Managementassistent Programmabureau Industriecluster Rotterdam – Moerdijk (PROMO)

All About Work; Rotterdam; On-site; EUR 28,000 - 38,000; Full time

Benefits offered by this job

Snelle sollicitatieafhandeling

Pensioen via StiPP

Goede begeleiding

Job summary

All About Work zoekt een managementassistent voor het programmabureau Industriecluster Rotterdam-Moerdijk. Je ondersteunt de directeur, de clusterregisseur en het bureau bij agendabeheer, organisatie en communicatie.

Je zorgt dat bestuurlijke overleggen, bijeenkomsten en werkbezoeken soepel verlopen en levert daarmee een directe bijdrage aan de samenwerking tussen publieke en private partners. Je werkt in een dynamische omgeving waarin verduurzaming, samenwerking en bestuurlijke afstemming

Qualifications

• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als managementassistent, secretaresse of vergelijkbare functie.
• Ervaring met complex agenda- en afsprakenbeheer voor directieleden, managers of bestuurders.
• Ervaring met het organiseren en coördineren van vergaderingen, events en werkbezoeken.
• Ervaring met Microsoft Outlook, Teams, Word en Excel.

Responsibilities

• Beheer agenda’s en coördineer afspraken voor de directeur en de clusterregisseur.
• Organiseer en coördineer vergaderingen, bijeenkomsten en werkbezoeken.
• Ondersteun bij voorbereiding en uitvoering van bestuurlijke overleggen en bijeenkomsten.
• Zorg voor de planning van afspraken en vergaderingen voor het programmabureau.
• Regie van themabijeenkomsten, evenementen en werkbezoeken incl. uitnodigingen en logistieke afstemming.
• Ondersteun communicatieactiviteiten van het programmabureau.
• Beheer en actualiseer de website en publiceer nieuwsberichten en uitnodigingen.

Skills

Proactieve ondersteuning

Organisatievermogen

Communicatieve vaardigheden

Tools

Microsoft Outlook

Teams

Word

Excel

Job description

Over de functie

ipr SRQ161813

Je gaat aan de slag als managementassistent voor het programmabureau Industriecluster Rotterdam-Moerdijk. In deze rol ondersteun je de directeur, de clusterregisseur en het programmabureau bij agendabeheer, organisatie en communicatie. Je zorgt dat bestuurlijke overleggen, bijeenkomsten en werkbezoeken soepel verlopen en levert daarmee een directe bijdrage aan de samenwerking tussen publieke en private partners. Je werkt in een dynamische omgeving waarin verduurzaming, samenwerking en bestuurlijke afstemming centraal staan.

Wat ga je doen

• Je beheert agenda’s en coördineert afspraken voor de directeur en de clusterregisseur.
• Je organiseert en coördineert vergaderingen, bijeenkomsten, directeurenoverleggen, clusteroverleggen en werkbezoeken.
• Je ondersteunt bij de voorbereiding en uitvoering van bestuurlijke overleggen en andere bijeenkomsten.
• Je verzorgt de planning van afspraken en vergaderingen ten behoeve van het programmabureau.
• Je organiseert themabijeenkomsten, evenementen en werkbezoeken, inclusief uitnodigingen, deelnemersregistratie, logistieke afstemming en ondersteuning tijdens de uitvoering.
• Je ondersteunt de communicatieactiviteiten van het programmabureau.
• Je beheert en actualiseert de website en publiceert nieuwsberichten, uitnodigingen en andere communicatiemiddelen.
• Je draagt bij aan een professionele en actuele informatievoorziening richting stakeholders.

Over jou

• Je bent een proactieve en zelfstandige ondersteuner met sterke organisatorische vaardigheden.
• Je werkt nauwkeurig en communiceert gemakkelijk met uiteenlopende partijen.
• Je voelt je thuis in een omgeving waarin overheid, industrie en maatschappelijke organisaties samenwerken aan complexe maatschappelijke opgaven.
• Je neemt eigen initiatief om werkwijzen te verbeteren, ook die van anderen, en pakt nieuwe taken actief op.

Eisen

• Je hebt minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als managementassistent, secretaresse of in een vergelijkbare ondersteunende functie.
• Je hebt aantoonbare ervaring met complex agenda- en afsprakenbeheer voor directieleden, managers of bestuurders.
• Je hebt aantoonbare ervaring met het organiseren en coördineren van vergaderingen, bijeenkomsten, evenementen en/of werkbezoeken.
• Je hebt aantoonbare ervaring met Microsoft Outlook, Teams, Word en Excel.

Wensen

• Je hebt minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring binnen een programmabureau, projectorganisatie of samenwerkingsverband met meerdere stakeholders.
• Je hebt aantoonbare ervaring met het schrijven en publiceren van nieuwsberichten, uitnodigingen of andere communicatie-uitingen.
• Je hebt aantoonbare ervaring met het beheren of actualiseren van een website of CMS-omgeving.
• Je hebt aantoonbare werkervaring binnen een publieke, semipublieke of bestuurlijke organisatie.

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via Stipp
• Keuze loon uitbetaling per week of per vier weken.
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing.

ipr SRQ161813

Wat bieden wij vanuit All About Work

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• Je bouwt pensioen op via StiPP.
• Goede begeleiding vanuit All About Work.