Directiesecretaris Dienst Universitaire Relaties & Fondsenwerving

Vrije Universiteit; Amsterdam; Hybrid; EUR 43,000 - 59,000; Part time

Benefits offered by this job

Vakantietegoed

8% vakantietoeslag

8,3% eindejaarsuitkering

ABP-pensioen

Reiskostenvergoeding

Korting Griffioen

Job summary

De Vrije Universiteit Amsterdam zoekt een directiesecretaris die als sparringpartner en rechterhand van de directeur optreedt. Je ondersteunt bij voorbereidingen, voortgang en opvolging van bestuurlijke en organisatorische vraagstukken en bewaakt de samenhang tussen lopende dossiers en projecten.

Je werkt samen met een collega-managementassistent en levert een zelfstandige bijdrage aan professionalisering van werkprocessen, verslaglegging en adequate besluitvorming binnen de dienst.

Qualifications

• Minimaal HBO werk- en denkniveau en 3 jaar secretariële ervaring.
• Sterk in plannen en organiseren en voortgang bewaken.
• Snel doorgronden van informatie en hoofd-/bijzaken onderscheiden.
• Effectief schakelen met interne en externe stakeholders.
• Initiatief, zelfstandigheid en overzicht bij drukte.

Responsibilities

• Rechterhand van de directeur en regisseur van projectmatige werkzaamheden.
• Coördineren van de planning van de directeur en bewaakt samenhang tussen activiteiten en doelstellingen.
• Bewaken van procesmatige voortgang van besluitvorming en dossiers.
• Ondersteunen bij voorbereiding, afstemming en opvolging van bestuurlijke vraagstukken.
• Vergaderingen inhoudelijk en organisatorisch voor en verslaglegging verzorgen.
• Bijdragen aan professionalisering van werkprocessen en samenwerking binnen de dienst.

Skills

Plannen en organiseren

Stakeholder management

Zelfstandig werken

Communicatieve vaardigheden

Analytisch vermogen

Education

HBO werk- en denkniveau

Minimaal 3 jaar secretariële ervaring

Job description

Jouw functie

Als directiesecretaris ben je een belangrijke sparringpartner en rechterhand in de ondersteuning van de directeur. Je ondersteunt bij de voorbereiding, voortgang en opvolging van bestuurlijke, organisatorische en strategische vraagstukken. Daarbij houd je overzicht over lopende dossiers, projecten en besluitvormingstrajecten, signaleer je aandachtspunten en zorg je ervoor dat acties tijdig worden opgepakt. Je combineert organisatorisch talent met inhoudelijke betrokkenheid en draagt bij aan een goed functionerendedienst. Je werkt samen met een collega-managementassistent; gezamenlijk ondersteunen jullie het MT en de dienst als geheel. Binnen deze samenwerking bekleed je met jouw takenpakket een zelfstandige positie.

Jouw taken

• je bent als rechterhand van de directeur regisseur van verschillende projectmatige werkzaamheden (zoals jaarplanning, begroting, besturingscyclus, nota’s besluitvorming, formats)
• je coördineert de planning van de directeur en bewaakt de samenhang tussen activiteiten, projecten en strategische doelstellingen
• je bewaakt actief de procesmatige en procedurele voortgang van besluitvorming, lopende dossiers, opdrachten, projecten en stuurt hier proactief op bij
• je ondersteunt bij de voorbereiding, afstemming en opvolging van bestuurlijke en organisatorische vraagstukken
• je bereidt vergaderingen en overleggen inhoudelijk en organisatorisch voor en zorgt voor adequate verslaglegging en opvolging
• je levert een bijdrage aan de continue professionalisering van werkprocessen, procedures en samenwerking binnen de dienst

Jouw profiel

• je hebt minimaal HBO werk- en denkniveau en 3 jaar ervaring in een secretariële of bestuurlijk ondersteunende functie binnen een complexe organisatie
• je bent sterk in plannen, organiseren en het bewaken van voortgang binnen meerdere dossiers en projecten tegelijkertijd
• je kunt informatie snel doorgronden, hoofd- en bijzaken onderscheiden en bestuurders hierin ondersteunen
• je bent organisatiesensitief, werkt zorgvuldig en weet effectief te schakelen met verschillende interne en externe stakeholders
• je neemt initiatief, werkt zelfstandig en houdt overzicht, ook wanneer belangen, deadlines en werkzaamheden samenkomen

Als universiteit streven we naar gelijke kansen voor iedereen, in het besef dat diversiteit vele vormenkent. Wij geloven dat diversiteitin alhaarcomplexiteit van onschatbare waarde is voor de kwaliteit van ons onderwijs, onderzoek en onze dienstverlening. We zijn altijd op zoek naar talent met diverse achtergronden enervaringen. Dat betekent ook dat we ons inzetten voorhet creëren van een inclusieve gemeenschap, zodat we diversiteit bezien vanuit het individu als meerwaarde voor het team kunnen benutten

