Managementassistent Dienst Universitaire Relaties & Fondsenwerving

Vrije Universiteit Amsterdam; Amsterdam; On-site; EUR 39,000 - 52,000; Part time

Benefits offered by this job

Vakantietegoed 232u/jaar

8% vakantietoeslag

ABP-pensioenregeling

Reiskostenvergoeding

Korting Griffioen

Job summary

Vrije Universiteit Amsterdam zoekt een proactieve managementassistent voor de Dienst Universitaire Relaties & Fondsenwerving (DURF). Je bent de primaire ondersteuning van de MT-leden en werkt nauw samen met de directiesecretaris, met een zelfstandige taakverdeling.

Je beheert agenda's, verzorgt vergaderingen en voert algemene secretariaatswerkzaamheden uit, waaronder post, telefoon, reserveringen en facturatieprocessen.

Qualifications

• Minimaal HBO werk- en denkniveau met 3 jaar relevante werkervaring.
• Ruime ervaring met Office-applicaties en MS Teams.
• Uitstekende beheersing van Nederlands en goede beheersing van Engels.
• Samenwerkend en teamspeler in bestuurlijk omgeving.

Responsibilities

• Beheren van agenda en voorbereiden MT-vergaderingen.
• Uitvoeren van secretariaatswerkzaamheden zoals post, telefoon, reserveringen en bijeenkomsten.
• Redigeren van teksten en beheren van correspondentie en facturatieprocessen.
• Ondersteunen bij werving en selectieprocedures.
• Bijdragen aan professionalisering van het team en dienst.

Skills

Office apps

MS Teams

Nederlands goed

Engels goed

Teamwork

Education

HBO / Bachelor

Job description

Ben jij proactief en resultaatgericht in je werk? Krijg je energie van het ondersteunen van collega’s? Solliciteer dan nu voor de functie Managementassistent Dienst Universitaire Relaties & Fondsenwerving bij de Vrije Universiteit Amsterdam.

• VU Hoofdgebouw
• Amsterdam
• Universitaire Relaties en Fondsenwerving
• Overig ondersteunend
• HBO / Bachelor

Jouw functie

Voor deze spin-in-het-web functie zijn wij op zoek naar een professionele managementassistent met ervaring in een bestuurlijke omgeving. Je bent de primaire ondersteuner van de MT-leden (en hun teams) en je werkt nauw samen met de directiesecretaris. Gezamenlijk ondersteunen jullie het MT en de dienst als geheel. Binnen deze samenwerking bekleed je met jouw takenpakket een zelfstandige positie.

Jouw taken

• je beheert de agenda en verzorgt de (logistieke) voorbereiding van overleggen en vergaderingen van MT-leden (en hun teams)
• je voert dienst-breed algemene secretariaatswerkzaamheden uit, zoals post- en telefoonbehandeling, maken van (zaal- en horeca)reserveringen, doen van bestellingen, organiseren en ondersteunen van bijeenkomsten, beheren van functionele mailbox
• je redigeert teksten, brieven, memo's en verslagen, verzorgt zelfstandig correspondentie en organiseert facturatieprocessen
• je ondersteunt bij werving- en selectieprocedures
• je levert een bijdrage aan de continue professionalisering van de werkzaamheden van het team, het MT en dienst-breed

Jouw profiel

• je hebt minimaal HBO werk- en denkniveau en 3 jaar relevante werkervaring
• je hebt ruime ervaring met- en uitstekende beheersing van Office-applicaties, MS Teams en digitale systemen en processen
• je hebt een uitstekende mondelinge en schriftelijke beheersing van het Nederlands en goede beheersing van het Engels
• je hebt gevoel voor verhoudingen binnen een bestuurlijke omgeving en affiniteit met de processen en werkzaamheden die daar plaatsvinden
• je bent samenwerkend, handig in contact leggen, een echte teamspeler

Wat bieden wij

Een uitdagende functie bij een maatschappelijk betrokken organisatie. Bij de VU draag je bij aan onderwijs, onderzoek en dienstverlening voor een betere wereld. En daar mag wat tegenover staan. Daarom bieden wij jou:

• Een salaris van minimaal € 3.537,00 (Schaal 8) en maximaal € 4.673,00 (Schaal 8) bruto per maand, bij een voltijds dienstverband. Dit is gebaseerd op het UFO-profiel Management/Office-assistent 1. Het precieze salaris hangt af van je opleiding en ervaring.
• Een functie voor minstens 0,8 fte. Je arbeidsovereenkomst duurt in eerste instantie 1 jaar.

Daarnaast bieden wij je aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden en regelingen. Enkele voorbeelden:

• Bij een voltijdse 38-urige werkweek hoort een vakantietegoed van 232 uur per jaar. Als je ervoor kiest om 40 uur te werken, beschik je op jaarbasis over 96 extra vakantie-uren. Bij een deeltijdaanstelling wordt dit naar rato berekend.
• 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering
• ruime bijdrage aan ABP-pensioenregeling inclusief extra vangnet bij arbeidsongeschiktheid en overlijden
• bijdrage aan reiskosten voor woon-werkverkeer
• korting op (en af en toe exclusieve toegang tot) theatervoorstellingen en cursussen van cultuurcentrum Griffioen

Over ons

Welkom bij de dienst DURF
De Dienst Universitaire Relaties & Fondsenwerving (DURF) is het centrale loket van de VU voor externe relaties, partnerschappen en fondsenwerving. Vanuit onze strategie bouwen we aan betekenisvolle relaties met alumni, donateurs, corporate partners en andere relevante stakeholders. Met fondsenwerving via het VUfonds creëren we extra ruimte voor onderscheidend onderwijs, innovatief onderzoek en andere initiatieven van de VU.

De dienst fuseert met IXA-GO (o.a. business developers en subsidieadviseurs) en DLAB om de impact van en funding voor de VU te vergroten.

Kom je werken bij DURF? Dan werk je mee aan het realiseren van maatschappelijke en economische impact van een toonaangevende universiteit. Je werkt samen binnen een klein team en hebt daarbij ook veel contact met vertegenwoordigers van de uiteenlopende organisatieonderdelen van de VU. Bij de samengestelde dienst DURF werken ruim 60 medewerkers verdeeld over 7 teams.

Vrije Universiteit Amsterdam
De Vrije Universiteit Amsterdam staat voor waardengedreven onderwijs en onderzoek. Met een ondernemende aanpak en aandacht voor diversiteit, zingeving en medemenselijkheid werken we aan duurzame oplossingen met maatschappelijke impact.

We zijn gevestigd op één fysieke campus, in het hart van de Amsterdamse Zuidas, met een uitstekende ligging en bereikbaarheid. Aan de VU werken ruim 6.150 medewerkers en volgen ruim 31.000 studenten wetenschappelijk onderwijs.

Het overleggen van een diploma en een referentiecheck maken onderdeel uit van de sollicitatieprocedure.