Managementondersteuner

Sterksen; Utrecht; Hybrid; EUR 28,000 - 41,000; Part time

Benefits offered by this job

Thuiswerken mogelijk

Detachering tijdelijke opdracht

Job summary

Rechtspraak zoekt een ervaren managementondersteuner met HR-taken voor een tijdelijke detachering in Utrecht. De functie omvat organisatorische en administratieve werkzaamheden, inclusief HR-ondersteuning, met aandacht voor planning en vertrouwelijkheid.

Je combineert zelfstandig werken met teamwerk, heeft kennis van Microsoft 365, TOPdesk en Leonardo, en werkt aan een variëteit aan processen rondom in-, door- en uitstroom van medewerkers.

Qualifications

• Minimaal een mbo-opleiding op niveau 4 of gelijkwaardig.
• 3–5 jaar relevante werkervaring in managementondersteuning, secretariaat of HR-administratie.
• Ervaring met in-, door- en uitstroom van medewerkers.
• Bij voorkeur ervaring met personele administratie en ziekte-/herstelmeldingen.
• Goede plannings- en organisatievaardigheden.
• Kennis van Microsoft 365.
• In staat zelfstandig én in teamverband te werken.
• Organisatiesensitiviteit, integriteit en vertrouwelijkheid.
• Ervaring in een complexe organisatie, bij voorkeur publieke sector/overheid.
• Affiniteit met technologie en digitale hulpmiddelen.
• Ervaring met systemen TOPdesk en Leonardo, of vergelijkbare toepassingen.

Responsibilities

• Notuleren en voorbereiden van vergaderingen.
• Afspraken en deadlines plannen en bewaken.
• Organiseren van afspraken, vergaderingen en intakegesprekken.
• Beheren van informatie in geautomatiseerde systemen.
• Ondersteunen bij HR-administratieve processen zoals in-, door- en uitstroom.
• Beantwoorden van e-mails en telefoontjes.
• Correspondentie opstellen en verzenden.
• Signaleren van knelpunten en voorstellen van verbeteringen.

Skills

Organisatie

Planning

Discretie

Teamwerk

Education

MBO niveau 4

Tools

TOPdesk

Leonardo

Microsoft 365

Job description

Managementondersteuner met HR-taken bij de Rechtspraak

Standplaats: Utrecht, met mogelijke dienstreizen in de regio

Uren: 24 uur per week

Inzet: tijdelijke opdracht op basis van detachering

Over de opdracht

Voor de Rechtspraak zoeken we een ervaren managementondersteuner die tijdelijk het verschil maakt binnen een dynamische en complexe organisatie. Vanwege het zwangerschaps-, bevallings- en ouderschapsverlof van een collega is er behoefte aan tijdelijke versterking van het team.

In deze veelzijdige functie combineer je managementondersteuning met administratieve werkzaamheden en een aantal HR-gerelateerde taken. Je zorgt ervoor dat de dagelijkse werkzaamheden soepel verlopen, houdt overzicht over afspraken en deadlines en ondersteunt bij personele administratieve processen, zoals de in-, door- en uitstroom van medewerkers.

Je bent proactief, denkt vooruit en ontzorgt collega's waar nodig. Dankzij jouw organisatorische vaardigheden en zorgvuldige werkwijze blijven processen op orde en kunnen collega's op je rekenen.

Als managementondersteuner ben je verantwoordelijk voor uiteenlopende organisatorische, administratieve en communicatieve werkzaamheden, waaronder HR-ondersteuning.

Managementondersteuning, organisatie en planning

• Voorbereiden en notuleren van vergaderingen.
• Prioriteiten stellen en deadlines bewaken.
• Afspraken, vergaderingen, intakegesprekken en bijeenkomsten organiseren en plannen.
• Dubbele boekingen voorkomen en actiepunten opvolgen.
• Informatie verwerken in geautomatiseerde systemen.
• Ondersteunen bij de organisatie van teamuitjes en andere bijeenkomsten.

