Projectmedewerker ProjectManagementBureau

All About Work; Rotterdam; On-site; EUR 27,000 - 38,000; Full time

Benefits offered by this job

Pensioen via StiPP

Loonuitbetaling per week of per vier W

CAO van opdrachtgever

Job summary

All About Work zoekt een projectmedewerker voor het Projectmanagementbureau van Stadsontwikkeling in Rotterdam. Je vormt de steunpilaar voor projectmanagers en teamleden en zorgt voor efficiënte en consistente voortgang van projecten door administratieve taken te coördineren, agenda’s bij te houden en vergaderingen te notuleren.

Je werkt planmatig en accuraat, behoudt structuur in een dynamische omgeving en fungeert als eerste aanspreekpunt voor administratieve en facilitairs zaken.

Qualifications

• MBO4 niveau afgeronde opleiding.
• Minimaal 2 jaar werkervaring als projectmedewerker of secretariële achtergrond.
• Ervaring met notuleren in een projectteam.
• Ervaring met agendabeheer.
• Kennis van Microsoft Office (Excel, Word, Outlook, MS Teams).

Responsibilities

• Eerste aanspreekpunt voor administratieve en facilitaire zaken.
• Ondersteuning aan projectmanagers en teamleden.
• Beheren van agenda's, notuleren en bewaakte voortgang van acties.
• Ad-hoc taken en organisatie van teamactiviteiten.
• Organiseren, plannen en bewaken voortgang van acties en projectactiviteiten.
• Beheren van complexe agenda’s en vergaderingen.
• signaleren van knelpunten en herstructureren van processen.

Skills

Proactief handelen

Planmatig werken

Communicatief

Verantwoordelijkheidsgevoel

Stressbestendig

Education

MBO4 niveau

Tools

MS Office

Job description

Over de functie

ml. 0083715

Je gaat aan de slag als projectmedewerker binnen het Projectmanagementbureau van Stadsontwikkeling. In deze rol ben je de steunpilaar voor projectmanagers en teamleden en zorg je ervoor dat projecten efficiënt en effectief verlopen. Je coördineert administratieve taken, beheert agenda’s, notuleert vergaderingen en bewaakt de voortgang van projecten. Je ondersteunt projectmanagers met operationele en administratieve werkzaamheden en zorgt voor structuur, overzicht en continuïteit in een dynamische projectomgeving.

Wat ga je doen

• Je bent het eerste aanspreekpunt voor administratieve en facilitaire zaken.
• Je biedt zelfstandige ondersteuning aan de projectmanager(s) en fungeert als ontzorger.
• Je verzorgt o.a. agendabeheer, het inplannen van afspraken, notuleren en bewaakt de voortgang van acties.
• Je pakt ad-hoc taken op en ondersteunt bij de organisatie van teamactiviteiten en bijeenkomsten.
• Je organiseert, plant en bewaakt de voortgang van acties, zorgt voor de uitvoering van projectactiviteiten en maakt efficiënte planning mogelijk.
• Je beheert complexe agenda’s, organiseert vergaderingen en teamactiviteiten, pakt spoedzaken op en zorgt voor naadloze ondersteuning.
• Je voert controles uit op de voortgang van projectactiviteiten, signaleert knelpunten en helpt bij het herstructureren van processen indien nodig.
• Je schakelt snel tussen verschillende taken en hebt altijd oog voor de context en impact van jouw werk binnen het project en de bredere organisatie.
• Je fungeert als het eerste aanspreekpunt voor administratieve zaken, met als doel een goede communicatie- en informatiehuishouding binnen het projectteam te waarborgen.

Over jou

• Je haalt energie en plezier uit het optimaal ontzorgen en ondersteunen van je team, in zowel een faciliterende als een actieve rol.
• Je bent initiatiefrijk, komt uit jezelf met voorstellen en ideeën en onderneemt actie waar nodig.
• Je zoekt proactief naar praktische verbeteringsmogelijkheden.
• Je gaat planmatig en accuraat te werk.
• Je stelt je flexibel op en past je eigen handelen aan bij te verwachten afwijkende resultaten.
• Je werkt zelfstandig aan het zorgvuldig en met grote precisie uitvoeren van jouw taken.
• Je levert tijdig het afgesproken resultaat.
• Je bent stressbestendig.
• Je functioneert effectief onder tijdsdruk en blijft rustig, vriendelijk en open.
• Bij (tijds)druk stel je prioriteiten, en koppelt op tijd terug als dit niet lukt.
• Je staat open voor constructieve feedback, en blijft je ontwikkelen in je rol.
• Integriteit staat bij jou hoog in het vaandel en je hebt een groot verantwoordelijkheidsgevoel.
• Je bent je bewust van de omgeving en je bent betrokken.
• Je bent communicatief en adviesvaardig en beheerst de Nederlandse taal uitstekend zowel in woord als geschrift.

Eisen

• Je beschikt over minimaal een afgeronde opleiding op MBO4-niveau;
• Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring als projectmedewerker met ondersteunende werkzaamheden (zoals het voorbereiden, organiseren en ondersteunen van projectoverleggen, het ondersteunen van projectteams bij de opvolging van acties, het plannen van afspraken, het gestructureerd bijhouden van digitale projectdossiers) of een secretariële achtergrond, opgedaan in de afgelopen 5 jaar, of in een soortgelijke functie;
• Je hebt werkervaring met notuleren in een projectteam;
• Je hebt werkervaring met agendabeheer;
• Je hebt werkervaring met Microsoft Officeprogramma’s, waaronder Excel, Word, Outlook en MS Teams.

Wensen

• Je hebt werkervaring met het ontzorgen en ondersteunen van teams, waarbij je een significant verschil hebt gemaakt voor het team. Deze ervaring wordt onderbouwd met een concreet voorbeeld in je CV;
• Je hebt werkervaring met financiële processen, zoals het beheren van budgetten, het opstellen van kostenoverzichten of het verzorgen van facturatie, en kunt aantonen hoe je deze processen hebt ondersteund in een projectomgeving;
• Je hebt werkervaring met het organiseren van bijeenkomsten voor interne en externe betrokkenen;
• Je hebt werkervaring met het samenwerken met een projectmanager, waarbij je wekelijks overleg hebt en afstemt over de acties en taken
• Je hebt werkervaring opgedaan als projectmedewerker bij een overheidsorganisatie.

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via Stipp
• Keuze loon uitbetaling per week of per vier weken.
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing.

ml. 0083715

Wat bieden wij vanuit All About Work

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• Je bouwt pensioen op via StiPP.
• Goede begeleiding vanuit All About Work.