Managementassistent College van Gedeputeerde Staten - Provincie Zeeland

Incipias B.V.; Middelburg; Hybrid; EUR 36,000 - 51,000; Full time

Benefits offered by this job

Hybride werken

Detavast constructie

Job summary

Incipias B.V. is op zoek naar een Managementassistent voor het College van Gedeputeerde Staten van de Provincie Zeeland. Je bent de verbindende schakel tussen bestuur, interne collega’s en externe contacten vanuit de Middelburgse Abdij.

Je regisseert agenda’s, verzorgt correspondentie en regelt vergaderingen, vervoer en documenten. Een positieve, discreet en klantgerichte aanpak is essentieel in deze rol.

Qualifications

• Afronden van een relevante opleiding op minimaal mbo-niveau 3 (mbo+/hbo heeft voorkeur).
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als managementassistent; 4 jaar of meer is een sterk pluspunt.
• Ervaring bij een overheidsorganisatie is een pré.
• Aantoonbare ervaring met het voorbereiden en organiseren van vergaderingen, bijeenkomsten en overleggen.
• Vaardig in het bewaken en verzamelen van vergaderstukken, informatie en actiepunten.
• Praktische ervaring met organisatorische ondersteuning zoals vervoer, faciliteiten, declaraties en representatieve aangelegenheden.
• Ervaring met iBabs is een duidelijk voordeel.
• Goede beheersing van MS Office (Outlook, Word, Excel en PowerPoint).
• Nederlands uitstekend, mondeling en schriftelijk.

Responsibilities

• Regie voeren op de agenda van de bestuurder: plannen, bewaken en signaleren van afspraken.
• Verzorgen van e-mailcorrespondentie en actief contact onderhouden met interne en externe partijen.
• Regelen van vergaderzalen, faciliteiten en vervoer (dienstauto's, taxi's, parkeerkaarten).
• Zorgen dat de bestuurder tijdig beschikt over alle benodigde stukken en informatie.
• Organiseren van bijeenkomsten, vergaderingen en telefonische conferenties.
• Wekelijks plaatsen van bestuurlijke uitnodigingen op de representatielijst en verwerken van de bijbehorende besluiten van het college van GS.
• Vastleggen van afspraken tijdens het wekelijkse Portefeuilleoverleg.
• Bijhouden van declaraties en doorverwijzen van de pers naar de juiste contactpersonen.
• Incidenteel onderlinge vervanging bieden binnen het team van managementassistenten.
• Verwerken van presentaties en speeches in PowerPoint en werken met iBabs.

Skills

MS Office

Nederlands

Organisatievaardigheden

Vergaderingen voorbereiden

Pressentie voor discreet communiceren

Education

MBO niveau 3

MBO+/ HBO voorkeur

Tools

iBabs

MS Outlook

MS Word

MS Excel

PowerPoint

Job description

Reageren kan tot 6 oktober 2026.

Over de functie

Voor onze opdrachtgever, de Provincie Zeeland, zijn wij op zoek naar een Managementassistent College van Gedeputeerde Staten. In deze rol ben je de verbindende factor tussen bestuurders, interne collega's en externe contacten. Je werkt nauw samen met een communicatieadviseur en bestuursadviseur en denkt actief mee over de optimale inzet van de bestuurder. Vanuit de prachtige Middelburgse Abdij, thuisbasis van het Zeeuwse provinciebestuur, lever jij een onmisbare bijdrage aan de dagelijkse ondersteuning van een lid van het college van Gedeputeerde Staten.

Wat ga je doen?

• Regie voeren op de agenda van de bestuurder: plannen, bewaken en signaleren van afspraken.
• Verzorgen van e-mailcorrespondentie en actief contact onderhouden met interne en externe partijen.
• Regelen van vergaderzalen, faciliteiten en vervoer (dienstauto's, taxi's, parkeerkaarten).
• Zorgen dat de bestuurder tijdig beschikt over alle benodigde stukken en informatie.
• Organiseren van bijeenkomsten, vergaderingen en telefonische conferenties.
• Wekelijks plaatsen van bestuurlijke uitnodigingen op de representatielijst en verwerken van de bijbehorende besluiten van het college van GS.
• Vastleggen van afspraken tijdens het wekelijkse Portefeuilleoverleg.
• Bijhouden van declaraties en verwijzen van de pers naar de juiste contactpersonen.
• Incidenteel onderlinge vervanging bieden binnen het team van managementassistenten.
• Verwerken van presentaties en speeches in PowerPoint en werken met iBabs.

Jouw profiel

• Je hebt een afgeronde relevante opleiding op minimaal mbo-niveau 3; mbo+/hbo-niveau heeft de voorkeur.
• Je hebt minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als managementassistent; 4 jaar of meer is een sterk pluspunt.
• Werkervaring bij een overheidsorganisatie is een pré.
• Je hebt aantoonbare ervaring met het voorbereiden en organiseren van vergaderingen, bijeenkomsten en overleggen.
• Je bent vaardig in het bewaken en verzamelen van vergaderstukken, informatie en actiepunten.
• Je hebt praktische ervaring met organisatorische ondersteuning zoals vervoer, faciliteiten, declaraties en representatieve aangelegenheden.
• Ervaring met iBabs is een duidelijk voordeel.
• Je werkt vlot met MS Office (Outlook, Word, Excel en PowerPoint).
• Je beheerst het Nederlands uitstekend, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je bent dienstverlenend, klantvriendelijk, representatief en zorgvuldig.
• Je houdt van een gezonde dosis werkdruk, kunt goed prioriteren en improviseert makkelijk onder tijdsdruk.
• Je neemt initiatief, bent assertief en hebt bestuurlijke sensitiviteit: je begrijpt de politiek-bestuurlijke omgeving en gaat discreet om met gevoelige informatie.
• Je hebt geen strikte 9-tot-5-mentaliteit en bent flexibel inzetbaar buiten reguliere kantoortijden wanneer dat nodig is.
• Je bent bereid een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) te overleggen.

Wat bieden wij?

• Een uitdagende opdracht van 3 maanden bij de Provincie Zeeland, met mogelijkheid tot verlenging.
• Een functie in functieschaal 8, met een bruto maandsalaris bij fulltime tussen €3.246 en €4.556, aangevuld met een Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% van het brutosalaris (CAO Gemeenten).
• Een arbeidsomvang van 36 uur per week.
• Een werkplek in de historische Middelburgse Abdij in het hart van Zeeland, met mogelijkheid tot hybride werken.
• Werken in een hecht team van 10 enthousiaste collega's met maandelijks werkoverleg.
• Een detavast-constructie: bij wederzijds goedvinden bestaat na minimaal 12 maanden (minimaal 1.040 uur) de mogelijkheid om kosteloos in dienst te treden bij de Provincie Zeeland.

Sollicitatieproces

Voor vragen kun je bellen naar [phone] of mailen naar [e-mail].

Bekijk alle vacatures in Middelburg

Bekijk alle vacatures in HR & Organisatie