Managementassistent FSG

Vrije Universiteit Amsterdam; Amsterdam; On-site; EUR 42,000 - 56,000; Part time

Benefits offered by this job

8% vakantietoeslag

8,3% eindejaarsuitkering

ABP-pensioenregeling

Reiskostenvergoeding

Fiscale uitruil

Job summary

Vrije Universiteit Amsterdam zoekt een energieke managementassistent voor het Faculteitsbestuur van de Faculteit der Sociale en Geesteswetenschappen. Je werkt op het bestuurssecretariaat en ondersteunt de directeur bedrijfsvoering en de decaan bij agendabeheer, notuleren en verslaglegging.

De functie is 0,8 fte, gevestigd op het VU-hoofdgebouw in Amsterdam. Vereisten: HBO/Bachelor, aantoonbare ervaring in een vergelijkbare functie, uitstekende Nederlandse en Engelse communicatie, en vaardigheid

Qualifications

• Minimaal HBO/ Bachelor werk- en denkniveau.
• Meerdere jaren ervaring in een vergelijkbare functie, bij voorkeur in een academische context.
• Uitstekende communicatieve vaardigheden in NL en EN, zowel mondeling als schriftelijk.
• Goede beheersing van Microsoft 365.

Responsibilities

• Ondersteunen van directeur bedrijfsvoering en decaan bij complex agendabeheer en planningen.
• Voorbereiden en notuleren van faculteitsbestuursvergaderingen.
• Afhandelen van (e-mail) correspondentie en coördineren van verschillende bijeenkomsten.
• Ondersteunen van promotietrajecten en projecten zoals huisvesting en archivering.

Skills

Communicatieve vaardigheden

Plannen en organiseren

Proactief handelen

Teamwork

Stressbestendig

Education

HBO / Bachelor

Tools

Microsoft 365

Job description

Ben jij de energieke, stressbestendige en flexibele spin in het web die ons faculteitsbestuur kan ontzorgen? Voor de positie van Managementassistent FSG op het bestuurssecretariaat zoeken wij een enthousiaste nieuwe collega.

• VU Hoofdgebouw
• Amsterdam
• 0,8 fte
• HBO / Bachelor

Jouw functie

Per 1 april 2025 zijn de faculteiten Sociale Wetenschappen, Geesteswetenschappen en Religie & Theologie samengevoegd in de nieuwe Faculteit der Sociale en Geesteswetenschappen. Het bestuur van deze faculteit wordt ondersteund door een bestuurssecretariaat dat bestaat uit een bestuurssecretaris en twee managementassistenten.

Jouw taken

• ondersteunen van de directeur bedrijfsvoering en de decaan bij complex agendabeheer, waaronder het bewaken van deadlines en afspraken en het plannen van vergaderingen
• voorbereiden en notuleren van diverse vergaderingen van het faculteitsbestuur
• afhandelen van (email) correspondentie
• (mede) organiseren en coördineren van uiteenlopende bijeenkomsten binnen de faculteit
• ondersteunen van promotietrajecten in het programma Hora Finita
• deelnemen aan verschillende projecten, zoals huisvesting en archivering (VU-breed)
• regelen van facilitaire zaken
• bijhouden van het bestuursarchief

Jouw profiel

• HBO werk- en denkniveau
• meerdere jaren ervaring in een soortgelijke functie; werkervaring in een academische context is een pre
• uitstekende communicatieve vaardigheden en een goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, zowel in woord als geschrift
• een goede beheersing van Microsoft 365
• professioneel, integer, servicegericht en proactief
• in staat overzicht te houden en de juiste prioriteiten te stellen, met name in drukke periodes
• flexibiliteit; je kunt snel schakelen tussen verschillende situaties en niveaus, ook wat betreft het ondersteunen en werk overnemen van collega's
• gevoel voor bestuurlijke verhoudingen en zorgvuldigheid m.b.t. reglementen en formele procedures
• samenwerkingsgericht, je draagt bij aan het teamresultaat
• stressbestendig, waarbij je in een hoog tempo werkt

Wat bieden wij

Een uitdagende functie bij een maatschappelijk betrokken organisatie. Bij de VU draag je bij aan onderwijs, onderzoek en dienstverlening voor een betere wereld. En daar mag wat tegenover staan. Daarom bieden wij jou:

• Een salaris van minimaal € 3.537,00 (Schaal 8) en maximaal € 4.673,00 (Schaal 8) bruto per maand, bij een voltijds dienstverband. Dit is gebaseerd op het UFO-profiel Management/Office-assistent 1. Het precieze salaris hangt af van je opleiding en ervaring.
• Een functie voor 0,8 fte. Je arbeidsovereenkomst duurt in eerste instantie 1 jaar.

Daarnaast bieden wij je aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden en regelingen. Enkele voorbeelden:

• Bij een voltijdse 38-urige werkweek hoort een vakantietegoed van 232 uur per jaar. Als je ervoor kiest om 40 uur te werken, beschik je op jaarbasis over 96 extra vakantie-uren. Bij een deeltijdaanstelling wordt dit naar rato berekend.
• 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering
• ruime bijdrage aan ABP-pensioenregeling inclusief extra vangnet bij arbeidsongeschiktheid en overlijden
• bijdrage aan reiskosten voor woon-werkverkeer
• keuzemodel voor fiscale uitruil van bepaalde arbeidsvoorwaarden

Over ons

Faculteit der Sociale en Geesteswetenschappen
Meer begrijpen van sociale gemeenschappen, waarden en zingeving, via de sociale wetenschappen en geesteswetenschappen. Dat is het doel van de Faculteit der Sociale en Geesteswetenschappen. Geen enkele discipline kan dat alleen. Kenmerkend voor de SGW-disciplines is een open manier van denken en de natuurlijke drang om samenhang en verbinding te zoeken.

De faculteit bestaat uit negen wetenschappelijke afdelingen binnen drie scholen: School of Religion & Theology (SRT), School of Social Sciences (SSc) en School of Humanities (SH).

Kom je bij ons werken? Dan word je onderdeel van een dynamische academische gemeenschap met circa 900 medewerkers, ruim 5.000 reguliere studenten en meer dan 5.000 cursisten. In een inspirerende en collegiale omgeving werken we samen aan onderwijs en onderzoek met impact.

We zijn gevestigd op één fysieke campus, in het hart van de Amsterdamse Zuidas, met een uitstekende ligging en bereikbaarheid. Aan de VU werken ruim 6.150 medewerkers en volgen ruim 31.000 studenten wetenschappelijk onderwijs.

Het overleggen van een diploma en een referentiecheck maken onderdeel uit van de sollicitatieprocedure.