Managementassistent

All About Work; Rotterdam; On-site; EUR 27,000 - 36,000; Full time

Benefits offered by this job

Snelle terugkoppeling

Pensioen via StiPP

Loon per week of per vier weken

CAO van toepassing

Job summary

All About Work zoekt een Managementassistent in Rotterdam die twee afdelingsmanagers ondersteunt op secretarieel, organisatorisch, facilitair en administratief gebied. Je beheert complexe agenda’s, plant vergaderingen en zorgt voor verslaglegging en actielijsten.

Je bent proactief, accuraat en flexibel, werkt goed samen en weet verbindingen te leggen tussen mensen. Je zult nauw samenwerken met het managementteam en collega’s en waarborgt een soepele operationele ondersteuning.

Qualifications

• Minimaal een afgeronde mbo-niveau 4 opleiding.
• Aantoonbare werkervaring als managementassistent (minimaal 1 jaar in de afgelopen 4 jaar).
• Ervaring met notuleren en agendabeheer voor een afdelingshoofd of vergelijkbaar.

Responsibilities

• Ondersteunt twee afdelingsmanagers secretarieel, organisatorisch, facilitair en administratief.
• Beheert complexe agenda’s en prioriteert afspraken.
• Plant vergaderingen, meldt externe bezoekers aan en bereidt stukken voor.
• Zorgt voor verslaglegging en actielijsten van overleggen.
• Neemt proactieve taken uit de mailbox van de afdelingsmanager.
• Ondertekent stukken namens de afdelingsmanager.
• Maakt prestatieverklaringen aan voor bestellingen en regelt betaling van facturen.
• Bestelt geschenken.
• Bespreekt jaarbonnen met afdelingsmanagers en regelt aanvragen.
• Faciliteert ketensessies en zorgt voor organisatorische en technische voorbereiding.
• Vraagt inkoopordernummers aan.
• Organiseert werkbezoeken en bijeenkomsten en boekt locaties en catering.
• Zorgt voor overzicht van kwalitatieve locaties.
• Werkt nauw samen met team en vervangt bij afwezigheid.
• Signaleert problemen en stelt oplossingen voor.
• Geniet van contact met collega’s en zorgt dat alles op rolletjes loopt.
• Draagt bij aan de resultaten van het team.

Skills

Proactieve instelling

Accuraat

Planmatig

Flexibel

Resultaatgericht

Samenwerken

Notuleren

Agendabeheer

Education

MBO-4 diploma

Tools

MS Outlook

MS Teams

Job description

Over de functie

ml 0084380

Geen dag is hetzelfde in deze veelzijdige functie als Managementassistent. In deze rol ondersteun je twee afdelingsmanagers op secretarieel, organisatorisch, facilitair en administratief vlak. Je werkt nauw samen met de managers en de twee secretarissen en vervult daarnaast een belangrijke ondersteunende rol binnen het Management Team. Met jouw organisatietalent, proactieve houding en oog voor detail maak je elke dag het verschil. Je komt terecht in een dynamische afdeling met een open en prettige werksfeer, waarin je gezamenlijk resultaten behaalt.

Wat ga je doen

• Je ondersteunt twee afdelingsmanagers op secretarieel, organisatorisch, facilitair en administratief vlak.
• Je houdt de complexe agenda’s op orde, bij het plannen van afspraken weet je te prioriteren.
• Je plant vergaderingen in, meldt eventuele externe bezoekers aan en zet stukken uit ter voorbereiding van vergaderingen.
• Je zorgt, indien nodig, voor verslaglegging en actielijsten van overleggen.
• In goed overleg pak je proactief taken op uit de mailbox van de afdelingsmanager.
• Je ondertekent vooraf afgesproken stukken namens de afdelingsmanager.
• Je maakt prestatieverklaringen aan voor bestellingen en zorgt ervoor dat, samen met de besteller van de afdeling, de facturen betaald worden.
• Je bestelt geschenken.
• Je bespreekt proactief met de afdelingsmanagers en teamleiders de jaarbonnen voor het komende jaar en zorgt voor de aanvraag hiervan.
• Je faciliteert de ketensessies en zorgt dat alles organisatorisch en technisch goed is geregeld.
• Je vraagt inkoopordernummers aan.
• Je organiseert werkbezoeken en bijeenkomsten en boekt hiervoor geschikte locaties en bijbehorende catering.
• Je zorgt voor een overzicht van locaties die de kwaliteit leveren waar wij naar op zoek zijn.
• Je werkt nauw samen met de collega’s binnen het team en vervangt elkaar bij afwezigheid.
• Je signaleert tijdig problemen op gebied van ondersteuning en processen en stelt oplossingen voor binnen het team, waarbij je het overzicht hebt over de teambreed ondersteunende taken.
• Je vindt het heerlijk om in contact te zijn met je collega’s en ziet het als een uitdaging om alles op rolletjes te laten lopen.
• Je draagt bij aan de resultaten van het team.

Over jou

• Je hebt een proactieve en ondernemende instelling.
• Je bent accuraat, planmatig, flexibel en resultaatgericht.
• Je bent gemotiveerd om binnen een dynamische afdeling, in een open en prettige werksfeer, gezamenlijk resultaten te behalen.
• Je denkt actief mee, bent omgevingsbewust, kunt goed samenwerken en weet verbindingen te leggen tussen mensen en belangen.
• Je bent in staat om verschillende systemen van de gemeente snel eigen te maken.
• Je beschikt over een goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.

Eisen

• Je beschikt over minimaal een afgeronde mbo-niveau 4 opleiding;
• Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring als Managementassistent, opgedaan in de afgelopen 4 jaar;
• Je hebt werkervaring met de MS Office programma’s Outlook en MS Teams;
• Je hebt werkervaring met notuleren en agendabeheer voor een afdelingshoofd of vergelijkbaar. Dit kun je aantonen op je cv.

Wensen

• Je hebt werkervaring met het invoeren van bestellingen in Oracle Fusion;
• Je hebt werkervaring als Managementassistent bij een overheidsorganisatie;
• Je hebt een afgeronde opleiding Management Assistent of Office & Management Support Specialist;
• Je hebt werkervaring met een digitaal archiveringsysteem.

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via Stipp
• Keuze loon uitbetaling per week of per vier weken.
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing.

ml 0084380

Wat bieden wij vanuit All About Work

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• Je bouwt pensioen op via StiPP.
• Goede begeleiding vanuit All About Work.