Administratief Ondersteuner

ARCHIPEL Consultancy; Rotterdam; Hybrid; EUR 44,000 - 50,000; Full time

Benefits offered by this job

32–36 uur per week

Verlengingskansen

Werkplek bij gemeente Rotterdam

Job summary

ARCHIPEL Consultancy zoekt voor de gemeente Rotterdam een nauwkeurige en zelfstandige Administratief Ondersteuner met affiniteit voor HR en personeelsadministratie. Je voert administratieve taken uit rondom de inzet van tijdelijke medewerkers en werkt nauw samen met inhuuradviseurs, opdrachtgevers en leveranciers.

Je werkt dinsdags en donderdagen op kantoor aan de Wilhelminakade in Rotterdam. Je bent een zelfstandige en administratief vaardige professional die deadlines bewaakt, overzicht houdt

Qualifications

• Minimaal een afgeronde mbo 4-opleiding.
• Minimaal twee jaar relevante administratieve ervaring.
• Ervaring met notuleren en het bewaken van actiepunten.
• Ervaring met HR-gerelateerde administratie is een pré.
• Goede beheersing van MS Office en interne systemen (Oracle Fusion, ADP, Mercell).

Responsibilities

• Verwerken, controleren en actualiseren van administratieve gegevens in diverse systemen.
• Registreren en controleren van gegevens van externe medewerkers en stagiaires.
• Ondersteunen bij HR-processen en personeelsinhuur.
• Verzamelen en registreren van afspraken en inkoopgegevens in Oracle.
• Telefonisch en e-mailmatig afhandelen van vragen van collega’s en leveranciers.
• Notuleren van vergaderingen en bewaakt actiepunten.
• Ondersteunen bij organisatie van werkoverleggen en verslaglegging.

Skills

Nauwkeurig

Zelfstandigheid

Communicatieve vaardigheden

Deadlinegericht

Klantgericht

Teamwerk

Education

MBO 4-opleiding

Tools

Microsoft Word

Microsoft Excel

Microsoft Outlook

Oracle Fusion

ADP

Mercell

Job description

Voor de gemeente Rotterdam zijn wij op zoek naar een nauwkeurige en zelfstandige Administratief Ondersteuner met affiniteit voor HR en personeelsadministratie. In deze functie ondersteun je verschillende organisatieonderdelen bij de administratieve processen rondom de inzet van tijdelijke medewerkers. Je werkt nauw samen met inhuuradviseurs, opdrachtgevers en leveranciers en zorgt ervoor dat gegevens, afspraken en administratieve dossiers zorgvuldig worden verwerkt en vastgelegd. Daarnaast ben je betrokken bij het controleren van inkoopdossiers, het registreren van externe medewerkers en het verbeteren van administratieve werkprocessen. Met jouw gestructureerde werkwijze draag je bij aan een efficiënte en professionele dienstverlening binnen de gemeente.

Waar je terechtkomt

Je gaat aan de slag binnen het cluster Bestuurs- en Concernondersteuning (BCO) van de gemeente Rotterdam, bij de afdeling Mobiliteit. Binnen deze afdeling maak je deel uit van Team Inhuur, dat verantwoordelijk is voor de ondersteuning en coördinatie van de inzet van externe medewerkers binnen de gemeentelijke organisatie. Je werkt samen met inhuuradviseurs en administratieve professionals in een betrokken en collegiale werkomgeving. Binnen het team is ruimte voor samenwerking, eigen initiatief en het verbeteren van bestaande werkprocessen. Je werkt op dinsdag en donderdag op kantoor aan de Wilhelminakade in Rotterdam.

Wat dit vraagt

Je bent een zelfstandige en administratief vaardige professional die nauwkeurig werkt en gemakkelijk overzicht houdt over verschillende werkzaamheden. Je kunt goed omgaan met deadlines, stelt de juiste prioriteiten en schakelt moeiteloos tussen administratieve taken en vragen van collega’s en leveranciers. Daarnaast ben je communicatief sterk, klantgericht en proactief. Je werkt gestructureerd, denkt mee over verbeteringen en weet knelpunten binnen administratieve processen tijdig te signaleren. Je kunt zowel zelfstandig als in teamverband werken en beschikt over een goede beheersing van de Nederlandse taal.

Wat je gaat doen

• Je verwerkt, controleert en actualiseert administratieve gegevens in verschillende systemen.
• Je registreert en controleert gegevens van externe medewerkers en onbetaalde stagiaires in het registratiesysteem MijnHR.
• Je ondersteunt bij administratieve werkzaamheden rondom HR-processen en personeelsinhuur.
• Je verzamelt, verwerkt en registreert afspraken en inkoopgegevens in Oracle.
• Je controleert inkoopdossiers op volledigheid en naleving van relevante wet- en regelgeving.
• Je beantwoordt telefonisch en per e-mail vragen van collega’s, opdrachtgevers en leveranciers.
• Je ondersteunt bij het organiseren van werkoverleggen, verzorgt de verslaglegging en bewaakt actiepunten.
• Je signaleert knelpunten in administratieve processen en doet voorstellen om de werkprocessen en informatievoorziening te verbeteren.
• Je beschikt over een afgeronde mbo 4-opleiding.
• Je hebt minimaal twee jaar werkervaring met het uitvoeren van administratieve processen.
• Je hebt ervaring met het notuleren van overleggen en het bewaken van actiepunten.
• Je hebt ervaring met het afhandelen van telefonische vragen en e-mailcorrespondentie.
• Je hebt ervaring met administratieve ondersteuning bij de ontwikkeling en uitvoering van HR-beleid.
• Je hebt ervaring met het signaleren van knelpunten en het doen van verbetervoorstellen voor administratieve werkprocessen.
• Je hebt ervaring met Microsoft Office, waaronder Word, Excel en Outlook.
• Ervaring binnen recruitment, personeelsadministratie of een ondersteunende HR-functie is een pré.
• Kennis van systemen zoals Oracle Fusion, ADP en Mercell is een pré.

Dit bieden wij jou

• Je krijgt de mogelijkheid om aan de slag te gaan binnen een grote gemeentelijke organisatie en een belangrijke bijdrage te leveren aan de ondersteuning van HR- en inhuurprocessen. Je werkt in een professionele en collegiale omgeving waarin samenwerking, nauwkeurigheid en kwaliteit centraal staan. Binnen de gemeente Rotterdam krijg je de ruimte om zelfstandig verantwoordelijkheid te nemen, je administratieve vaardigheden verder te ontwikkelen en actief mee te denken over procesverbeteringen. Het betreft een opdracht van 32 tot 36 uur per week voor een periode van zes maanden, met de mogelijkheid tot verlenging.

Hoe het werkt

Van eerste gesprek tot eerste werkdag

Een gesprek van 30 minuten over je vak, je tarief en het type organisatie waar je tot je recht komt.

Voorstel op maat

Je krijgt alleen opdrachten te zien die passen. Inclusief context over het team en de politieke omgeving.

Wij zetten je rechtstreeks door bij de opdrachtgever en bereiden je voor op het gesprek.

Contract, tarief en verlenging geregeld. Daarna blijven we contact houden tijdens de opdracht.