Managementassistent college van Gedeputeerde Staten

VBCI; Middelburg; On-site; EUR 45,000 - 56,000; Part time

Job summary

Provincie Zeeland zoekt een managementassistent voor ondersteuning van de portefeuille en directie. Je werkt nauw samen met de communicatieadviseur en bestuursadviseur en beheert de agenda, e-mail en vergaderingen.

De functie vereist 2 jaar relevante overheidservaring, een MBO+/HBO-opleiding en uitstekende MS Office-vaardigheden. Werken met Outlook en iBabs en af en toe PowerPoint-werk is onderdeel van de werkzaamheden.

Qualifications

• Minimaal een afgeronde MBO+/HBO-opleiding en meerdere jaren relevante ervaring.
• Minimaal 2 jaar ervaring als managementassistent bij een overheid.
• Goede beheersing van MS Office, met nadruk op Outlook en PowerPoint.
• Deskundig in plannen, prioriteren en organiseren onder tijdsdruk.

Responsibilities

• Regie op de agenda van de bestuurder en planning van afspraken.
• Beheer van e-mail correspondentie en vergaderzalen.
• Coördineren van presentaties en speeches in PowerPoint.
• Samenwerken met communicatieadviseur en bestuursadviseur en ondersteunen Portefeuilleoverleg.

Skills

Dienstverlenend

Prioritering

Initiatief

Representatief

Education

MBO+/HBO-opleiding

Tools

MS Office

Job description

Voor de Provincie Zeeland zoeken we een Managementassistent college van Gedeputeerde Staten.

Startdatum: 01-11-2026
Einddatum: 31-01-2027 met optie tot verlenging
Uren per week: 36

Het beste voor Zeeland en de Zeeuwen. Daar zetten we ons elke dag voor in. Zo werken we aan wettelijke taken als natuurbeheer en helpen we samen met anderen maatschappelijke vraagstukken op te lossen. Denk bijvoorbeeld aan energietransitie, de stikstofproblematiek of klimaatadaptatie (voorbereiden op het veranderende klimaat).

Dat doen we met ruim 700 collega's met elk hun eigen talent of specialisme. Van kantonniers tot medewerkers informatieveiligheid, van juristen tot beleidsadviseurs. En samen met andere overheden, maatschappelijke organisaties, private partijen en de inwoners van Zeeland.
De Middelburgse Abdij is de thuisbasis van provinciemedewerkers en het Zeeuws provinciebestuur.

Team

Als managementassistent van een bestuurder werk je nauw samen met de communicatieadviseur en bestuursadviseur. Binnen dit team denk je actief mee met de bestuurder.Je werkt binnen een team van 10 enthousiaste collega's. Maandelijks vindt er werkoverleg plaats

Functiebeschrijving

Ben jij als managementassistent de verbindende factor tussen externen, collega's en directie en bestuur bij de provincie Zeeland?

Waarom

De afdeling Bestuursondersteuning bestaat uit vijf teams; Advisering Bestuur en directie, Ondersteuning Bestuur en Directie, Communicatie, Kabinet en Public Affairs. Als onderdeel van het team ‘Ondersteuning Bestuur en Directie' zorg je er samen met een team van enthousiaste professionals (collega managementassistentes, bestuursadviseurs, strategen en directie-bestuurssecretarissen) voor dat zowel de GS-leden als de directie dagelijks wordt geadviseerd en ondersteund zodat zij hun functie en bijbehorende verantwoordelijkheden op een zo goed mogelijke manier kunnen uitvoeren. We zijn hiervoor op zoek naar een collega die het leuk vindt om tijdelijk aan de slag te gaan als managementassistente van bestuurders binnen het college van GS.

