Managementassistent(e)

BaanHuis; Roermond; On-site; EUR 33,000 - 40,000; Full time

Job summary

BaanHuis in Roermond zoekt een Managementassistent(e) die overzicht houdt, processen organiseert en collega’s ontzorgt. Je werkt nauwkeurig met vertrouwelijke informatie en zorgt dat afspraken nagekomen worden in een informele, korte lijnen omgeving.

Je biedt ondersteuning aan de Algemeen Econoom en diverse functionarissen, beheert agenda’s, plant vergaderingen, maakt notulen en houdt dossiers op orde. Er is ruimte om het vak in de praktijk te leren en jezelf verder te ontwikkelen.

Qualifications

• Mbo-4 werk- en denkniveau in secretariële of administratieve richting.
• Ervaring met agendabeheer, vergaderorganisatie, notuleren en administratieve werkzaamheden.
• Ervaring met zaaksystemen; dit is een belangrijke vereiste.
• Goede beheersing van de Nederlandse taal en ervaring met Microsoft 365.
• Een integere, nauwkeurige en georganiseerde manier van werken.
• Zelfstandigheid, een dienstverlenende houding en goede communicatieve vaardigheden.
• Empathie en het vermogen om zorgvuldig om te gaan met verschillende mensen en vertrouwelijke situaties.

Responsibilities

• Agenda- en vergaderbeheer: beheer agenda’s, plan afspraken en organiseer overleggen; zorg dat stukken tijdig klaarstaan.
• Notuleren en vastleggen: conceptnotulen, besluiten- en actielijsten bijhouden.
• Administratieve ondersteuning: correspondentie, dossiers en archieven op orde houden.
• Ondersteuning van Officialaat: plannen van gesprekken en zittingen, verzorgen uitnodigingen en correspondentie.
• Samenwerken en ontzorgen: afstemmen met collega’s en continuïteit van werkzaamheden waarborgen.

Skills

Agenda beheer

Vergaderorganisatie

Notuleren

Administratieve werkzaamheden

Discretie

Communicatieve vaardigheden

Zelfstandigheid

Dienstverlenende houding

Microsoft 365

Secretariële vaardigheden

Zaaksystemen

Education

MBO-4 richting secretariële/administratieve

Tools

Zaaksystemen

Microsoft 365

Job description

Ben jij iemand die graag overzicht houdt, zaken goed organiseert en ervoor zorgt dat alles achter de schermen soepel verloopt? Werk je nauwkeurig, kun je goed omgaan met vertrouwelijke informatie en vind je het prettig om collega’s te ontzorgen? Dan is deze functie als Managementassistent(e) in Roermond iets voor jou!

Jouw beloning

Voor deze functie bieden we je graag het volgende:

• Een salaris tussen de €3000,00 en €3600,00;
• Een afwisselende functie voor 36 of 40 uur per week;
• Goede begeleiding en de mogelijkheid om het vak in de praktijk te leren;
• Ruimte om jezelf verder te ontwikkelen;
• Een informele werkomgeving met korte lijnen;
• Een functie waarin je inhoudelijk bezig bent en daadwerkelijk bijdraagt aan een goed georganiseerde organisatie.

Jouw bijdragen

In deze veelzijdige functie ondersteun je de Algemeen Econoom en verschillende andere functionarissen bij hun dagelijkse werkzaamheden. Van agendabeheer en vergaderingen organiseren tot notulen uitwerken en administratieve dossiers op orde houden: jij zorgt ervoor dat afspraken worden nagekomen en informatie op de juiste plek terechtkomt. Je hebt daarnaast een belangrijke rol in de ondersteuning van de Raad voor Economische Aangelegenheden en het Officialaat, de kerkelijke rechtbank. Dat maakt jouw werk afwisselend en inhoudelijk interessant. Je krijgt de ruimte om het vak in de praktijk verder te leren, jezelf te ontwikkelen en echt van betekenis te zijn binnen de organisatie.

Als Managementassistent(e) ben jij een belangrijke schakel in de dagelijkse organisatie. Jij houdt overzicht, werkt zorgvuldig en zorgt ervoor dat collega’s kunnen vertrouwen op een goede administratieve en secretariële ondersteuning. Wat ga je doen?

• Agenda- en vergaderbeheer: je beheert agenda’s, plant afspraken en organiseert overleggen. Ook zorg je ervoor dat vergaderstukken tijdig klaarstaan en actiepunten worden opgevolgd.
• Notuleren en vastleggen: je maakt conceptnotulen, houdt besluiten- en actielijsten bij en zorgt dat afspraken en actiepunten niet uit het oog worden verloren.
• Administratieve ondersteuning: je verzorgt correspondentie, houdt dossiers en archieven op orde en verwerkt informatie nauwkeurig.
• Ondersteuning van het Officialaat: je plant gesprekken en zittingen, verzorgt uitnodigingen en correspondentie en houdt de administratieve voortgang en termijnen in de gaten. Je gaat hierbij zorgvuldig en discreet om met gevoelige informatie.
• Samenwerken en ontzorgen: je ondersteunt verschillende functionarissen, stemt werkzaamheden met collega’s af en springt waar nodig bij om de continuïteit van de werkzaamheden te waarborgen.

Je organiseert je eigen werk zelfstandig binnen de gemaakte afspraken en prioriteiten. Zie je dat iets ontbreekt, dreigt te blijven liggen of anders moet worden aangepakt? Dan trek je op tijd aan de bel.

Jouw profiel

Je bent iemand die structuur aanbrengt, zorgvuldig werkt en het prettig vindt om anderen te ondersteunen. Je houdt meerdere zaken tegelijk in de gaten, communiceert duidelijk en begrijpt hoe belangrijk discretie is wanneer je met vertrouwelijke informatie werkt. Daarnaast breng je het volgende mee:

• Mbo-4 werk- en denkniveau, bij voorkeur in een secretariële of administratieve richting;
• Ervaring met agendabeheer, vergaderorganisatie, notuleren en administratieve werkzaamheden;
• Ervaring met zaaksystemen; dit is een belangrijke vereiste;
• Goede beheersing van de Nederlandse taal en ervaring met Microsoft 365;
• Een integere, nauwkeurige en georganiseerde manier van werken;
• Zelfstandigheid, een dienstverlenende houding en goede communicatieve vaardigheden;
• Empathie en het vermogen om zorgvuldig om te gaan met verschillende mensen en vertrouwelijke situaties.

Jouw werkplek

Onze opdrachtgever in Roermond is goed bereikbaar vanuit Weert, Sittard, Venlo en Echt.

#BaanHuisWeert