Managementassistent Faculteitsbestuur SBE

Vrije Universiteit Amsterdam; Amsterdam; On-site; EUR 36,000 - 52,000; Full time

Benefits offered by this job

ABP-pensioenregeling

Reiskostenvergoeding

Vakantietegoed

Sportfaciliteiten

Job summary

Vrije Universiteit Amsterdam zoekt een Managementassistent Faculteitsbestuur SBE om als professioneel middelpunt te zorgen voor de ondersteuning van de directeur bedrijfsvoering en de decaan. Je werkt nauw samen, bewaakt agenda's en processen en fungeert als aanspreekpunt voor studentenverenigingen.

Je hebt HBO werk- en denkniveau, ervaring in een vergelijkbare rol en uitstekende Nederlandse en Engelse taalbeheersing. De positie is 0,8 fte met diverse facilitaire en organisatorische taken.

Qualifications

• Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
• Sterke organisatorische en communicatieve vaardigheden.
• Relevante ervaring in een ondersteunende of bestuurlijke functie.
• HBO werk- en denkniveau.

Responsibilities

• Proactieve ondersteuning van de directeur bedrijfsvoering en de decaan.
• Coördineren van faculteitsbestuursvergaderingen: planning, agenda en verslaglegging.
• Complex agendabeheer voor decaan en directeur bedrijfsvoering.
• Aanspreekpunt zijn voor studentenverenigingen en ondersteuning bieden waar nodig.
• Organiseren van jaarlijkse evenementen en bijeenkomsten.
• Ontvangen van nieuwe medewerkers en gasten, inclusief ICT-aanvragen en werkplekinrichting.
• Ondersteunen van processen rondom hooglerarendossiers.
• Deelname aan diverse projecten binnen de faculteit en VU-brede initiatieven.
• Opstellen en verzorgen van correspondentie, benoemingsbrieven.
• Verwerken en bewaken van financiële administratieve zaken zoals facturen en declaraties.
• Beheren van voorraden en facilitaire zaken.

Skills

Nederlandse taalvaardigheid

Engelse taalvaardigheid

Organisatievermogen

Communicatieve vaardigheden

Education

HBO / Bachelor

Job description

Ben jij een organisatietalent dat energie krijgt van afwisseling, samenwerken en het ontzorgen van bestuurders in de functie Managementassistent Faculteitsbestuur SBE? Kun jij moeiteloos schakelen tussen complexe agenda's, evenementenorganisatie en bestuurlijke processen? Dan zoeken wij jou!

• VU Hoofdgebouw
• Amsterdam
• 0,8 / 0,8
• HBO / Bachelor

Jouw functie

Als Managementassistent vorm je samen met een collega het professionele hart van het faculteitsbestuur. Jullie werken nauw samen, stemmen werkzaamheden goed op elkaar af en zorgen ervoor dat de ondersteuning van de directeur bedrijfsvoering en de decaan altijd soepel verloopt. Dankzij jouw overzicht, servicegerichte instelling en organisatietalent kunnen bestuurders zich richten op hun kerntaken.

Geen dag is hetzelfde. Je beweegt je gemakkelijk tussen strategische overleggen, praktische regelzaken en contact met uiteenlopende stakeholders binnen en buiten de faculteit.

Jouw taken

• Het proactief ondersteunen van de directeur bedrijfsvoering en de decaan.
• Het coördineren van faculteitsbestuursvergaderingen: van planning en agendaopstelling tot verslaglegging en het bewaken van actiepunten.
• Complex agendabeheer voor de decaan en directeur bedrijfsvoering.
• Het fungeren als aanspreekpunt voor studentenverenigingen en hen waar nodig ondersteunen.
• Het organiseren van jaarlijkse evenementen en bijeenkomsten.
• Het verwelkomen van nieuwe medewerkers en gasten, inclusief ontvangst, toegangsvoorzieningen, ICT-aanvragen en werkplekinrichting.
• Het ondersteunen van processen rondom hooglerarendossiers.
• Deelname aan diverse projecten binnen de faculteit en VU-brede initiatieven.
• Het opstellen en verzorgen van correspondentie, waaronder benoemingsbrieven.
• Het verwerken en bewaken van financiële administratieve zaken zoals facturen en declaraties.
• Het beheren van voorraden en facilitaire zaken.

Jouw profiel

Voor deze centrale en zichtbare functie zoeken wij een stevige, betrokken en dienstverlenende professional die graag het verschil maakt.

Je beschikt over:

• HBO werk- en denkniveau.
• Ervaring in een vergelijkbare ondersteunende of bestuurlijke functie.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
• Sterke organisatorische en communicatieve vaardigheden.
• Een groot verantwoordelijkheidsgevoel en een hoge mate van integriteit.

Wat bieden wij

Een uitdagende functie bij een maatschappelijk betrokken organisatie. Bij de VU draag je bij aan onderwijs, onderzoek en dienstverlening voor een betere wereld. En daar mag wat tegenover staan. Daarom bieden wij jou:

• Een salaris van minimaal € 3.202,00 (Schaal 7) en maximaal € 4.673,00 (Schaal 8) bruto per maand, bij een voltijds dienstverband. Dit is gebaseerd op het UFO-profiel Management/Office-assistent. Het precieze salaris hangt af van je opleiding en ervaring.
• Een functie voor 0,8 fte. Je arbeidsovereenkomst duurt in eerste instantie 1 jaar.

Daarbij bieden wij je aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden en regelingen. Enkele voorbeelden:

• Bij een voltijdse 38-urige werkweek hoort een vakantietegoed van 232 uur per jaar. Bij een 40 urige werkweek, beschik je op jaarbasis over 96 extra vakantie-uren. Bij een deeltijdaanstelling wordt dit naar rato berekend.
• 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering
• ruime bijdrage aan ABP-pensioenregeling inclusief extra vangnet bij arbeidsongeschiktheid en overlijden
• bijdrage aan reiskosten voor woon-werkverkeer
• goede en voordelige sportfaciliteiten

Over ons

Welkom bij de faculteit School of Business and Economics
Aan de School of Business and Economics (SBE) van de Vrije Universiteit Amsterdam brengen we relevant onderwijs en onderzoek op het gebied van bedrijfskunde en economie samen. We richten ons op actuele vraagstukken met grote impact op maatschappelijk, economisch en ecologisch gebied: van robotisering tot big data, van arbeidsmarktparticipatie tot verandermanagement.

Samenwerking, transparantie en maatschappelijke verantwoordelijkheid zijn sleutelwoorden in onze manier van werken. Onze studenten, wetenschappers en medewerkers delen actuele kennis, om samen tot oplossingen te komen voor wereldwijde economische en maatschappelijke uitdagingen.

Kom je werken bij SBE? Dan werk je in een stimulerende, dynamische en internationale omgeving samen met collega's die de samenleving tot weloverwogen keuzes willen brengen. De SBE telt zo'n 7.250 bachelor- en masterstudenten en 1.700 executive studenten, en er werken 600 medewerkers.

We zijn gevestigd op één fysieke campus, in het hart van de Amsterdamse Zuidas, met een uitstekende ligging en bereikbaarheid. Aan de VU werken ruim 6.150 medewerkers en volgen ruim 31.000 studenten wetenschappelijk onderwijs.

Het overleggen van een diploma, een referentiecheck en een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) maken onderdeel uit van de sollicitatieprocedure.