Managementassistent Programmabureau Industriecluster Rotterdam - Moerdijk (PROMO)

Overheidzzp; Rotterdam; On-site; EUR 36,000 - 48,000; Full time

Job summary

Havenbedrijf Rotterdam voert PROMO uit en zoekt een Managementassistent voor het Programmabureau Rotterdam-Moerdijk. Je ondersteunt de directeur en clusterregisseur bij agendabeheer, vergaderingen en verslaglegging, en verzorgt de communicatie en public relations van het cluster.

Je beheert uitnodigingen, planning van bijeenkomsten en evenementen en draagt bij aan een professionele informatievoorziening richting stakeholders.

Qualifications

• Proactieve en zelfstandige ondersteuning
• Goede organisatorische vaardigheden en nauwkeurigheid
• Uitstekende communicatieve vaardigheden en contact met stakeholders

Responsibilities

• Agendabeheer en afspraakcoördinatie voor de directeur en clusterregisseur
• Organisatie en coördinatie van vergaderingen, bijeenkomsten en werkbezoeken
• Ondersteuning van communicatieactiviteiten en websitebeheer van PROMO

Skills

Proactieve houding

Organisatorische vaardigheden

Communicatieve vaardigheden

Tools

Outlook

Teams

Word

Excel

Job description

Over de functie

In het kort: Je gaat de directeur, clusterregisseur en het programmabureau ondersteunen met agendabeheer, organisatie van vergaderingen en evenementen, en het verzorgen van communicatie en websitebeheer voor het industriecluster Rotterdam-Moerdijk.

Organisatieomschrijving

Havenbedrijf Rotterdam is de drijfveer achter de vitale infrastructuur van Nederland en de grootste haven van Europa. Onze digitale ambitie is zeer groot: wij willen de slimste haven ter wereld zijn! Wij zien een toekomst waarbij we gebruik maken van de nieuwste technologieën om onze operationele processen zeer flexibel en zeer efficiënt te maken. Waar medewerkers van het Havenbedrijf kunnen excelleren en de wereldwijde logistiek het beste kunnen begeleiden.

Programmabureau Industriecluster Rotterdam-Moerdijk (PROMO)

Het Programmabureau Rotterdam-Moerdijk (PROMO) ondersteunt de samenwerking tussen industrie, havenbedrijven, netbeheerders, overheden en het Rijk bij de uitvoering van de energie- en grondstoffentransitie in het cluster Rotterdam-Moerdijk. Het programmabureau ondersteunt daarbij tevens de onafhankelijke clusterregisseur van het cluster Rotterdam-Moerdijk, die binnen het Nationaal Programma Verduurzaming Industrie (NPVI) een belangrijke rol vervult als verbindende schakel tussen het cluster, de regio en de Rijksoverheid. Het programmabureau draagt bij aan het versnellen van verduurzamingsprojecten door het verbinden van partijen, het bewaken van voortgang, het ondersteunen van de clusterregie en het organiseren van bestuurlijke samenwerking.

Functiebeschrijving

Voor de ondersteuning van het programmabureau wordt gezocht naar een Managementassistent Programmabureau.

De managementassistent ondersteunt de directeur, de clusterregisseur en het programmabureau op het gebied van agendabeheer, organisatie en communicatie.

De managementassistent draagt zorg voor de voorbereiding en uitvoering van bestuurlijke overleggen, directeurenoverleggen, clusteroverleggen, bijeenkomsten, werkbezoeken en communicatie-uitingen. Daarmee wordt een belangrijke bijdrage geleverd aan het functioneren van het programmabureau en de samenwerking tussen de verschillende partners binnen het cluster.

Tot de werkzaamheden behoren het beheren van agenda's en afspraken van de directeur en de clusterregisseur, alsmede het bieden van organisatorische en logistieke ondersteuning bij de voorbereiding van overleggen zoals de Clustertafel, het Versnellingshuis, directeurenoverleggen en overige bestuurlijke bijeenkomsten. Daarnaast verzorgt de managementassistent de planning van afspraken en vergaderingen ten behoeve van PROMO.

