Managementassistent zorgeenheid planbaar

Reinier de Graaf; Delft; On-site; EUR 30,000 - 42,000; Full time

Job summary

Reinier de Graaf zoekt een managementassistent die overzicht behoudt in een drukke zorgeenheid en nauw samenwerkt met de manager bedrijfsvoering en medisch management. Je assisteert bij vergaderingen, bewaakt actiepunten en zorgt voor een vlotte planning achter de schermen.

Je hebt een MBO-4 diploma richting managementassistent of directiesecretaresse, meerdere jaren relevante werkervaring en ervaring met notuleren.

Qualifications

• Ervaring met notuleren van vergaderingen en overleggen.
• Zoekt iemand met organisatorische vaardigheden en het vermogen prioriteiten te stellen.
• Goede communicatieve en representatieve vaardigheden zijn vereist.

Responsibilities

• Complex agenda beheer en prioriteiten stellen.
• Ontvangst van interne en externe gasten en ondersteuning bij vergaderingen.
• Notuleren en voorbereiden van vergaderingen, inclusief crisisteamoverleggen.

Skills

Notuleren

Vergaderingen coördineren

Communicatieve vaardigheden

Prioriteiten stellen

Education

MBO-4 niveau in managementassistent of directiesecretaresse

Job description

Ben jij op je best als er veel tegelijk gebeurt? Krijg jij energie van een volle agenda, onverwachte wijzigingen en de uitdaging om iedere dag opnieuw de puzzel passend te krijgen? En vind je het leuk om écht samen te werken met een manager en ervoor te zorgen dat alles achter de schermen soepel loopt? Dan is dit de baan van je leven!

Als managementassistent binnen de zorgeenheid planbare zorg werk je nauw samen met manager bedrijfsvoering Kris van Anraad en medisch manager Peter Ausems. Je ondersteunt hen in de dagelijkse praktijk van een grote en drukke zorgeenheid, waarin veel tegelijk gebeurt en geen dag hetzelfde is. Jij bent degene die overzicht houdt, vooruitkijkt en aanvoelt wat er nodig is. De ene dag loopt alles volgens planning, de andere dag verandert de agenda voordat je goed en wel bent begonnen. Juist dat maakt deze functie zo afwisselend.

Een belangrijk onderdeel van je werk is complex agendabeheer. Daarbij plan je niet alleen afspraken in, maar help je ook overzicht houden en prioriteiten stellen. Welke afspraak moet echt deze week? Waar zit nog ruimte? Wat kan wachten? Je schakelt makkelijk tussen verschillende collega's en belangen en probeert ervoor te zorgen dat iedereen zo goed mogelijk geholpen wordt. Daarbij durf je ook keuzes te maken en prioriteiten te stellen. Je houdt het hoofd koel, ook wanneer de planning voor de zoveelste keer verandert.

Daarnaast ben je een zichtbaar aanspreekpunt binnen de zorgeenheid. Je ontvangt interne en externe gasten, ondersteunt bij vergaderingen en zorgt dat overleggen goed voorbereid zijn. Soms betekent dat stukken klaarzetten of notuleren, soms juist snel schakelen omdat een planning onverwacht verandert. Goede ondersteuning zit voor ons niet alleen in plannen en organiseren. Het zit ook in goed kunnen inschatten wat prioriteit heeft, het bewaken van actiepunten, weten wie even voorrang moet krijgen of zorgen dat een gast zich direct welkom voelt. Ook kun je gevraagd worden tijdelijk een andere zorgeenheid te ondersteunen of te notuleren bij een crisisteamoverleg.

Samengevat zoeken we een managementassistent die:

• Ondersteunt bij overleggen en organisatorische voorbereiding;
• Zelfstandig werkt en prioriteiten durft te stellen;
• Warm, representatief en communicatief sterk is.

Ben jij iemand die overzicht houdt en vaak zelf al ziet wat nodig is? Heb jij een prettige communicatiestijl, stel jij mensen op hun gemak en heb je een goed gevoel voor wat er speelt binnen de organisatie? En ben je klaar om de volgende puzzel op te lossen? Dan maken wij graag kennis met jou!

Wij vragen

• Je beschikt over een diploma op minimaal MBO-4 niveau, in de richting van managementassistent of (directie)secretaresse;
• Je hebt meerdere jaren werkervaring in een functie zoals managementassistent, officemanager of (directie) secretaresse;
• Je hebt ervaring met notuleren van vergaderingen en overleggen;
• Werkervaring binnen een ziekenhuis is een pre.