Coördinator Evenementenloket FCO

Vrije Universiteit Amsterdam (VU Amsterdam); Amsterdam; On-site; EUR 43,000 - 59,000; Part time

Benefits offered by this job

Vakantietegoed

Vakantietoeslag 8%

Eindejaarsuitkering 8,3%

Reiskostenvergoeding

ABP-pensioen

Sportfaciliteiten

Job summary

Vrije Universiteit Amsterdam zoekt een coördinator voor het Evenementenloket binnen de Servicedesk van de Facilitaire Campus Organisatie (FCO). Je bent contactpersoon voor opdrachtgevers en draagt zorg voor het volledige aanvraagproces rondom evenementen, met aandacht voor planning, uitvoering en selectie van locaties.

Je werkt nauw samen met collega’s in een dynamische, maatschappelijke omgeving en fungeert als vervanger van de Teamleider Servicedesk.

Qualifications

• Minimaal drie jaar aantoonbare ervaring met grootschalige en/of complexe evenementen.
• Aansturen van medewerkers die je motiveert, ondersteunt en adviseert.
• Kennis van en ervaring met Teams, MS Office, Planon of vergelijkbare FM-software.
• Uitstekende kennis van Nederlands en Engels in woord en geschrift.

Responsibilities

• Afstemmen van binnengekomen ruimte reserveringen met de klant en beoordelen of het evenement voldoet aan criteria.
• Rondleidingen geven en advies over locatie en mogelijkheden voor het evenement.
• Kostenoverzichten en draaiboeken opstellen en zorgen voor financiële en administratieve afwikkeling.
• Coördineren van dagelijkse aansturing van het team en overzicht houden van alle aanvragen.
• Werkoverleg voorbereiden en agenda samen met de coördinator FCO Servicedesk; acties bewaken.
• Continue initiëren en implementeren van verbetervoorstellen.

Skills

Teamleiding

Eventmanagement

Planon

MS Office

Teams

Klantgerichtheid

Communicatie

Education

HBO / Bachelor Facilitair Management

Tools

Planon

Job description

Jouw functie

Het Evenementenloket is onderdeel van de Servicedesk van de Facilitaire Campus Organisatie (FCO). Als coördinator van het Evenementenloket ben jij de contactpersoon voor opdrachtgevers en verantwoordelijk voor het gehele aanvraagproces rondom de organisatie van het evenement. Samen met je collega’s zorg jij voor een vlekkeloze organisatie van onze evenementen. In deze functie wordt van je verwacht dat je meedenkt over en meebouwt aan de inrichting van het Evenementenloket. Ook fungeer je als vervanger van de Teamleider Servicedesk, bij diens afwezigheid ben je verantwoordelijk voor de aansturing van het team.

Jouw functie

Het Evenementenloket is onderdeel van de Servicedesk van de Facilitaire Campus Organisatie (FCO). Als coördinator van het Evenementenloket ben jij de contactpersoon voor opdrachtgevers en verantwoordelijk voor het gehele aanvraagproces rondom de organisatie van het evenement. Samen met je collega’s zorg jij voor een vlekkeloze organisatie van onze evenementen. In deze functie wordt van je verwacht dat je meedenkt over en meebouwt aan de inrichting van het Evenementenloket. Ook fungeer je als vervanger van de Teamleider Servicedesk, bij diens afwezigheid ben je verantwoordelijk voor de aansturing van het team. Je komt te werken in een dymanische en maatschappelijk relevante omgeving. De combinatie van evenementen voor wetenschappers, collega's en studenten zorgt voor veel afwisseling en vraagt om flexibiliteit en samenwerking. Tegelijkertijd biedt deze omgeving juist ruimte om het evenementenloket verder te ontwikkelen en zichtbaar impact te maken op het onderwijs en onderzoek aan onze universiteit.

Jouw taken

• afstemmen van de binnengekomen ruimte reserveringen met de klant en beoordeelt of het evenement voldoet aan de opgestelde criteria, hierover communiceer je accuraat en snel
• geven van rondleidingen en advies aan klanten over welke locatie en mogelijkheden er zijn om hun evenement op de VU te houden, waarbij je rekening houdt met de vele uitzonderingen en deze waar nodig afstemt met de interne stakeholders
• opstellen van kostenoverzichten en draaiboeken en zorgdragen voor een adequate financiële en administratieve afwikkeling van de projecten en je maakt hierover maandrapportages
• coördineren van de dagelijkse aansturing van het team waarbij je het overzicht van alle ingekomen aanvragen bijhoudt, zorgt voor de juiste ruimte reserveringen en het soepel laten verlopen van de registratie van de orders in Planon en TermTime
• voorbereiden van het werkoverleg en opstellen van de agenda, samen met de coördinator FCO Servicedesk; acties voortkomend uit het overleg bewaken
• continue initiëren en implementeren van verbetervoorstellen en meedenken over de haalbaarheid van veranderingen

Jouw profiel

• afgeronde HBO / Bachelor opleiding in de richting van Facilitair Management, Hogere Hotelschool, Eventmanagement of vergelijkbaar
• ten minste drie jaar aantoonbare, recente ervaring met het coördineren van grootschalige en/of complexe evenementen
• ervaring met het aansturen van medewerkers die je motiveert, ondersteunt en adviseert bij hun werkzaamheden
• kennis van en ervaring met Teams, MS Office, Planon of vergelijkbare FM-software
• klantgericht en stressbestendig; kan zelfstandig besluiten nemen en je bent creatief in het bedenken van oplossingen
• gestructureerd en secuur; sterk in plannen, organiseren en het bewaken van voortgang en je ziet kansen om het evenementenproces verder te professionaliseren
• uitstekende kennis van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift

Als universiteit streven we naar gelijke kansen voor iedereen, in het besef dat diversiteit vele vormen kent. Wij geloven dat diversiteit in al haar complexiteit van onschatbare waarde is voor de kwaliteit van ons onderwijs, onderzoek en onze dienstverlening. We zijn altijd op zoek naar talent met diverse achtergronden en ervaringen. Dat betekent ook dat we ons inzetten voor het creëren van een inclusieve gemeenschap, zodat we diversiteit als meerwaarde kunnen benutten.