Verder is de managementassistent verantwoordelijk voor de praktische organisatie van themabijeenkomsten, evenementen en werkbezoeken. Hieronder vallen onder meer de voorbereiding, het versturen van uitnodigingen, deelnemersregistratie, logistieke afstemming en ondersteuning tijdens de uitvoering van deze activiteiten.

Ook ondersteunt de managementassistent de communicatie van het programmabureau. De werkzaamheden omvatten het beheren en actualiseren van de PROMO-website, het opstellen en publiceren van nieuwsberichten, uitnodigingen en overige communicatiemiddelen, evenals het bijdragen aan een professionele en actuele informatievoorziening richting stakeholders.

Kerntaken

• Agendabeheer en afspraakcoördinatie voor de directeur en clusterregisseur.
• Organisatie en coördinatie van vergaderingen, bijeenkomsten en werkbezoeken.
• Ondersteuning van de communicatieactiviteiten van PROMO.
• Beheer en actualisatie van de PROMO-website en het publiceren van nieuwsberichten.

Werklocatie

Werklocatie: World Port Center, Wilhelminakade 909 Rotterdam

Eisen

• Dienstverband: Detachering
• De kandidaat heeft minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als managementassistent, secretaresse of vergelijkbare ondersteunende functie.
• De kandidaat heeft aantoonbare ervaring met complex agenda- en afsprakenbeheer voor directieleden, managers of bestuurders.
• De kandidaat heeft aantoonbare ervaring met het organiseren en coördineren van vergaderingen, bijeenkomsten, evenementen en/of werkbezoeken.
• De kandidaat heeft aantoonbare ervaring met Microsoft Outlook, Teams, Word en Excel.
• Kandidaat is op de hoogte gesteld van het screeningsproces van HbR (voor aanvullende informatie zie tekst veld arbeidsvoorwaarden)
• Als onderdeel van het tegengaan van ondermijning en het waarborgen van de integriteit en veiligheid van iedereen die bij en voor het Havenbedrijf Rotterdam werkzaam is, voert het Havenbedrijf een integriteitsonderzoek en online screening uit.
• Deze maken deel uit van de selectieprocedure. Valicare voert namens het Havenbedrijf na gunning van de opdracht deze screening uit.

Wensen

• De kandidaat heeft minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring binnen een programmabureau, projectorganisatie of samenwerkingsverband met meerdere stakeholders, is een pré. (1 Punten)
• De kandidaat heeft aantoonbare ervaring met het schrijven en publiceren van nieuwsberichten, uitnodigingen of andere communicatie-uitingen, is een pré. (1 Punten)
• De kandidaat heeft aantoonbare ervaring met het beheren of actualiseren van een website of CMS-omgeving, is een pré.
• De kandidaat heeft aantoonbare werkervaring binnen een publieke, semipublieke of bestuurlijke organisatie, is een pré.
• Kandidaat is beschikbaar voor een (digitaal) kennismakingsgesprek op vrijdag 9 oktober tussen 09:00-12:00u (1 Punten)

Competenties

• Proactieve en zelfstandige ondersteuner met organisatorische vaardigheden.
• Werkt nauwkeurig, communiceert gemakkelijk met uiteenlopende partijen en voelt zich thuis in een omgeving waarin overheid, industrie en maatschappelijke organisaties samenwerken aan complexe maatschappelijke opgaven.
• Eigen initiatief om werkwijzen te verbeteren (ook die van anderen) en nieuwe taken op te pakken.

Overige informatie

Optie tot verlenging: Ja, verlenging mogelijk

Gespreksdatum: 09/10/2026 tussen 09:00-12:00u

Dienstverband: Detachering

De sluitingsdatum van deze opdracht is de harde deadline van onze opdrachtgever.

Over de opdrachtgever

Het Havenbedrijf Rotterdam is verantwoordelijk voor het beheer en de exploitatie van de haven van Rotterdam, de grootste haven van Europa. Het havenbedrijf speelt een belangrijke rol in de logistiek, handel en industrie door het faciliteren van scheepvaart, opslag en overslag van goederen. Het bedrijf zet zich in voor de groei en ontwikkeling van de haven, duurzaamheid en innovatie in de maritieme sector.