Managementondersteuner Concernstaf

Bright Professionals; Pijnacker-Nootdorp; On-site; EUR 23,000 - 32,000; Part time

Job summary

Gemeente Pijnacker-Nootdorp zoekt een Managementondersteuner Concernstaf die ondersteunt bij planning, vergaderingen en dagelijkse managementondersteuning. Je draagt bij aan de bestuurlijke besluitvorming richting directie, college en gemeenteraad.

Je beheert agenda’s, bereidt vergaderingen voor en zorgt voor accurate verslaglegging. Daarnaast verwerk je administratieve gegevens en bewaak je deadlines met discretie en zorgvuldigheid.

Qualifications

• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als managementondersteuner of managementassistent.
• Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring als managementondersteuner of managementassistent binnen een gemeentelijke organisatie.
• Je beschikt over een aantoonbaar afgeronde opleiding in een secretariële of administratieve richting op minimaal mbo-4-niveau.
• Je hebt in de afgelopen 5 jaar aantoonbare werkervaring opgedaan met MS Office 365.

Responsibilities

• Ondersteunen van de Concernstaf bij het plannen van afspraken en het organiseren van vergaderingen.
• Notuleren van vergaderingen en zorgen voor zorgvuldige verslaglegging.
• Verwerken van administratieve gegevens en beheren vergaderstukken, actie- en besluitenlijsten.
• Signaleren en bewaken van acties, afspraken en deadlines en opvolging verzorgen.

Skills

Vertrouwelijke info

Communicatief

Teamwork

Proactief

Education

MBO-4 secretariële/administratieve opleiding

Tools

MS Office 365

Notubiz

Job description

Voor Gemeente Pijnacker-Nootdorp zoeken wij een Managementondersteuner Concernstaf. Je ondersteunt de Concernstaf met het plannen van afspraken, het organiseren en notuleren van vergaderingen en het verzorgen van dagelijkse managementondersteuning. Ook ondersteun je het bestuurlijke besluitvormingsproces richting directie, college en gemeenteraad.

Je beheert agenda’s en afspraken, bereidt vergaderingen en bijeenkomsten voor en zorgt voor een zorgvuldige verslaglegging. Je verwerkt administratieve gegevens, waaronder ziekmeldingen, en houdt vergaderstukken, actie- en besluitenlijsten actueel. Daarnaast signaleer en bewaak je acties, afspraken en deadlines en zorg je voor een correcte opvolging.

Je stemt nauw af met medewerkers, management, directie en bestuur. Je gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke en politiek-bestuurlijk gevoelige informatie en zorgt ervoor dat de ondersteuning tijdig, gestructureerd en nauwkeurig verloopt.

Jouw profiel

• Je kunt goed omgaan met vertrouwelijke informatie en bent politiek-bestuurlijk sensitief.
• Je communiceert vaardig en kunt derden professioneel te woord staan, vragen afhandelen of doorverwijzen.
• Je werkt zowel zelfstandig als in teamverband.
• Je bent flexibel, proactief en resultaatgericht.
• Je bent servicegericht, dienstverlenend, betrouwbaar en nauwkeurig.

Over de organisatie en het team

Je werkt binnen de Concernstaf van de gemeente Pijnacker-Nootdorp. De Concernstaf ondersteunt de ambtelijke organisatie en het bestuur en voert op verschillende onderwerpen de regie. Het team heeft een adviserend en dienstverlenend karakter richting bestuur en directie en voert daarnaast controles en onderzoeken uit.

Functie-eisen

• Je hebt minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als managementondersteuner of managementassistent.
• Je hebt minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring als managementondersteuner of managementassistent binnen een gemeentelijke organisatie.
• Je beschikt over een aantoonbaar afgeronde opleiding in een secretariële of administratieve richting op minimaal mbo-4-niveau.
• Je hebt in de afgelopen 5 jaar aantoonbare werkervaring opgedaan met MS Office 365.

Functie-wensen

• Je hebt minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als managementondersteuner, managementassistent of in een vergelijkbare functie binnen een gemeente.
• Je hebt aantoonbare werkervaring met Microsoft 365 en complex agenda- en afsprakenbeheer.
• Je hebt aantoonbare werkervaring met het ondersteunen van bestuurlijke besluitvormingsprocessen, waaronder het voorbereiden en organiseren van vergaderingen, het bewaken van stukken en het bijhouden van actie- en/of besluitenlijsten.
• Je hebt aantoonbare werkervaring met Notubiz.

Extra Informatie

• Aantal uur 24
• ZZP mogelijk? Nee
• Thuiswerken mogelijk? N.t.b.
• Startdatum zo spoedig mogelijk
• Opleidingsniveau MBO