Managementassistent Neuro-Hoofd-Hals

University Medical Center Groningen; Groningen; On-site; EUR 35,000 - 52,000; Full time

Job summary

UMCG zoekt een proactieve managementassistent die de spil vormt tussen management en organisatie en verantwoordelijk is voor complexe agenda's, vergaderingen en documenten. Je neemt initiatief en denkt mee over procesverbeteringen, terwijl je digitale innovaties zoals Microsoft 365 en AI-toepassingen in de praktijk brengt om de ondersteuning slimmer, efficiënter en toekomstbestendig te maken.

Je werkt zelfstandig, communiceert op verschillende niveaus en bewaakt vertrouwelijke informatie terwijl

Qualifications

• Voldoende ervaring als managementassistent of secretaresse.
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden.
• Ervaring met digitale innovatie en AI-toepassingen is een pre.

Responsibilities

• Complex agenda- en prioriteitenbeheer
• Voorbereiden en organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten
• Bewaken van actiepunten, besluiten en deadlines
• Verzorgen van correspondentie en managementinformatie
• Ondersteunen van projecten en verandertrajecten
• Ondersteuning P&O-werkzaamheden
• Signaleren en verbeteren van werkprocessen
• Bijdragen aan digitalisering met Microsoft 365 en AI-toepassingen

Skills

Agenda management

Communicatie

Proactief denken

Verandermanagement

Education

MBO-4/ HBO-opleiding Managementassistent

Tools

Microsoft 365

Outlook

Teams

SharePoint

PowerPoint

Word

Excel

Job description

Ben jij een organisatietalent dat verder kijkt dan agenda's beheren en vergaderingen organiseren? Krijg jij energie van het aanbrengen van structuur, het verbeteren van processen en het slim inzetten van digitale mogelijkheden? Wil jij bijdragen aan de verdere professionalisering van een academische toporganisatie? Dan zijn wij op zoek naar jou. Binnen het Cluster Neuro-Hoofd-Hals (NHH) zoeken wij een proactieve managementassistent die een belangrijke organisatorische spil vormt binnen onze organisatie. Je ondersteunt niet alleen het management, maar denkt actief mee over hoe processen slimmer, efficiënter en toekomstbestendig kunnen worden ingericht. Daarbij krijg je volop ruimte om digitale innovaties, Microsoft 365 en AI-toepassingen in de praktijk te brengen. Je werkt in een omgeving waar patiëntenzorg, wetenschappelijk onderzoek en onderwijs dagelijks samenkomen. Een dynamische omgeving waarin geen dag hetzelfde is.

Wat ga je doen?

• complex agenda- en prioriteitenbeheer
• voorbereiden, organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten
• bewaken van actiepunten, besluiten en deadlines
• verzorgen van correspondentie, managementinformatie en digitale documentstromen
• ondersteunen van projecten en verandertrajecten
• ondersteuning P&O werkzaamheden
• signaleren en verbeteren van werkprocessen
• actief bijdragen aan de digitalisering van de managementondersteuning, onder andere door het slim inzetten van Microsoft 365 en AI-toepassingen

Je bent niet alleen uitvoerend, maar ook adviserend. Je ziet waar processen slimmer kunnen, neemt initiatief en helpt collega's om efficiënter samen te werken.

Je bent een ervaren managementassistent of secretaresse die overzicht houdt in een complexe en dynamische omgeving. Je denkt vooruit, werkt zelfstandig en weet hoofd- en bijzaken goed te onderscheiden. Je bent organisatorisch sterk, communiceert gemakkelijk op verschillende niveaus en gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie. Je bent nieuwsgierig naar nieuwe ontwikkelingen en ziet technologie niet als doel, maar als middel om het werk slimmer en efficiënter te organiseren. Je vindt het leuk om mee te bouwen aan de ondersteuning van morgen.

Daarnaast beschik je over:

• een afgeronde MBO-4- of HBO-opleiding, bijvoorbeeld Managementassistent, Office Management of een vergelijkbare opleiding
• relevante werkervaring als managementassistent, directiesecretaresse of stafmedewerker
• uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden
• ruime ervaring met Microsoft 365 (Outlook, Teams, Word, Excel, PowerPoint en SharePoint)
• affiniteit met digitale innovatie en AI-toepassingen
• een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal

Je herkent jezelf bovendien in de kernwaarden van het UMCG: vertrouwen, verantwoordelijkheid, ambitie, wendbaarheid, respect en samenwerking