Managementondersteuner Concernstaf

Public United; Pijnacker-Nootdorp; Remote; EUR 32,000 - 42,000; Full time

Job summary

Gemeente Pijnacker-Nootdorp zoekt een ervaren managementondersteuner voor de Concernstaf (CST). U verzorgt agenda's, plant afspraken, notuleert vergaderingen en verwerkt ziekmeldingen.

Daarnaast organiseert u bijeenkomsten en levert u ondersteuning aan bestuurlijk- en besluitvormingsprocessen richting directie, college en gemeenteraad. De functie vraagt zelfstandigheid, discretie en nauwkeurigheid; u onderhoudt contact met medewerkers, management, directie en bestuur en werkt op maandag en

Qualifications

• Ervaring als managementondersteuner in een bestuurlijke setting.
• Inzicht in bestuurlijk- en besluitvormingsprocessen.
• Nauwkeurig en discreet handelen.

Responsibilities

• Plan vergaderingen en bewaak agenda's.
• Notuleren van vergaderingen en verwerken van ziekmeldingen.
• Organiseer bijeenkomsten en assisteer bij bestuurlijke besluitvorming richting directie, college en gemeenteraad.

Skills

Organiseren

Notuleren

Agenda beheer

Communicatie

Discretie

Job description

De Gemeente Pijnacker-Nootdorp is een groeigemeente waar het inwoneraantal de komende jaren toeneemt van 55.000 naar 65.000. De gemeente werkt aan grote projecten op het gebied van woningbouw, bedrijventerreinen, infrastructuur, voorzieningen, natuur en recreatie. De ambtelijke organisatie telt circa 500 medewerkers en kenmerkt zich door een informele cultuur met vertrouwen en ruimte voor eigen inbreng.

De Concernstaf (CST) is een stafafdeling onder leiding van de gemeentesecretaris met ongeveer 36 medewerkers, bestaande uit vijf subteams: bestuurssecretariaat, bestuurszaken, strategie, control en juridische zaken. U wordt gevraagd als managementondersteuner de Concernstaf op meerdere manieren te ondersteunen. De werkzaamheden bestaan uit het plannen van afspraken, regelen en notuleren van vergaderingen, verwerken van ziekmeldingen, organiseren van bijeenkomsten en overige dagelijkse ondersteunende werkzaamheden. Daarnaast levert u ondersteuning aan het bestuurlijk- en besluitvormingsproces richting directie, college en gemeenteraad.

Als ervaren en zelfstandig werkende managementondersteuner bent u gedurende de opdracht verantwoordelijk voor het organiseren, coördineren en borgen van de management- en bestuurlijke ondersteuning. U zorgt voor tijdig en zorgvuldig organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten, bewaakt agenda's en actiepunten, ondersteunt het bestuurlijke besluitvormingsproces en verzorgt gestructureerde en actuele administratieve ondersteuning. De werkzaamheden vereisen nauwe afstemming met medewerkers, management, directie en bestuur, alsmede zorgvuldige omgang met vertrouwelijke en politiek-bestuurlijk gevoelige informatie. U werkt op maandag en dinsdag een halve dag en woensdag en donderdag volledig, met flexibiliteit voor incidentele vrijdagwerk.

Looptijd: 3 maanden