Management Assistent Programmabureau Industriecluster

IJsselmonde; Rotterdam; Hybrid; EUR 48,000 - 57,000; Full time

Benefits offered by this job

Pensioenregeling

Hybride werken

Persoonlijk Keuzebudget

Job summary

Havenbedrijf Rotterdam zoekt een managementassistent voor PROMO, ter ondersteuning van de directeur en clusterregisseur in agenda-, organisatie- en communicatietaken. De rol omvat planning van overleggen en het coördineren van bestuurlijke bijeenkomsten.

Je werkt mee aan themasessies, nieuwsberichten en online communicatie, met mogelijkheid tot hybride werken en een tijdelijk contract tot december 2027.

Qualifications

• Minimaal 3 jaar ervaring als managementassistent, secretaresse of vergelijkbare ondersteunende functie.
• Ervaring met complex agenda- en afsprakenbeheer voor directieleden/managers/bestuurders.
• Ervaring met organiseren/coördineren van vergaderingen, bijeenkomsten, evenementen en/of werkbezoeken.
• Ervaring met Microsoft Outlook, Teams, Word en Excel.
• Bij voorkeur ervaring binnen een programmabureau, projectorganisatie of samenwerkingsverband met meerdere stakeholders.
• Bij voorkeur ervaring met schrijven/publiceren van nieuwsberichten, uitnodigingen of communicatie-uitingen.
• Bij voorkeur ervaring met beheren of actualiseren van een website of CMS-omgeving.
• Bij voorkeur werkervaring binnen publieke/semipublieke/bestuurlijke organisatie.

Responsibilities

• Beheren van agenda's en afspraken van de directeur en de clusterregisseur.
• Organisatorische en logistieke ondersteuning bij overleggen en bijeenkomsten.
• Voorbereiden en uitvoeren van bestuurlijke-directie- en clusteroverleggen en werkbezoeken.
• Ondersteunen bij planning van afspraken en vergaderingen voor PROMO.

Skills

Outlook

Teams

Word

Excel

Tools

CMS-omgeving

Job description

Havenbedrijf Rotterdam

Tijdelijk t/m december 2027

Minimaal 3 jaar ervaring als Managementassistent/ Secretaresse

Functie inhoud

Waar kom je te werken

Het Programmabureau Rotterdam-Moerdijk (PROMO) ondersteunt de samenwerking tussen industrie, havenbedrijven, netbeheerders, overheden en het Rijk bij de uitvoering van de energie- en grondstoffentransitie in het cluster Rotterdam-Moerdijk. Het programmabureau ondersteunt daarbij tevens de onafhankelijke clusterregisseur van het cluster Rotterdam-Moerdijk, die binnen het Nationaal Programma Verduurzaming Industrie (NPVI) een belangrijke rol vervult als verbindende schakel tussen het cluster, de regio en de Rijksoverheid. Het programmabureau draagt bij aan het versnellen van verduurzamingsprojecten door het verbinden van partijen, het bewaken van voortgang, het ondersteunen van de clusterregie en het organiseren van bestuurlijke samenwerking.

Voor de ondersteuning van het programmabureau wordt gezocht naar een Managementassistent Programmabureau. De managementassistent ondersteunt de directeur, de clusterregisseur en het programmabureau op het gebied van agendabeheer, organisatie en communicatie.

De managementassistent draagt zorg voor de voorbereiding en uitvoering van bestuurlijke-, directeuren-, clusteroverleggen, bijeenkomsten, werkbezoeken en communicatie-uitingen. Daarmee wordt een belangrijke bijdrage geleverd aan het functioneren van het programmabureau en de samenwerking tussen de verschillende partners binnen het cluster.

Tot de werkzaamheden behoren het beheren van agenda's en afspraken van de directeur en de clusterregisseur, alsmede het bieden van organisatorische en logistieke ondersteuning bij de voorbereiding van overleggen zoals de Clustertafel, het Versnellingshuis, directeurenoverleggen en overige bestuurlijke bijeenkomsten. Daarnaast verzorgt de managementassistent de planning van afspraken en vergaderingen ten behoeve van PROMO.

Verder is de managementassistent verantwoordelijk voor de praktische organisatie van themabijeenkomsten, evenementen en werkbezoeken. Hieronder vallen onder meer de voorbereiding, het versturen van uitnodigingen, deelnemersregistratie, logistieke afstemming en ondersteuning tijdens de uitvoering van deze activiteiten.

Ook ondersteunt de managementassistent de communicatie van het programmabureau. De werkzaamheden omvatten het beheren en actualiseren van de PROMO-website, het opstellen en publiceren van nieuwsberichten, uitnodigingen en overige communicatiemiddelen, evenals het bijdragen aan een professionele en actuele informatievoorziening richting stakeholders.

Wie ben jij

Je hebt minimaal 3 jaar ervaring in de afgelopen 5 jaar als managementassistent, secretaresse of vergelijkbare ondersteunende functie.

Je hebt ervaring met complex agenda- en afsprakenbeheer voor directieleden, managers of bestuurders.

Je hebt ervaring met het organiseren en coördineren van vergaderingen, bijeenkomsten, evenementen en/of werkbezoeken.

Je hebt ervaring met Microsoft Outlook, Teams, Word en Excel.

Je hebt bij voorkeur minimaal 1 jaar ervaring binnen een programmabureau, projectorganisatie of samenwerkingsverband met meerdere stakeholders.

Je hebt bij voorkeur ervaring met het schrijven en publiceren van nieuwsberichten, uitnodigingen of andere communicatie-uitingen.

Je hebt bij voorkeur ervaring met het beheren of actualiseren van een website of CMS-omgeving.

Je hebt bij voorkeur aantoonbare werkervaring binnen een publieke, semipublieke of bestuurlijke organisatie.

Wat bieden wij

Bruto maandsalaris van € 4.700 obv 36 uur pw.

Reiskostenvergoeding obv OV, reizen met de auto wordt niet gestimuleerd.

Mogelijkheden om hybride te werken.

Persoonlijk Keuzebudget: 8% vakantiegeld, 8,33% eindejaarsuitkering, 2,3% vitaliteitsbijdrage en 0,97% overig.

Pensioenregeling.

Een opdracht tot en met december 2027, met een optie tot verlenging.

Het kennismakingsgesprek staat gepland op vrijdag 9 oktober tussen 09:00-12:00 uur.

Als onderdeel van het tegengaan van ondermijning en het waarborgen van de integriteit en veiligheid van iedereen die bij en voor het Havenbedrijf Rotterdam werkzaam is, voert het Havenbedrijf een integriteitsonderzoek en online screening uit.

Reageren op deze vacature kan tot en met vrijdag 2 oktober 13.00 uur.

Vermeld er wel bij op welke vacature je solliciteert