Management Assistent

Matchpoint Banen BV; Middelburg; On-site; EUR 39,000 - 52,000; Part time

Benefits offered by this job

Hybride werken

Job summary

Matchpoint Banen BV zoekt een Managementassistent die het afdelingshoofd en het managementteam ondersteunt bij dagelijkse werkzaamheden in Middelburg. Je beheert agenda en mailbox, plant overleg en bereidt documenten voor.

Je werkzaamheden variëren van notuleren tot het opstellen van brieven en het voorbereiden van bestuursvergaderingen. Een 24-urige werkweek en een salaris volgens de CAO Waterschappen vormen de randvoorwaarden.

Qualifications

• MBO-opleiding niveau 4, secretariële richting.
• Minimaal 2 jaar ervaring als managementassistent, inclusief notuleren.
• Goede schriftelijke en mondelinge communicatieve vaardigheden.
• Een nauwkeurige en gestructureerde werkwijze.
• Een goed gevoel voor vertrouwelijke informatie en bestuurlijke gevoeligheden.
• Beschikbaarheid voor gemiddeld 24 uur per week.
• Bereidheid om regelmatig aanwezig te zijn op locatie in Middelburg.
• Ervaring binnen een politiek-bestuurlijke omgeving is een sterke pré.

Responsibilities

• Beheren van de agenda en mailbox van het afdelingshoofd.
• Plannen en voorbereiden van interne en externe overleggen.
• Opstellen van brieven, documenten en andere correspondentie.
• Voorbereiden van bestuursvergaderingen samen met het afdelingshoofd.
• Opstellen van agenda’s en bijhouden van actielijsten.
• Vastleggen van besluiten en zorgen dat betrokkenen goed geïnformeerd blijven.
• Notuleren van overleggen met gemeenten, provincie en andere samenwerkingspartners.
• Bewaken van afspraken en zorgen dat acties niet blijven liggen.

Skills

Agendabeheer

Notuleren

Plannen

Organisatie

Communicatieve vaardigheden

Proactief

Discretie

Education

MBO-opleiding niveau 4, secretariële richting

Job description

Ben jij een organisatietalent dat graag zorgt dat alles achter de schermen soepel verloopt? Voor een Zeeuwse (semi-)overheidsorganisatie zoeken wij een Managementassistent die het afdelingshoofd en het managementteam ondersteunt bij de dagelijkse werkzaamheden.
Een afwisselende functie voor iemand die houdt van plannen, organiseren, overzicht bewaren en graag een belangrijke ondersteunende rol vervult binnen een professionele organisatie.

Wat ga je doen?

Als managementassistent ben jij de rechterhand van het afdelingshoofd van de afdeling Afvalwaterketen en ondersteun je het managementteam. Je zorgt ervoor dat afspraken goed worden voorbereid, informatie op orde is en acties worden opgevolgd.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Beheren van de agenda en mailbox van het afdelingshoofd;
• Plannen en voorbereiden van interne en externe overleggen;
• Opstellen van brieven, documenten en andere correspondentie;
• Voorbereiden van bestuursvergaderingen samen met het afdelingshoofd;
• Opstellen van agenda’s en bijhouden van actielijsten;
• Vastleggen van besluiten en zorgen dat betrokkenen goed geïnformeerd blijven;
• Notuleren van overleggen met gemeenten, provincie en andere samenwerkingspartners;
• Bewaken van afspraken en zorgen dat acties niet blijven liggen.

Je bent een belangrijke schakel tussen verschillende collega's en externe partijen. Dankzij jouw structuur en nauwkeurigheid houdt iedereen overzicht.

Wie ben jij?

Je bent een zelfstandige en proactieve ondersteuner die snel kan schakelen tussen verschillende werkzaamheden. Je vindt het leuk om structuur aan te brengen, vooruit te denken en ervoor te zorgen dat zaken goed geregeld zijn.

Daarnaast beschik je over:

• Een afgeronde mbo-opleiding niveau 4, bij voorkeur in een secretariële richting;
• Minimaal 2 jaar ervaring als managementassistent, inclusief notuleren;
• Goede schriftelijke en mondelinge communicatieve vaardigheden;
• Een nauwkeurige en gestructureerde werkwijze;
• Een goed gevoel voor vertrouwelijke informatie en bestuurlijke gevoeligheden;
• Beschikbaarheid voor gemiddeld 24 uur per week;
• Bereidheid om regelmatig aanwezig te zijn op locatie in Middelburg.

Ervaring binnen een politiek-bestuurlijke omgeving is een sterke pré.

Wat bieden wij?

• Een veelzijdige opdracht binnen een professionele Zeeuwse organisatie;
• Een functie voor 24 uur per week;
• Een salaris conform de geldende CAO Waterschappen, functieschaal 8, tussen €3539,- en €4626,- bruto per maand op basis van een fulltime werkweek en afhankelijk van kennis en ervaring;
• Een afwisselende functie met veel zelfstandigheid en verantwoordelijkheid;
• Een collegiale werkomgeving waarin jouw ondersteuning echt wordt gewaardeerd;
• Mogelijkheid tot hybride werken, waarbij je vanwege overleggen en het notuleren regelmatig op locatie aanwezig bent.

Goed om te weten

Deze opdracht wordt uitgevoerd via een landelijke brokerconstructie. In dit geval is Flextender de broker en staat de vacature uit via hun website. Als je voldoet aan de selectiecriteria in deze vacature, wordt je bij Flextender voorgesteld en kan het voorkomen dat zij contact met je opnemen. De salarisuitbetaling en je contract lopen wel via Matchpoint Banen. Hierover zullen wij jou meer vertellen na ontvangst van je sollicitatie.

Voor deze opdracht is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vereist. Vanwege de aard van de werkzaamheden wordt verwacht dat je minimaal drie dagen per week aanwezig bent op kantoor in Middelburg.

Herken jij jezelf in deze functie en wil jij bijdragen aan een organisatie die dagelijks werkt aan een veilig en leefbaar Zeeland?

Vanwege de sluitingsdatum van de opdrachtgever ontvangen wij je reactie graag vóór maandag 17 augustus om 09.00 uur.