Bestuursondersteuner

All About Work; Soest; On-site; EUR 36,000 - 47,000; Full time

Benefits offered by this job

Snelle terugkoppeling bij sollicitatie

Pensioen via StiPP

Begeleiding vanuit All About Work

Geen relatie- of concurrentiebeding

Job summary

All About Work zoekt een bestuursondersteuner die het college van Burgemeester en Wethouders en de gemeentesecretaris professioneel ondersteunt. Je beheert complex agenda’s, verzorgt vertrouwelijke correspondentie en bent het eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten.

Je hebt minimaal een mbo-4 diploma in secretariële richting en minstens 3 jaar relevante ervaring, bij voorkeur binnen een politiek-bestuurlijke omgeving.

Qualifications

• Minimaal een mbo-4 opleiding in secretariële/managementondersteunende/administratieve richting.
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als bestuursondersteuner of managementassistent.
• Aantoonbare ervaring met complex agendabeheer voor één of meerdere bestuurders.
• Ervaring binnen politiek-bestuurlijke, overheids- of semipublieke organisatie.

Responsibilities

• Beheer complexe agenda’s van wethouders en stel prioriteiten op basis van belangen.
• Verzorg vertrouwelijke correspondentie en signaleer wijzigingen in agenda’s en afspraken.
• Ondersteun dagelijkse bestuurlijke processen door signaleren van urgenties en samenhang binnen portefeuille.
• Fungeer als eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten en ontvang bezoekers gastvrij.
• Stem af met collega’s en management om een soepel verloop te waarborgen.
• Signaleer actiepunten en plan werkzaamheden vooruit.
• Organiseer en bereidt vergaderingen voor en verspreid digitale stukken.

Skills

Agenda beheer

Stakeholder communicatie

Proactieve probleemoplossing

Administratieve ondersteuning

Secretariële ondersteuning

Plannen en organiseren

Education

MBO-4 secretariële richting

Tools

Ibabs

Office 365

SharePoint

Job description

Over de functie

ft 32496

Als bestuursondersteuner ben jij een belangrijke schakel binnen het bestuurssecretariaat. Je ondersteunt het college van Burgemeester en Wethouders en de gemeentesecretaris in een politiek-bestuurlijke omgeving waar zorgvuldigheid, overzicht en samenwerking centraal staan. Je werkt nauw samen met bestuurders, directie, management en andere organisatieonderdelen. Met jouw proactieve houding draag je bij aan een vlotte en professionele ondersteuning van de bestuurlijke processen.

Wat ga je doen

• Je beheert complexe agenda’s van de wethouders en stelt prioriteiten op basis van inhoudelijke, bestuurlijke en politieke belangen.

• Je verzorgt vertrouwelijke correspondentie en speelt proactief in op wijzigingen in agenda’s, overleggen en bestuurlijke afspraken.

• Je ondersteunt de wethouders bij de dagelijkse bestuurlijke processen door urgenties, belangen en samenhang binnen de portefeuille tijdig te signaleren.

• Je fungeert als eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten en zorgt voor een professionele en gastvrije ontvangst van bezoekers en relaties.

• Je stemt af met collega’s, management, bestuurders en andere organisatieonderdelen om een soepel verloop van bestuurlijke processen te waarborgen.

• Je signaleert actiepunten, plant werkzaamheden vooruit en denkt mee over lopende dossiers en bestuurlijke trajecten.

• Je organiseert en bereidt vergaderingen voor, verspreidt digitale vergaderstukken en bewaakt de voortgang van afspraken en acties.

Eisen

• Je hebt minimaal een afgeronde mbo-4 opleiding in secretariële, managementondersteunende of administratieve richting.

• Je hebt minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als bestuursondersteuner, directieondersteuner of managementassistent.

• Je hebt aantoonbare werkervaring met complex agendabeheer voor één of meerdere bestuurders, directieleden of managers.

• Je hebt aantoonbare werkervaring als bestuursondersteuner, directieondersteuner of managementassistent binnen een politiek-bestuurlijke, overheids- of semipublieke organisatie.

Wensen

• Je hebt minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als bestuursondersteuner, directieondersteuner of managementondersteuner binnen een overheids- of semipublieke organisatie.

• Je hebt aantoonbare werkervaring met het beheren van complexe agenda’s van bestuurders of directieleden, waarbij sprake was van tegengestelde belangen, spoedverzoeken en wijzigingen in prioriteiten.

• Je hebt aantoonbare werkervaring met het voorbereiden, organiseren en bewaken van bestuurlijke overleggen, collegevergaderingen, commissievergaderingen of vergelijkbare besluitvormingsprocessen.

• Je bent per uiterlijk 12 oktober 2026 beschikbaar voor minimaal 32 uur in de week.

• Je hebt aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met Ibabs, Office 365 en Share point.

Competenties

• Je beschikt over bestuurlijke sensitiviteit en begrijpt hoe politieke en bestuurlijke belangen samenkomen.

• Je bent organisatie-sensitief en schakelt moeiteloos binnen verschillende onderdelen van de organisatie.

• Je werkt integer en gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie.

• Je kunt goed plannen en organiseren en houdt overzicht in een dynamische omgeving.

• Je bent omgevingsbewust en hebt oog voor wat er speelt binnen de organisatie en daarbuiten.

• Je beschikt over goede communicatieve vaardigheden en weet je boodschap helder over te brengen.

• Je werkt graag samen met collega’s, bestuurders en externe relaties.

• Je bent proactief en signaleert kansen, knelpunten en actiepunten tijdig.

• Je bent stressbestendig en blijft effectief handelen wanneer prioriteiten verschuiven.

• Je werkt accuraat en zorgt voor een nauwkeurige en betrouwbare ondersteuning.

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via Stipp
• Keuze loon uitbetaling per week of per vier weken.
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing.

ft 32496

Wat bieden wij vanuit All About Work

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• Je bouwt pensioen op via StiPP.
• Goede begeleiding vanuit All About Work.