Managementondersteuner concernstaf (zzp - freelance)

Gemeente Pijnacker Nootdorp; Nootdorp; On-site; EUR 24,000 - 36,000; Part time

Job summary

Gemeente Pijnacker-Nootdorp zoekt een managementondersteuner voor de Concernstaf om agenda's te beheren en vergaderingen voor te bereiden.

Je notuleert en verwerkt ziekmeldingen, organiseert bijeenkomsten en ondersteunt het bestuurlijk besluitvormingsproces richting directie, college en gemeenteraad. Werktijden 24 uur per week met vaste dagen en flexibiliteit.

Qualifications

• Vaardigheid met vertrouwelijke informatie en integriteit.
• Politiek-bestuurlijke sensitiviteit.
• Uitstekende communicatieve vaardigheden en servicegerichte houding.
• In staat zelfstandig en in teamverband te werken.
• Goede organisatorische vaardigheden en nauwkeurigheid.

Responsibilities

• Aanmaken en beheren van agenda’s binnen de Concernstaf.
• Voorbereiden, organiseren en notuleren van vergaderingen.
• Verwerken van ziekmeldingen en overige afdelingsondersteuning.
• Ondersteunen van bestuurlijk- en besluitvormingsprocessen richting directie, college en gemeenteraad.
• Bewaken van acties, afspraken en deadlines.

Skills

Agenda beheer

Notuleren

Ziekmeldingen verwerken

Bijeenkomsten organiseren

Besluitvormingsondersteuning

Job description

Uitvoeringsvoorwaarde

De opdrachtnemer waarborgt dat bij de uitvoering van de opdracht geen arbeidsovereenkomst of (fictieve) dienstbetrekking ontstaat tussen de door opdrachtnemer ingezette natuurlijke persoon/personen en de opdrachtgever. De opdrachtgever heeft de opdracht zodanig ingericht dat de werkzaamheden plaatsvinden binnen de organisatorische kaders van de opdrachtgever, zoals nader uitgewerkt in de opdrachtomschrijving. Gelet hierop is de opdrachtnemer gehouden de werkzaamheden zodanig te organiseren en uit te voeren dat het hiervoor bedoelde risico wordt voorkomen. De verantwoordelijkheid voor een juiste kwalificatie van de arbeidsrelatie en de naleving van toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder begrepen de Wet deregulering beoordeling arbeidsrelaties (Wet DBA), ligt bij de opdrachtnemer. De inschrijver dient bij inschrijving aannemelijk te maken en deugdelijk te onderbouwen op welke wijze hij invulling geeft aan deze uitvoeringsvoorwaarde. Indien naar het oordeel van de opdrachtgever uit de inschrijving niet aannemelijk wordt dat de opdrachtnemer de opdracht kan uitvoeren op een wijze die voldoet aan deze uitvoeringsvoorwaarde, kan de inschrijving als niet‑conform terzijde worden gelegd. Bij deze beoordeling is niet de gekozen juridische vorm of constructie doorslaggevend, maar de (voorgenomen) feitelijke wijze van uitvoering van de opdracht, zoals die uit de inschrijving blijkt.

Organisatie

De gemeente Pijnacker-Nootdorp is een groeigemeente, de komende jaren neemt het inwoneraantal toe van 55.000 naar 65.000. We werken de komende jaren aan grote projecten op het gebied van woningbouw, bedrijventerreinen, infrastructuur, voorzieningen, natuur en recreatie. Het ondernemersklimaat wordt gekenmerkt door innovatieve ondernemers die vooruitlopen op het gebied van warmtetransitie en duurzaamheid. Wonen in Pijnacker-Nootdorp is aantrekkelijk vanwege de goede voorzieningen en de prettige ligging in het groen met uitstekende verbindingen naar Den Haag en Rotterdam.

De ambtelijke organisatie bestaat uit circa 500 medewerkers. De organisatiecultuur kenmerkt zich door een informeel karakter, vertrouwen en veel ruimte voor eigen inbreng en ontwikkeling. Onze medewerkers voelen zich gewaardeerd en zijn trots op de organisatie waarvoor zij werken.

Ons team

De Concernstaf (CST) is een stafafdeling die in opdracht van de gemeentesecretaris ondersteuning biedt aan zowel de ambtelijke organisatie als het bestuur en op een aantal onderwerpen regie voert. Er werken ongeveer 36 mensen. De Concernstaf heeft een adviserend en dienend karakter richting bestuur en directie en voert daarnaast controles en onderzoeken uit.

De Concernstaf bestaat uit vijf subteams: bestuurssecretariaat, bestuurszaken, strategie, control en juridische zaken. Voor de tijdelijke ondersteuning van deze afdeling zoeken wij een managementondersteuner.