Wat

Jij vormt de buffer- en verbindende factor tussen de bestuurder met interne collega's en externe contacten. Hiervoor voer je regie op de agenda van de bestuurder en plan, bewaak en signaleer je de afspraken en verzorg je de e-mail correspondentie in Outlook. Je signaleert knelpunten en je lost deze op. Je regelt de vergaderzalen en andere faciliteiten en zorgt ervoor dat de bestuurder tijdig in het bezit is van alle benodigde stukken en informatie. Hiervoor hou je actief contact met de betrokken collega's of externe partijen. Je organiseert bijeenkomsten en telefonische conferenties en je verwijst de pers door. Elke week plaats je de bestuurlijke uitnodigingen op de representatielijst en verwerk je de beslissingen die het college van Gedeputeerde Staten hierover neemt. Je plant het vervoer van de dienstauto's in (juiste tijd, correct adres, P kaarten, eventueel een taxi regelen) en je houdt declaraties bij. In een wekelijks teamoverleg bespreek je de agenda voor de komende periode en signaleer- en attendeer je de bestuurder op eventuele aandachtspunten. Daarnaast leg je de afspraken vast tijdens het wekelijkse Portefeuilleoverleg waarin de verschillende beleidsstukken uit de portefeuille van de bestuurder worden besproken.

Als managementassistent van een bestuurder werk je nauw samen met de communicatieadviseur en bestuursadviseur. Binnen dit team denk je actief mee met de bestuurder.

De werkzaamheden maken integraal onderdeel uit van de reguliere bedrijfsvoering en worden verricht binnen de bestaande organisatiestructuur. De medewerker maakt deel uit van het team, neemt deel aan interne overleggen en werkt onder dagelijkse aansturing van de verantwoordelijke manager. Prioriteiten, werkzaamheden en gewenste resultaten worden vastgesteld door de organisatie. Vanwege het belang van continuïteit, kennisborging en nauwe samenwerking met interne stakeholders is sprake van een structurele rol binnen het team die volledige inbedding in de organisatie vereist.

Hoe?

• Je werkt richt zich op de dagelijkse ondersteuning van één bestuurder, maar er is ook sprake van onderlinge vervanging;
• Je werkt in Outlook en iBabs en incidenteel met Powerpoint voor het verwerken van presentaties en speeches;
• Je werkt binnen een team van 10 enthousiaste collega's. Maandelijks vindt er werkoverleg plaats;
• De werkzaamheden maken integraal onderdeel uit van de reguliere bedrijfsvoering en worden verricht binnen de bestaande organisatiestructuur. De medewerker maakt deel uit van het team, neemt deel aan interne overleggen en werkt onder dagelijkse aansturing van de verantwoordelijke manager. Prioriteiten, werkzaamheden en gewenste resultaten worden vastgesteld door de organisatie. Vanwege het belang van continuïteit, kennisborging en nauwe samenwerking met interne stakeholders is sprake van een structurele rol binnen het team die volledige inbedding in de organisatie vereist.

Wie?

• Jij bent dienstverlenend ingesteld, je vindt het een uitdaging om ervoor te zorgen dat iemand anders zijn werk goed voorbereid kan doen. Daarnaast ben je klantvriendelijk richting externen en collega's en houd je daarbij wel het resultaat in het oog;
• Je houdt van hectiek en een gezonde dosis werkdruk. Herein ben je goed in staat om te prioriteren;
• Je neemt initiatief, bent assertief en durft zelfstandig keuzes te maken;
• Je bent oplossingsgericht en denkt actief mee over de juiste tijdsbesteding van een bestuurder;
• Je bent representatief, zorgvuldig en je hebt oog voor de politiek-, bestuurlijke omgeving waarin deze opdracht zich bevindt.

Functie-eisen

• Je hebt een afgeronde relevante MBO +/HBO-opleiding en meerdere jaren ervaring met bovengenoemde werkzaamheden;
• Je hebt minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als managementassistent bij een overheidsorganisatie;
• Je hebt aantoonbare werkervaring met MS Office. Benoem duidelijk in het cv waar deze werkervaring is opgedaan;
• Je kunt goed improviseren (ook onder tijdsdruk) en je vindt het fijn om in een team te werken;
• Goede beheersing van het Nederlands (zowel in taal als geschrift) is een must;
• Je bent flexibel inzetbaar buiten reguliere kantoortijden wanneer de werkzaamheden daarom vragen.

Arbeidsvoorwaarden

Het bruto maandsalaris ligt tussen de € 4.000,- en € 5.000,- (o.b.v. 36 uur), afhankelijk van opleiding en ervaring. Deze opdracht is niet geschikt voor ZZP'ers i.v.m. de Wet DBA.