Managementondersteuner Concernstaf

Linkedtalent; Zuid-Holland; On-site; EUR 22,000 - 27,000; Part time

Job summary

Gemeente Pijnacker-Nootdorp zoekt een managementondersteuner voor de Concernstaf. Je ondersteunt de staf bij planning, vergaderingen en governance, bewaakt agenda’s en zorgt voor gestructureerde administratieve processen.

De functie is 24 uur per week, interne samenwerking met management, directie en gemeenteraad staat centraal, met een focus op discreet en professioneel handelen enNotubiz/Office365-ondersteuning.

Qualifications

• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als managementondersteuner of managementassistent.
• Notuleerervaring en vaardigheid in vergaderingen plannen bewaakt deadlines en opvolging.
• Ervaring met MS Office 365 en Notubiz voor documenten en besluitvorming.
• Beschikbaarheid volgens randvoorwaarden: 24 uur per week, maandag/dinsdag halve dagen, woensdag/donderdag volle dag.

Responsibilities

• Plannen van afspraken en notuleren van vergaderingen.
• Verwerken van ziekmeldingen en administratieve ondersteuning.
• Organiseren van bijeenkomsten en overige dagelijkse werkzaamheden.
• Ondersteunen van bestuurlijk- en besluitvormingsprocessen richting directie, college en gemeenteraad.
• Bewaken van agenda’s, actiepunten en tijdige opvolging.

Skills

Vertrouwelijk omgaan met informatie

Politiek-bestuurlijke sensitiviteit

Discretie

Education

Secretariële of administratieve richting mbo4

Tools

MS Office 365

Notubiz

Job description

Organisatie

De gemeente Pijnacker-Nootdorp is een groeigemeente, de komende jaren neemt het inwoneraantal toe van 55.000 naar 65.000. We werken de komende jaren aan grote projecten op het gebied van woningbouw, bedrijventerreinen, infrastructuur, voorzieningen, natuur en recreatie. Het ondernemersklimaat wordt gekenmerkt door innovatieve ondernemers die vooruitlopen op het gebied van warmtetransitie en duurzaamheid. Wonen in Pijnacker-Nootdorp is aantrekkelijk vanwege de goede voorzieningen en de prettige ligging in het groen met uitstekende verbindingen naar Den Haag en Rotterdam.

De ambtelijke organisatie bestaat uit circa 500 medewerkers. De organisatiecultuur kenmerkt zich door een informeel karakter, vertrouwen en veel ruimte voor eigen inbreng en ontwikkeling. Onze medewerkers voelen zich gewaardeerd en zijn trots op de organisatie waarvoor zij werken.

Ons team

De Concernstaf (CST) is een stafafdeling die in opdracht van de gemeentesecretaris ondersteuning biedt aan zowel de ambtelijke organisatie als het bestuur en op een aantal onderwerpen regie voert. Er werken ongeveer 36 mensen. De Concernstaf heeft een adviserend en dienend karakter richting bestuur en directie en voert daarnaast controles en onderzoeken uit. De Concernstaf bestaat uit vijf subteams: bestuurssecretariaat, bestuurszaken, strategie, control en juridische zaken. Voor de tijdelijke ondersteuning van deze afdeling zoeken wij een managementondersteuner.

Opdracht

Als managementondersteuner ondersteun je de Concernstaf op meerdere manieren. De werkzaamheden bestaan uit het plannen van afspraken, regelen en notuleren van vergaderingen, verwerken van ziekmeldingen, organiseren van bijeenkomsten en overige dagelijkse ondersteunende werkzaamheden. Daarnaast lever je ondersteuning aan het bestuurlijk- en besluitvormingsproces richting directie, college en gemeenteraad. In opdracht van de Concernstaf zoeken wij een ervaren en zelfstandig werkende managementondersteuner die gedurende de opdracht verantwoordelijk is voor het organiseren, coördineren en borgen van de management- en bestuurlijke ondersteuning binnen de Concernstaf. De opdracht is gericht op het tijdig en zorgvuldig organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten, het bewaken van agenda’s en actiepunten en het ondersteunen van het bestuurlijke besluitvormingsproces richting directie, college en gemeenteraad. Daarnaast draagt de managementondersteuner zorg voor een gestructureerde en actuele administratieve ondersteuning, waaronder de verwerking en bewaking van afspraken, vergaderstukken en actie- en besluitenlijsten. De werkzaamheden worden uitgevoerd binnen de organisatorische kaders en werkprocessen van de gemeente Pijnacker-Nootdorp. Vanwege de aard van de werkzaamheden is nauwe afstemming met medewerkers, management, directie en bestuur noodzakelijk. De managementondersteuner is verantwoordelijk voor een tijdige, zorgvuldige en kwalitatief juiste uitvoering van de werkzaamheden.

