Management assistent

Usgrestart; Delft; On-site; EUR 29,000 - 40,000; Full time

Job summary

Usgrestart in Delft zoekt een gestructureerde management ondersteuner die het managementteam ondersteunt bij dagelijkse en structurele administratieve processen. Je werkt nauw samen met de programmamanager en het vakgroephoofd, beheert agenda's, coördineert evenementen en zorgt voor tijdige rapportages en actuele documentatie.

Je beschikt over een MBO 4-diploma, 3+ jaar ervaring, en uitstekende Microsoft Office-kennis. Je bent organisatorisch sterk, nauwkeurig, proactief en communicatief vaardig.

Qualifications

• Minimaal 3 jaar ervaring in administratieve ondersteuning.
• Uitstekende beheersing van Microsoft Office.
• Communicatief vaardig in mondeling en schriftelijk contact.

Responsibilities

• Beheren van agenda's: vergaderingen plannen, vergaderstukken voorbereiden en actiepunten opvolgen.
• Verwerken van correspondentie: inkomende en uitgaande e-mails beheren en interne communicatie.
• Voorbereiden van documenten: opstellen van rapportages, presentaties en andere managementondersteunende stukken.
• Administratieve ondersteuning: facturen verwerken, dienstreizen organiseren, urenstaten bijhouden en capaciteitsaanvragen coördineren.
• Coördineren van bijeenkomsten: evenementen en reserveringen voor interne/externe overleggen.

Skills

Organisatie

Communicatie

Nauwkeurigheid

Proactief

Education

MBO 4-diploma

Tools

Microsoft Office

Job description

Als management ondersteuner draag je bij aan het soepel laten verlopen van de dagelijkse en structurele administratieve processen binnen ons team. Je werkt nauw samen met de programmamanager en het vakgroephoofd en ondersteunt hen met een breed scala aan taken. Van het beheren van agenda's tot het coördineren van evenementen, jouw rol vraagt om organisatorische vaardigheden, nauwkeurigheid en een proactieve houding. Je bent communicatief sterk en schakelt moeiteloos tussen verschillende verantwoordelijkheden en prioriteiten.

Wat je gaat doen:

• Beheren van agenda's: plannen van vergaderingen, voorbereiden van vergaderstukken en opvolgen van actiepunten;
• Verwerken van correspondentie: beheren van inkomende en uitgaande e-mails en interne communicatie;
• Voorbereiden van documenten: opstellen van rapportages, presentaties en andere ondersteunende stukken voor het management;
• Administratieve ondersteuning: verwerken van facturen, organiseren van dienstreizen, bijhouden van urenstaten en coördineren van capaciteitsaanvragen;
• Coördineren van bijeenkomsten: organiseren van evenementen en reserveringen voor interne en externe overleggen.

We zoeken een gestructureerde en proactieve management ondersteuner die het managementteam efficiënt ondersteunt bij administratieve en organisatorische taken.

• MBO 4-diploma, bij voorkeur in een relevante richting';
• Minimaal 3 jaar ervaring in administratieve ondersteuning;
• Uitstekende beheersing van Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint);
• Organisatorisch sterk, met oog voor detail en deadlines;
• Communicatief vaardig, zowel mondeling als schriftelijk.