aantal onderwerpen regie voert. Er werken ongeveer 36 mensen. De Concernstaf heeft een adviserend en dienend karakter richting bestuur en directie en voert daarnaast controles en onderzoeken uit. De Concernstaf bestaat uit vijf subteams: bestuurssecretariaat, bestuurszaken, strategie, control en juridische zaken. Voor de tijdelijke ondersteuning van deze afdeling zoeken wij een managementondersteuner.

Eisen

• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als managementondersteuner of managementassistent
• Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring als managementondersteuner of managementassistent binnen een gemeentelijke organisatie
• Een aantoonbaar afgeronde opleiding in secretariële of administratieve richting op minimaal mbo-4-niveau
• Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met MS Office 365
• Beschikbaar per 18 november 2026 voor 24 uur per week, waarvan maandag en dinsdag een halve dag en woensdag en donderdag een volledige dag. Daarnaast is flexibiliteit nodig voor incidentele inzet op vrijdag

Gunningscriteria

• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als managementondersteuner, managementassistent of in een vergelijkbare functie binnen een gemeente
• Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 3 jaar met Microsoft 365 en complex agenda- en afsprakenbeheerAantoonbare werkervaring met het ondersteunen van bestuurlijke besluitvormingsprocessen, waaronder het voorbereiden en organiseren van vergaderingen, het bewaken van stukken en het bijhouden van actie- en/of besluitenlijsten
• Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 3 jaar met Notubiz
• Beschikbaar per 18 november 2026 voor 24 uur per week op de bij de randvoorwaarden genoemde momenten