Bestuurssecretaresse

All About Work; 's-Hertogenbosch; On-site; EUR 32,000 - 42,000; Full time

Benefits offered by this job

Pensioen via StiPP

Snelle terugkoppeling na sollicitatie

Goede begeleiding vanuit All About Wo​

Pensioen via StiPP

Job summary

All About Work detacheert een bestuurssecretaresse voor het bureau Ondersteuning binnen de afdeling Bestuursondersteuning. U ondersteunt het college van burgemeester en wethouders, bewaakt complexe agenda's en zorgt voor tijdige stukken en communicatie.

De rol vereist een mbo-opleiding secretarieel/administratief en meerdere jaren ervaring, met Microsoft 365-vaardigheden. Je bent proactief, nauwkeurig en communicatief vaardig, met een focus op discretie en betrouwbaarheid.

Qualifications

• Minimaal een afgeronde mbo-opleiding in secretariële of administratieve richting.
• Meerdere jaren ervaring in een vergelijkbare secretariële functie.
• Digitale vaardigheden met Microsoft 365 (Outlook, Word, Excel, Teams).
• Goede mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden.
• Zorgvuldig en discreet in de omgang.

Responsibilities

• Beheer van een complexe agenda met politieke actualiteit.
• Voorbereiden en coördineren van bestuurlijke overleggen en deelnemers.
• Afstemmen met bestuursadviseurs, communicatieadviseurs en externe contacten.
• Beoordelen van signalen en verzoeken en maken van bestuurlijke passende keuzes.
• Draagt bij aan digitalisering en procesverbetering van het secretariaat.
• Ondersteunen bij afwezigheid of wisselingen om continuïteit te waarborgen.

Skills

Organisatorisch sterk

Proactief

Nauwkeurig

Communicatief vaardig

Betrouwbaar

Discreet

Flexibel

Stressbestendig

Leergierig

Dienstverlenend ingesteld

Education

MBO-opleiding secretarieel of administratief

Tools

Djuma

iBabs

NotuBiz

Job description

Over de functie

mag 260923-SKE-003

Je gaat aan de slag als bestuurssecretaresse binnen bureau Ondersteuning, onderdeel van de afdeling Bestuursondersteuning. In deze rol ondersteun je het college van burgemeester en wethouders en zorg je ervoor dat de burgemeester goed voorbereid deelneemt aan bestuurlijke overleggen. Je bewaakt het overzicht in complexe agenda’s, stemt af met verschillende interne en externe betrokkenen en zorgt dat alle stukken, deelnemers en communicatie op tijd geregeld zijn. Je levert daarnaast een actieve bijdrage aan de kwaliteit, continuïteit en verdere professionalisering van het secretariaat.

Wat ga je doen

• Je beheert een complexe agenda en houdt daarbij rekening met politieke actualiteit en bestuurlijke gevoeligheden.
• Je zorgt dat bestuurlijke overleggen op het juiste moment plaatsvinden, met de juiste voorbereiding en de juiste deelnemers.
• Je stemt af met bestuursadviseurs, communicatieadviseurs, bodes en externe contacten.
• Je beoordeelt signalen, e-mails en verzoeken zorgvuldig en maakt keuzes die passen bij de bestuurlijke context.
• Je bewaakt het overzicht, filtert informatie en houdt focus op wat echt belangrijk is.
• Je draagt bij aan digitalisering en het verbeteren van werkprocessen binnen het secretariaat.
• Je springt bij waar nodig en ondersteunt de continuïteit bij afwezigheid of wisselingen.

Over jou

• Je bent organisatorisch sterk en werkt proactief.
• Je werkt nauwkeurig en houdt ook onder druk overzicht.
• Je communiceert helder en professioneel, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je bent betrouwbaar, discreet en dienstverlenend ingesteld.
• Je bent flexibel, stressbestendig en leergierig.
• Je voelt bestuurlijke verhoudingen en gevoeligheden goed aan.

Eisen

• Je hebt minimaal een afgeronde mbo-opleiding in een secretariële of administratieve richting.
• Je hebt meerdere jaren ervaring in een vergelijkbare secretariële functie.
• Je hebt digitale vaardigheden met Microsoft 365.
• Je beschikt over goede mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden.

Wensen

• Je hebt bij voorkeur recente ervaring in een politiek-bestuurlijke of gemeentelijke omgeving.
• Je hebt kennis van Djuma, iBabs of NotuBiz.

Competenties

• Je bent organisatorisch sterk.
• Je bent proactief.
• Je werkt nauwkeurig.
• Je bent communicatief vaardig.
• Je bent betrouwbaar en discreet.
• Je bent flexibel.
• Je bent stressbestendig.
• Je bent leergierig.
• Je bent dienstverlenend ingesteld.

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via Stipp
• Keuze loon uitbetaling per week of per vier weken.
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing.

mag 260923-SKE-003

Wat bieden wij vanuit All About Work

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• Je bouwt pensioen op via StiPP.
• Goede begeleiding vanuit All About Work.