• Het beheren en coördineren van agenda’s en afspraken binnen de Concernstaf.
• Het voorbereiden, organiseren en notuleren van vergaderingen en bijeenkomsten.
• Het administratief verwerken van onder meer ziekmeldingen en overige afdelingsondersteuning.
• Het ondersteunen van het bestuurlijk- en besluitvormingsproces richting directie, college en gemeenteraad.
• Het signaleren en bewaken van acties, afspraken en deadlines en het verzorgen van een correcte opvolging.

Resultaat

Gedurende de looptijd van de opdracht is de managementondersteuning van de Concernstaf tijdig en zorgvuldig georganiseerd. Afspraken en vergaderingen zijn gepland en voorbereid, verslaglegging en administratieve verwerking zijn op orde en acties en deadlines worden bewaakt.

Randvoorwaarden

• De werkzaamheden vinden plaats binnen de organisatorische kaders van de gemeente Pijnacker-Nootdorp.
• De inzet bedraagt 24 uur per week.
• Vanwege de noodzakelijke aansluiting op vergaderingen, werkzaamheden en bestuurlijke processen vindt de inzet plaats op maandag en dinsdag een halve dag en woensdag en donderdag een volledige dag. Daarnaast wordt flexibiliteit gevraagd voor incidentele inzet op vrijdag.
• De werkzaamheden vinden plaats binnen de organisatorische kaders en werkprocessen van de gemeente Pijnacker-Nootdorp.
• De werkzaamheden vragen om nauwe afstemming met medewerkers, management, directie en bestuur.
• De werkzaamheden vragen om zorgvuldige omgang met vertrouwelijke en politiek-bestuurlijk gevoelige informatie.

Eisen

• Indien opdrachtnemer personeel ter beschikking stelt, staat opdrachtnemer in het handelsregister geregistreerd als bedrijf dat personeel ter beschikking stelt (conform Waadi)
• Bring your own device is van toepassing. Dit houdt in dat de kandidaat die de opdracht gegund krijgt zelf een mobiele telefoon inclusief abonnement moet meenemen voor alle zakelijke contacten. Ditzelfde geldt voor een laptop c.q. iPad. De kandidaat maakt bij de start van de opdracht zijn/haar telefoonnummer bekend
• De beroepsaansprakelijkheidsverzekering en de aansprakelijkheidsverzekering bedrijven biedt qua verzekerde hoedanigheid, inhoudelijk dekking aan minimaal de opdrachtwaarde van de opdracht
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als managementondersteuner of managementassistent
• Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring als managementondersteuner, managementassistent binnen een gemeentelijke organisatie
• Aantoonbaar afgeronde opleiding in secretariële of administratieve richting op minimaal mbo4-niveau
• Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met MS Office 365, benoem dit is opgedaan
• Per 18 november 2026 beschikbaar voor 24 uur per week waarvan maandag en dinsdag een halve dag en woensdag en donderdag een volledige dag. Daarnaast wordt flexibiliteit gevraagd voor incidentele inzet op vrijdag

Wensen

• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als managementondersteuner, managementassistent of vergelijkbare functie binnen een gemeente
• Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 3 jaar met Microsoft 365 en complex agenda- en afsprakenbeheer, benoem waar dit is opgedaan
• Aantoonbare werkervaring met het ondersteunen van bestuurlijke besluitvormingsprocessen, waaronder het voorbereiden en organiseren van vergaderingen, bewaken van stukken en bijhouden van actie- en/of besluitenlijsten
• Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 3 jaar met Notubiz, benoem waar dit is opgedaan
• Per 18 november 2026 beschikbaar voor 24 uur per week op de bij de randvoorwaarden genoemde momenten
• Competentie: Vaardigheid in het omgaan met vertrouwelijke informatie
• Competentie: Politiek-bestuurlijke sensitiviteit
• Competentie: Vaardigheid in het te woord staan van derden