Managementassistent Neuro-Hoofd-Hals

Umcg; Groningen; On-site; EUR 31,000 - 40,000; Full time

Job summary

UMCG in Groningen zoekt een proactieve managementassistent die de organisatorische spil vormt binnen de organisatie. Je ondersteunt het management, denkt mee over efficiënte processen en implementeert digitale innovaties zoals Microsoft 365 en AI-toepassingen.

Je werkt zelfstandig, houdt hoofd- en bijzaken gescheiden en bouwt mee aan de ondersteuning van morgen in een dynamische academische omgeving waar patiëntenzorg, onderzoek en onderwijs samenkomen.

Qualifications

• Een afgeronde MBO-4- of HBO-opleiding, bijvoorbeeld Managementassistent, Office Management of vergelijkbaar.
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden.
• Ruime ervaring met Microsoft 365 (Outlook, Teams, Word, Excel, PowerPoint en SharePoint).
• Affiniteit met digitale innovatie en AI-toepassingen.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal.

Responsibilities

• Verbindende schakel zijn tussen afdelingshoofd, clustermanager, managementteam en stakeholders.
• Zorgen voor structuur, overzicht en continuïteit binnen de organisatie.
• Beheren van complexe agenda’s en prioriteiten, vergaderingen voorbereiden en plannen.
• Bewaken van actiepunten, besluiten en deadlines.
• Verzorgen van correspondentie en managementinformatie; digitale documentstromen beheren.
• Ondersteunen van projecten en verandertrajecten; stimuleren van digitalisering van managementondersteuning.

Skills

Organisatietalent

Communicatieve vaardigheden

Zelfstandigheid

Vertrouwelijke informatie hanteren

Education

MBO-4- of HBO-opleiding

Tools

Microsoft 365

Job description

Ben jij een organisatietalent dat verder kijkt dan agenda's beheren en vergaderingen organiseren? Krijg jij energie van het aanbrengen van structuur, het verbeteren van processen en het slim inzetten van digitale mogelijkheden? Wil jij bijdragen aan de verdere professionalisering van een academische toporganisatie? Dan zijn wij op zoek naar jou.Binnen het Cluster Neuro-Hoofd-Hals (NHH) zoeken wij een proactieve managementassistent die een belangrijke organisatorische spil vormt binnen onze organisatie. Je ondersteunt niet alleen het management, maar denkt actief mee over hoe processen slimmer, efficiënter en toekomstbestendig kunnen worden ingericht. Daarbij krijg je volop ruimte om digitale innovaties, Microsoft 365 en AI-toepassingen in de praktijk te brengen. Je werkt in een omgeving waar patiëntenzorg, wetenschappelijk onderzoek en onderwijs dagelijks samenkomen. Een dynamische omgeving waarin geen dag hetzelfde is.

Wat ga je doen?

Als managementassistent ben je de verbindende schakel tussen het afdelingshoofd, de clustermanager, het managementteam en diverse interne en externe stakeholders. Je zorgt voor structuur, overzicht en continuïteit binnen de organisatie.

Je houdt je onder andere bezig met:

• complex agenda- en prioriteitenbeheer;
• voorbereiden, organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten;
• bewaken van actiepunten, besluiten en deadlines;
• verzorgen van correspondentie, managementinformatie en digitale documentstromen;
• ondersteunen van projecten en verandertrajecten;
• ondersteuning P&O werkzaamheden- signaleren en verbeteren van werkprocessen;
• actief bijdragen aan de digitalisering van de managementondersteuning, onder andere door het slim inzetten van Microsoft 365 en AI-toepassingen.

Je bent niet alleen uitvoerend, maar ook adviserend. Je ziet waar processen slimmer kunnen, neemt initiatief en helpt collega's om efficiënter samen te werken.

Je bent een ervaren managementassistent of secretaresse die overzicht houdt in een complexe en dynamische omgeving. Je denkt vooruit, werkt zelfstandig en weet hoofd- en bijzaken goed te onderscheiden. Je bent organisatorisch sterk, communiceert gemakkelijk op verschillende niveaus en gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie. Je bent nieuwsgierig naar nieuwe ontwikkelingen en ziet technologie niet als doel, maar als middel om het werk slimmer en efficiënter te organiseren. Je vindt het leuk om mee te bouwen aan de ondersteuning van morgen.

Daarnaast beschik je over:

• een afgeronde MBO-4- of HBO-opleiding, bijvoorbeeld Managementassistent, Office Management of een vergelijkbare opleiding;
• relevante werkervaring als managementassistent, directiesecretaresse of stafmedewerker;
• uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden;
• ruime ervaring met Microsoft 365 (Outlook, Teams, Word, Excel, PowerPoint en SharePoint);
• affiniteit met digitale innovatie en AI-toepassingen;
• een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal.

Je herkent jezelf bovendien in de kernwaarden van het UMCG: vertrouwen, verantwoordelijkheid, ambitie, wendbaarheid, respect en samenwerking