Managementondersteuner

Gemeente Oudewater; Oudewater; Hybrid; EUR 32,000 - 45,000; Part time

Benefits offered by this job

Flexibele werktijden

Job summary

Gemeente Oudewater zoekt een Managementondersteuner voor parttime dienstverband. Je bent de ogen en oren van de teammanagers en bewaakt de verbinding tussen hun agenda en taken. Je denkt mee, zoekt efficiënte oplossingen en anticipeert op wat komt.

Je werkt nauwkeurig, bent een zelfstarter en prioriteer je werkzaamheden effectief. Ervaring met HR-administratie en Decos JOIN is een pré.

Qualifications

• Kandidaten hebben mbo-opleiding op niveau algemene administratie.
• Ervaring met agendabeheer en e-mailbeheer is vereist.
• Notuleren en archiveren van documenten is een pluspunt.

Responsibilities

• Beheren van agenda en e-mail op verzoek; plannen en facility management van afspraken.
• Verbanden leggen tussen e-mails, agenda en afspraken en hier proactief op reageren.
• Ondersteunen bij personeelsadministratie en HR-processen.
• Documentatie vastleggen en archiveren in het zaaksysteem Decos JOIN.
• Notuleren van teamoverleggen en organiseren van teamdagen en jubilea.
• Regelen van locaties voor overleggen en trainingen en coördineren van faciliteiten.

Skills

Agenda beheer

E-mail management

Notuleren

Prioriteren

Proactief werken

Education

MBO algemeen

Tools

Decos JOIN

Job description

Omschrijving functie

Managementondersteuner Gemeente Oudewater verified Initiatiefnemer van Oudewater Werkt Gemeente Oudewater is op zoek naar een Managementondersteuner! - Parttime - MBO - € 2875 - € 4065 per maand Wat ga je doen? Als oren en ogen van de teammanagers zie jij de verbinding in wat er speelt binnen hun teams. Je hebt een nuchtere en frisse blik waarmee je proactief vooruitkijkt. Hierdoor weet je gemakkelijk meerdere ballen in de lucht te houden en adequaat in te spelen op dat wat gaat komen. Jij komt hiervoor met creatieve oplossingen en ziet wat efficiënter of beter kan. Tegelijk speel je flexibel en stressbestendig in op dat wat nú speelt en zorgt dat de agenda's daarop aansluiten. Je hebt een afwisselend takenpakket:

• Agenda- en, op verzoek, e-mailbeheer
• Complex agendabeheer; niet alleen het inplannen van de afspraak, maar ook alle faciliteiten rondom de afspraak organiseren. Het is jouw verantwoordelijkheid dat de dag van de teammanagers klopt van a tot z.
• Verbanden leggen tussen de e-mail van de teammanagers en de agenda's en hier proactief naar handelen.
• Ondersteuning bij (personeels)administratie
• Processen vastleggen, afhandelen en archiveren in ons zaaksysteem (Decos JOIN).
• Aan- en afmelden van personeel.
• Ondersteunen bij inhuur personeel, zoals contractenbeheer, verlenging, etc.
• Maken van vakantieplanningen.
• Facturen coderen.
• Abonnementenbeheer.
• Notuleren (team)overleggen
• Organiseren van jubilea, afscheid, e.d.
• Organiseren van teamdagen.
• Locaties in- en extern regelen voor overleggen, trainingen en het verzorgen voorzieningen.
• Samenwerking en onderlinge vervanging met de overige management ondersteuners.
• Verdere voorkomende taken.

Wat vragen wij? Jouw organisatietalent komt pas echt tot zijn recht wanneer je hiermee mensen kunt ontzorgen. Je bent nauwkeurig, een zelfstarter en goed in prioriteren. Jij ziet de verbinding tussen e-mail en agenda, tussen gemaakte afspraken en...

Opleidingsniveau Mbo-algemeen

Werkervaring

Ervaring 36 maand(en)

Contactgegevens

Waardsedijk 219 3421NE OUDEWATER

Acquisitie is niet gewenst bij deze vacature.