Opdracht

Als managementondersteuner ondersteun je de Concernstaf op meerdere manieren. De werkzaamheden bestaan uit het plannen van afspraken, regelen en notuleren van vergaderingen, verwerken van ziekmeldingen, organiseren van bijeenkomsten en overige dagelijkse ondersteunende werkzaamheden. Daarnaast lever je ondersteuning aan het bestuurlijk- en besluitvormingsproces richting directie, college en gemeenteraad.

In opdracht van de Concernstaf zoeken wij een ervaren en zelfstandig werkende managementondersteuner die gedurende de opdracht verantwoordelijk is voor het organiseren, coördineren en borgen van de management- en bestuurlijke ondersteuning binnen de Concernstaf. De opdracht is gericht op het tijdig en zorgvuldig organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten, het bewaken van agenda’s en actiepunten en het ondersteunen van het bestuurlijke besluitvormingsproces richting directie, college en gemeenteraad.

Daarnaast draagt de managementondersteuner zorg voor een gestructureerde en actuele administratieve ondersteuning, waaronder de verwerking en bewaking van afspraken, vergaderstukken en actie- en besluitenlijsten.

De werkzaamheden worden uitgevoerd binnen de organisatorische kaders en werkprocessen van de gemeente Pijnacker-Nootdorp. Vanwege de aard van de werkzaamheden is nauwe afstemming met medewerkers, management, directie en bestuur noodzakelijk. De managementondersteuner is verantwoordelijk voor een tijdige, zorgvuldige en kwalitatief juiste uitvoering van de werkzaamheden.

De opdracht bestaat uit:

• Het beheren en coördineren van agenda’s en afspraken binnen de Concernstaf.
• Het voorbereiden, organiseren en notuleren van vergaderingen en bijeenkomsten.
• Het administratief verwerken van onder meer ziekmeldingen en overige afdelingsondersteuning.
• Het ondersteunen van het bestuurlijk- en besluitvormingsproces richting directie, college en gemeenteraad.
• Het signaleren en bewaken van acties, afspraken en deadlines en het verzorgen van een correcte opvolging.

Resultaat

Gedurende de looptijd van de opdracht is de managementondersteuning van de Concernstaf tijdig en zorgvuldig georganiseerd. Afspraken en vergaderingen zijn gepland en voorbereid, verslaglegging en administratieve verwerking zijn op orde en acties en deadlines worden bewaakt.

Randvoorwaarden

• De werkzaamheden vinden plaats binnen de organisatorische kaders van de gemeente Pijnacker-Nootdorp.
• De inzet bedraagt 24 uur per week.
• Vanwege de noodzakelijke aansluiting op vergaderingen, werkzaamheden en bestuurlijke processen vindt de inzet plaats op maandag en dinsdag een halve dag en woensdag en donderdag een volledige dag. Daarnaast wordt flexibiliteit gevraagd voor incidentele inzet op vrijdag.
• De werkzaamheden vinden plaats binnen de organisatorische kaders en werkprocessen van de gemeente Pijnacker-Nootdorp.
• De werkzaamheden vragen om nauwe afstemming met medewerkers, management, directie en bestuur.
• De werkzaamheden vragen om zorgvuldige omgang met vertrouwelijke en politiek-bestuurlijk gevoelige informatie.
• De opdrachtnemer dient gedurende de gehele opdracht de opgenomen uitvoeringsvoorwaarde aantoonbaar te borgen.

Competenties

• Vaardigheid in het omgaan met vertrouwelijke informatie;
• Politiek-bestuurlijke sensitiviteit;
• Vaardigheid in het te woord staan van derden en het afhandelen van vragen of doorverwijzen;
• Vaardigheid om zowel in teamverband als zelfstandig te werken, met flexibiliteit en een resultaat- en servicegerichte houding;
• Betrouwbaar, nauwkeurig, dienstverlenend, proactief en communicatief vaardig.

Functieschaal

Deze functie is ingedeeld in functieschaal 7. Deze functieschaal is verbonden aan de desbetreffende cao van de opdrachtgever inzake de gelijke/gelijkwaardige beloning.

Benodigd aantal professionals

1.

Offerte-eisen

Maximaal 5 pagina’s cv, excl. motivatiebrief (1 pagina) en excl. voorblad (1 pagina), opgesteld in het Nederlands (minimaal 2 referenties, bestaande uit naam, functie en organisatie) in pdf.
*Indien er een uitvoeringsvoorwaarde wordt gehanteerd verzoeken we je in de offerte aannemelijk te maken en deugdelijk te onderbouwen op welke wijze er invulling gegeven wordt aan de uitvoeringsvoorwaarde, dit valt niet onder bovenstaande bepaling

Werkdagen

Maandag en dinsdag een halve dag en woensdag en donderdag een volledige dag. Daarnaast wordt flexibiliteit gevraagd voor incidentele inzet op vrijdag.