We beseffen dat elk individu een unieke set aan vaardigheden, expertise en denkwijze met zich meebrengt. We nodigen dan ook graag iedereen uit die zich herkent in het profiel om te solliciteren, zelfs als je niet aan alle eisen voldoet.

Wat bieden wij

• Een salaris van minimaal € 3.873,00 (Schaal 9) en maximaal € 5.264,00 (Schaal 9) bruto per maand, bij een voltijds dienstverband. Het precieze salaris hangt af van je opleiding en ervaring.
• Een functie voor minstens 0,8 fte. Je arbeidsovereenkomst duurt in eerste instantie 1 jaar met zicht op een vast dienstverband.

Daarnaast bieden wij je aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden en regelingen. Enkele voorbeelden:

• Bij een voltijdse 38-urige werkweek hoort een vakantietegoed van 232 uur per jaar. Als je ervoor kiest om 40 uur te werken, beschik je op jaarbasis over 96 extra vakantie-uren. Bij een deeltijdaanstelling wordt dit naar rato berekend.
• 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering
• bijdrage aan reiskosten voor woon-werkverkeer
• ruime bijdrage aan ABP-pensioenregeling inclusief extra vangnet bij arbeidsongeschiktheid en overlijden
• goede en voordelige sportfaciliteiten

Over ons

Als dienst Facilitaire Campus Organisatie (FCO) zijn we verantwoordelijk voor de moderne stadscampus van de Vrije Universiteit Amsterdam. Nieuwbouw, onderhoud, herhuisvesting, facilitaire dienstverlening, beveiliging, schoonmaak, catering en technisch beheer: FCO ontzorgt de VU. Bij de FCO Servicedesk zijn medewerkers en studenten welkom met alle vragen over onze dienstverlening. Bijvoorbeeld om een storing te melden, een toegangspas te regelen of facilitaire dienstverlening aan te vragen.

Op de VU Campus creëren we een aantrekkelijke, toegankelijke en inspirerende omgeving waar studenten, medewerkers en bezoekers zich thuis voelen. Een plek die uitnodigt om elkaar te ontmoeten en samen te werken, over de grenzen van faculteiten en disciplines heen.

Kom je werken bij FCO? Dan werk je samen met zo’n 200 enthousiaste en betrokken collega’s die bijdragen aan een inspirerende omgeving waar werken, leren en ontmoeten centraal staan. De kernwaarden van de VU zijn: verantwoordelijk, open en persoonlijk. Deze kernwaarden zijn direct te herkennen in de manier waarop we bij FCO opereren. We zijn sterk servicegericht en dienstbaar, bereikbaar en betrouwbaar.

Vrije Universiteit Amsterdam

De Vrije Universiteit Amsterdam staat voor waardengedreven onderwijs en onderzoek. Wij zijn vrije denkers met kennis van zaken en een open houding – a broader mind. Met een ondernemende aanpak en aandacht voor diversiteit, zingeving en medemenselijkheid werken wij aan duurzame oplossingen met maatschappelijke impact. Door onze krachten te bundelen, over de grenzen van vakgebieden heen, werken we aan een betere wereld voor mens en planeet. Samen creëren we een veilig en respectvol werk- en studieklimaat, en een inspirerende omgeving voor onderwijs en onderzoek. Lees meer over onze gedragscodes (https://vu.nl/nl/over-de-vu/meer-over/vu-gedragscode).

We zijn gevestigd op één fysieke campus, in het hart van de Amsterdamse Zuidas, met een uitstekende ligging en bereikbaarheid. Aan de VU werken ruim 6.150 medewerkers en volgen ruim 31.000 studenten wetenschappelijk onderwijs.

Diversiteit

Diversiteit is een speerpunt van de VU. De VU wil toegankelijk en ontvankelijk zijn voor diversiteit in vakgebieden, culturen, ideeën, nationaliteiten, overtuigingen, voorkeuren en levensbeschouwingen. Vanuit vertrouwen, respect en interesse leiden verschillen hier tot nieuwe inzichten en innovatie, tot scherpte en helderheid, tot excellentie en een ruimer begrip.

Wij staan voor een inclusieve gemeenschap en geloven dat diversiteit en internationalisering bijdragen aan de kwaliteit van onderwijs, onderzoek en onze dienstverlening.

We zijn dan ook voortdurend op zoek naar mensen die door hun achtergrond en ervaring bijdragen aan de diversiteit van de VU-gemeenschap.

Interesse

Het overleggen van een diploma, een referentiecheck en een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) maken onderdeel uit van de sollicitatieprocedure.

Sollicitaties ontvangen per e-mail worden niet in behandeling genomen.

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.