Wat bieden wij

Een uitdagende functie bij een maatschappelijk betrokken organisatie. Bij de VU draag je bij aan onderwijs, onderzoek en dienstverlening voor een betere wereld. En daar mag wat tegenover staan. Daarom bieden wij jou:

• Een salaris van minimaal € 3.873,00 (Schaal 9)en maximaal € 5.264,00(Schaal 9)bruto per maand, bij een voltijds dienstverband. Dit is gebaseerd op het UFO-profiel Secretaris 2. Het precieze salaris hangt af van je opleiding en ervaring.
• Een functie voor minstens 0,8 fte.Je arbeidsovereenkomst duurt in eerste instantie 1 jaar.

Daarnaast bieden wij je aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden en regelingen. Enkele voorbeelden:

• Bij een voltijdse 38-urige werkweek hoort een vakantietegoed van 232 uur per jaar. Als je ervoor kiest om 40 uur te werken, beschik je op jaarbasis over 96 extra vakantie-uren. Bij een deeltijdaanstelling wordt dit naar rato berekend.
• 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering
• ruime bijdrage aan ABP-pensioenregeling inclusief extra vangnet bij arbeidsongeschiktheid en overlijden
• bijdrage aan reiskosten voor woon-werkverkeer
• korting op (en af en toe exclusieve toegang tot) theatervoorstellingen en cursussen van cultuurcentrum Griffioen

Over ons

Welkom bij de dienst DURF
De Dienst Universitaire Relaties & Fondsenwerving (DURF) is het centrale loket van de VU voor externe relaties, partnerschappen en fondsenwerving. Vanuit onze strategie bouwen we aan betekenisvolle relaties met alumni, donateurs, corporate partners en andere relevante stakeholders. Met fondsenwerving via het VUfonds creëren we extra ruimte voor onderscheidend onderwijs, innovatief onderzoek en andere initiatieven van de VU.

De dienst fuseert met IXA-GO (o.a. business developers en subsidieadviseurs) en DLAB om de impact van en funding voor de VU te vergroten.

Samen met faculteiten en diensten geven we richting aan de VU-strategie: werken aan een betere wereld, vanuit een positieve toekomstvisie die uitgaat van het ongekende potentieel van teamsamenwerking. Talenten en inzichten bundelen, over de grenzen van disciplines heen: dat is dé manier om blijvende impact te genereren.

Kom je werken bij DURF? Dan werk je mee aan het realiseren van maatschappelijke en economische impact van een toonaangevende universiteit. Je werkt samen binnen een klein team en hebt daarbij ook veel contact met vertegenwoordigers van de uiteenlopende organisatieonderdelen van de VU. Bij de samengestelde dienst DURF werken ruim 60 medewerkers verdeeld over 7 teams.

Vrije Universiteit Amsterdam
De Vrije Universiteit Amsterdam staat voor waardengedreven onderwijs en onderzoek. Wij zijn vrije denkers met kennis van zaken en een open houding – a broader mind. Met een ondernemende aanpak en aandacht voor diversiteit, zingeving en medemenselijkheid werken wij aan duurzame oplossingen met maatschappelijke impact. Door onze krachten te bundelen, over de grenzen van vakgebieden heen, werken we aan een betere wereld voor mens en planeet. Samen creëren we een veilig en respectvol werk- en studieklimaat, en een inspirerende omgeving voor onderwijs en onderzoek. Lees meer over onze gedragscodes.

We zijn gevestigd op één fysieke campus, in het hart van de Amsterdamse Zuidas, met een uitstekende ligging en bereikbaarheid. Aan de VU werken ruim 6.150 medewerkers en volgen ruim 31.000 studenten wetenschappelijk onderwijs.

Diversiteit
Diversiteit is een speerpunt van de VU. De VU wil toegankelijk en ontvankelijk zijn voor diversiteit in vakgebieden, culturen, ideeën, nationaliteiten, overtuigingen, voorkeuren en levensbeschouwingen. Vanuit vertrouwen, respect en interesse leiden verschillen hier tot nieuwe inzichten en innovatie, tot scherpte en helderheid, tot excellentie en een ruimer begrip.

Wij staan voor een inclusieve gemeenschap en geloven dat diversiteit en internationalisering bijdragen aan de kwaliteit van onderwijs, onderzoek en onze dienstverlening.

We zijn dan ook voortdurend op zoek naar mensen die door hun achtergrond en ervaring bijdragen aan de diversiteit van de VU-gemeenschap.