Managementassistent voor College van GS — Hybride werken

Incipias B.V.; Middelburg; Hybrid; EUR 36,000 - 51,000; Full time

Benefits offered by this job

Hybride werken

Detavast constructie

Job summary

Incipias B.V. is op zoek naar een Managementassistent voor het College van Gedeputeerde Staten van de Provincie Zeeland. Je bent de verbindende schakel tussen bestuur, interne collega’s en externe contacten vanuit de Middelburgse Abdij.

Je regisseert agenda’s, verzorgt correspondentie en regelt vergaderingen, vervoer en documenten. Een positieve, discreet en klantgerichte aanpak is essentieel in deze rol.

Qualifications

• Afronden van een relevante opleiding op minimaal mbo-niveau 3 (mbo+/hbo heeft voorkeur).
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als managementassistent; 4 jaar of meer is een sterk pluspunt.
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een pré.
• Aantoonbare ervaring met het voorbereiden en organiseren van vergaderingen, bijeenkomsten en overleggen.
• Vaardig in het bewaken en verzamelen van vergaderstukken, informatie en actiepunten.
• Praktische ervaring met organisatorische ondersteuning zoals vervoer, faciliteiten, declaraties en representatieve aangelegenheden.
• Ervaring met iBabs is een duidelijk voordeel.
• Goede beheersing van MS Office (Outlook, Word, Excel en PowerPoint).
• Nederlands uitstekend, mondeling en schriftelijk.

Responsibilities

• Regie voeren op de agenda van de bestuurder: plannen, bewaken en signaleren van afspraken.
• Verzorgen van e-mailcorrespondentie en actief contact onderhouden met interne en externe partijen.
• Regelen van vergaderzalen, faciliteiten en vervoer (dienstauto's, taxi's, parkeerkaarten).
• Zorgen dat de bestuurder tijdig beschikt over alle benodigde stukken en informatie.
• Organiseren van bijeenkomsten, vergaderingen en telefonische conferenties.
• Wekelijks plaatsen van bestuurlijke uitnodigingen op de representatielijst en verwerken van de bijbehorende besluiten van het college van GS.
• Vastleggen van afspraken tijdens het wekelijkse Portefeuilleoverleg.
• Bijhouden van declaraties en doorverwijzen van de pers naar de juiste contactpersonen.
• Incidenteel onderlinge vervanging bieden binnen het team van managementassistenten.
• Verwerken van presentaties en speeches in PowerPoint en werken met iBabs.

Skills

MS Office

Nederlands

Organisatievaardigheden

Vergaderingen voorbereiden

Pressentie voor discreet communiceren

Education

MBO niveau 3

MBO+/ HBO voorkeur

Tools

iBabs

MS Outlook

MS Word

MS Excel

PowerPoint

Job description

Incipias B.V. is op zoek naar een Managementassistent voor het College van Gedeputeerde Staten van de Provincie Zeeland. Je bent de verbindende schakel tussen bestuur, interne collega’s en externe contacten vanuit de Middelburgse Abdij.

Je regisseert agenda’s, verzorgt correspondentie en regelt vergaderingen, vervoer en documenten. Een positieve, discreet en klantgerichte aanpak is essentieel in deze rol.