Managementondersteuner Concernstaf

Gemeente Pijnacker-Nootdorp; Zuid-Holland; Presencial; EUR 24 000 - 42 000; Tempo parcial

Resumo da oferta

Gemeente Pijnacker-Nootdorp zoekt een ervaren managementondersteuner voor tijdelijke ondersteuning binnen de Concernstaf. De rol omvat agenda beheer, vergaderingen voorbereiden en notuleren, en administratieve ondersteuning voor het bestuurlijke besluitvormingsproces.

De functie vereist minimaal drie jaar relevante ervaring, mbo4-secretariële opleiding en kennis van MS Office 365. Werktijden zijn 24 uur per week, met flexibele inzet op vrijdag mogelijk.

Qualificações

• Minimaal drie jaar aantoonbare werkervaring als managementondersteuner/managementassistent.
• Minimaal één jaar ervaring binnen een gemeentelijke organisatie.
• Afgeronde secretariële/administratieve opleiding op mbo 4-niveau.
• Aantoonbare ervaring met MS Office 365; geef aan waar deze ervaring opgedaan is.
• Beschikbaar per 18 november 2026 voor 24 uur per week: maandag/dinsdag halve dagen, woensdag/ donderdag volle dag; vrijdag incidenteel.
• Neem eigen telefoon en laptop mee; deel telefoonnummer bij start.

Responsabilidades

• Beheer en coordineer agenda's en afspraken binnen de Concernstaf.
• Bereid vergaderingen en bijeenkomsten voor, organiseer ze en notuleer.
• Verwerk ziekmeldingen administratief en verzorg overige dagelijkse afdelingsondersteuning.
• Ondersteun het bestuurlijke besluitvormingsproces richting directie, college en gemeenteraad.
• Verwerk en bewaak vergaderstukken en houd actie- en besluitenlijsten actueel.
• Signaleer en bewaak acties, afspraken en deadlines en zorg voor opvolging.

Conhecimentos

Managementondersteuner

Formação académica

Secretariële / administratieve mbo 4

Ferramentas

MS Office 365

Descrição da oferta de emprego

Jouw functie:

Bij Gemeente Pijnacker-Nootdorp ondersteun je tijdelijk de Concernstaf. Deze afdeling ondersteunt en adviseert in opdracht van de gemeentesecretaris de ambtelijke organisatie en het bestuur en voert op enkele onderwerpen regie. De Concernstaf telt ongeveer 36 medewerkers en bestaat uit bestuurssecretariaat, bestuurszaken, strategie, control en juridische zaken.

Je organiseert, coördineert en borgt de management- en bestuurlijke ondersteuning. Je zorgt dat vergaderingen en bijeenkomsten tijdig zijn voorbereid, de verslaglegging en administratie op orde zijn en acties en deadlines worden bewaakt. Daarbij werk je binnen de gemeentelijke werkprocessen en stem je nauw af met medewerkers, management, directie en bestuur.

De opdracht duurt drie maanden, met een optie tot tweemaal drie maanden verlenging. De inzet is 24 uur per week: op maandag en dinsdag een halve dag en op woensdag en donderdag een volledige dag. Incidenteel is inzet op vrijdag nodig. De gemeente zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag vragen. De gesprekken zijn gepland op 10 november 2026 tussen 15.00 en 16.30 uur.

Jouw profiel:

Je bent een ervaren managementondersteuner die zelfstandig en in teamverband werkt. Je gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke en politiek-bestuurlijk gevoelige informatie en staat derden te woord, handelt vragen af of verwijst door. Je bent flexibel, betrouwbaar, nauwkeurig, proactief en communicatief vaardig. Daarbij werk je resultaat- en servicegericht.

Taken:

• Beheer en coördineer agenda's en afspraken binnen de Concernstaf.




• Bereid vergaderingen en bijeenkomsten voor, organiseer ze en notuleer.




• Verwerk ziekmeldingen administratief en verzorg overige dagelijkse afdelingsondersteuning.




• Ondersteun het bestuurlijke besluitvormingsproces richting directie, college en gemeenteraad.




• Verwerk en bewaak vergaderstukken en houd actie- en besluitenlijsten actueel.




• Signaleer en bewaak acties, afspraken en deadlines en zorg voor een correcte opvolging.

Eisen:

• Heb minimaal drie jaar aantoonbare werkervaring als managementondersteuner of managementassistent.




• Heb minimaal één jaar aantoonbare werkervaring als managementondersteuner of managementassistent binnen een gemeentelijke organisatie.




• Heb een aantoonbaar afgeronde secretariële of administratieve opleiding op minimaal mbo 4-niveau.




• Heb in de afgelopen vijf jaar aantoonbare werkervaring opgedaan met MS Office 365 en geef aan waar je deze ervaring hebt opgedaan.




• Ben per 18 november 2026 beschikbaar voor 24 uur per week: maandag en dinsdag een halve dag en woensdag en donderdag een volledige dag. Ben daarnaast flexibel voor incidentele inzet op vrijdag.




• Neem een eigen mobiele telefoon met abonnement en een laptop of iPad mee voor zakelijke contacten. Maak bij de start je telefoonnummer bekend.

Wensen:

• Heb minimaal drie jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen vijf jaar als managementondersteuner, managementassistent of in een vergelijkbare functie binnen een gemeente.




• Heb in de afgelopen drie jaar aantoonbare werkervaring opgedaan met Microsoft 365 en complex agenda- en afsprakenbeheer. Geef aan waar je deze ervaring hebt opgedaan.




• Heb aantoonbare werkervaring met het ondersteunen van bestuurlijke besluitvormingsprocessen, waaronder vergaderingen voorbereiden en organiseren, stukken bewaken en actie- of besluitenlijsten bijhouden.




• Heb in de afgelopen drie jaar aantoonbare werkervaring opgedaan met Notubiz. Geef aan waar je deze ervaring hebt opgedaan.




• Heb relevante werkervaring met soortgelijke opdrachten en bij soortgelijke organisaties.