HR-administratie en personele ondersteuning

• Ondersteunen bij de administratieve processen rondom de in-, door- en uitstroom van medewerkers.
• Verwerken en opvolgen van ziek- en herstelmeldingen.
• Ondersteunen bij het aanvragen en beheren van autorisaties.
• HR-gerelateerde gegevens en informatie zorgvuldig verwerken in de daarvoor bestemde systemen.
• Collega's ondersteunen bij administratieve vragen over personele processen.

Communicatie en administratieve ondersteuning

• Beantwoorden en afhandelen van e-mails en telefoontjes.
• Opstellen en verzorgen van correspondentie.
• Informatie uitwisselen en actiepunten bewaken.
• Verzorgen van administratieve werkzaamheden rondom catering en bestelaanvragen.

Signaleren en ontzorgen

• Knelpunten in werkprocessen signaleren en verbeteringen voorstellen.
• Vooruitdenken en anticiperen op de behoeften van collega's.
• Werken volgens de geldende richtlijnen en zorgvuldig omgaan met vertrouwelijke informatie.
• Collega's wegwijs maken binnen de organisatie en fungeren als vraagbaak.
• Meedenken over het verbeteren van administratieve, organisatorische en personele processen.

Wat breng je mee?

We zoeken een kandidaat die organisatorisch sterk is, zelfstandig kan werken en ervaring heeft met zowel administratieve ondersteuning als HR-gerelateerde processen.

• Je beschikt over minimaal een mbo-opleiding op niveau 4 of een vergelijkbaar werk- en denkniveau.
• Je hebt 3 tot 5 jaar relevante werkervaring in managementondersteuning, secretariële ondersteuning, HR-administratie of een vergelijkbare functie.
• Je hebt ervaring met administratieve processen rondom de in-, door- en uitstroom van medewerkers.
• Je hebt bij voorkeur ervaring met personele administratie, zoals het verwerken van ziek- en herstelmeldingen.
• Je beschikt over goede plannings- en organisatievaardigheden.
• Je hebt kennis van en ervaring met Microsoft 365.
• Je kunt zowel zelfstandig als in teamverband werken.
• Je bent organisatiesensitief, integer en zorgvuldig in het omgaan met vertrouwelijke informatie.
• Je hebt ervaring binnen een complexe organisatie, bij voorkeur binnen de publieke sector of de overheid.
• Je hebt affiniteit met techniek en digitale hulpmiddelen.
• Je hebt ervaring met systemen zoals TOPdesk en Leonardo, of vergelijkbare applicaties.

Welke competenties passen bij jou?

• Plannen en organiseren: je houdt overzicht, stelt prioriteiten en bewaakt deadlines.
• Organisatiesensitiviteit: je begrijpt de verhoudingen binnen een organisatie en handelt daar passend naar.
• Integriteit: je gaat zorgvuldig en vertrouwelijk om met informatie, waaronder personele gegevens.
• Klantgerichtheid: je bent servicegericht en denkt mee met collega's.
• Flexibiliteit: je schakelt gemakkelijk tussen managementondersteuning, HR-administratie en andere werkzaamheden.
• Voortgangscontrole: je bewaakt afspraken en zorgt ervoor dat acties tijdig worden opgevolgd.

Wat kun je verwachten?

• Een tijdelijke opdracht van 1 december 2026 tot en met 31 augustus 2027.
• Een werkweek van 24 uur.
• Een veelzijdige functie waarin managementondersteuning en HR-administratie samenkomen.
• Een werkomgeving binnen de Rechtspraak, waar zorgvuldigheid, samenwerking en dienstverlening centraal staan.
• De mogelijkheid om, in overleg en afhankelijk van de werkzaamheden, vanuit huis te werken.
• Mogelijke dienstreizen binnen de regio.

Voor de start van de opdracht is een geldige Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vereist.