Proactieve Managementassistent voor Bestuursdienst

Bright-Professionals; Middelburg; On-site; EUR 27,000 - 38,000; Full time

Job summary

Provincie Zeeland zoekt een Managementassistent die de verbinding vormt tussen de bestuurder, interne collega’s en externe contacten. Je beheert de agenda, mailbox en informatievoorziening, organiseert vergaderingen en coördineert vervoer en declaraties.

Je werkt nauw samen met communicatie- en bestuursadviseurs in een compact team en ondersteunt één bestuurder, met ruimte voor vervanging binnen het team en gebruik van Outlook, iBabs en PowerPoint waar nodig.

Qualifications

• Afgeronde opleiding op minimaal mbo-niveau 3.
• Minimaal 2 jaar werkervaring als managementassistent.
• Ervaring met MS Office.
• Flexibel inzetbaar buiten reguliere kantoortijden wanneer de werkzaamheden daarom vragen.

Responsibilities

• Regie voeren op de agenda van de bestuurder: plannen, bewaken en signaleren van afspraken.
• Beheren van de e-mailcorrespondentie in Outlook en zorgen dat belangrijke berichten tijdig worden opgevolgd.
• Zorgen dat de bestuurder tijdig over alle benodigde stukken en informatie beschikt door actief contact te onderhouden met betrokken collega’s en externe partijen.
• Organiseren van bijeenkomsten en telefonische conferenties; regelen van vergaderzalen en faciliteiten.
• Verwijzen van persvragen naar de juiste contactpersonen.
• Wekelijks plaatsen van bestuurlijke uitnodigingen op de representatielijst en verwerken van beslissingen van het college van Gedeputeerde Staten.
• Plannen van vervoer (dienstauto’s, taxi’s) en bijhouden van declaraties.
• Vastleggen van afspraken tijdens portefeuille- en teamoverleggen en signaleren van aandachtspunten voor de bestuurder.

Skills

Plannen en organiseren

Prioriteiten stellen

Initiatief

Oplossingsgerichtheid

Flexibiliteit

Stressbestendigheid

Assertiviteit

Samenwerken

Dienstverlenend vermogen

Bestuurlijke sensitiviteit

Communicatieve vaardigheden

Nauwkeurigheid

Education

MBO-niveau 3

Tools

MS Office

Job description

Provincie Zeeland zoekt een Managementassistent die de verbinding vormt tussen de bestuurder, interne collega’s en externe contacten. Je beheert de agenda, mailbox en informatievoorziening, organiseert vergaderingen en coördineert vervoer en declaraties.

Je werkt nauw samen met communicatie- en bestuursadviseurs in een compact team en ondersteunt één bestuurder, met ruimte voor vervanging binnen het team en gebruik van Outlook, iBabs en PowerPoint waar nodig.