Summer School Officer, Temporary position

Vrije Universiteit; Amsterdam; Hybrid; EUR 39.000 - 52.000; Teilzeit

Benefits dieser Stelle

8% vakantietoeslag

8,3% eindejaarsuitkering

Sportfaciliteiten

Deeltijds thuiswerken

Reiskostenvergoeding

Zusammenfassung

Vrije Universiteit Amsterdam zoekt een Summer School Officer die deel uitmaakt van een internationaal team dat jaarlijks deVU Amsterdam Summer School organiseert. Je beheert communicatie met studenten en partners en ontwikkelt het sociale programma rondom de Summer School.

Daarnaast ondersteun je bij werving, promotie en administratieve processen rondom aanmeldingen en toelatingen, en bied je studentenbegeleiding gedurende hun Summer School-ervaring.

Qualifikationen

• Relevante ervaring in eventmanagement, programmacoördinatie, studentenzaken, hospitality of een vergelijkbare omgeving.
• Ervaring met het organiseren van evenementen en activiteiten van planning tot uitvoering en evaluatie.
• Sterke communicatieve en sociale vaardigheden en het vermogen om effectief samen te werken met studenten, collega’s en externe partners uit diverse achtergronden.
• Sterke administratieve en organisatorische vaardigheden.
• Ervaring met Microsoft Office (Outlook, Word, Excel) en Canva (of vergelijkbare ontwerpsoftware) is een vereiste.

Aufgaben

• Plannen, organiseren en uitvoeren van een gevarieerd sociaal programma voor studenten tijdens de Summer School.
• Ondersteunen bij alle aspecten van evenementenorganisatie, inclusief planning, budgetten, registraties, locatiebeheer en logistiek.
• Coördineren van promotie van evenementen via verschillende kanalen en zorgen voor hoge studentbetrokkenheid.
• Opstellen van evenementmateriaal, deelnemersinformatie en operationele documentatie.
• Ontwikkelen van activiteiten die bij dragen aan welzijn, inclusie en interculturele uitwisseling.

Jobbeschreibung

Jouw functie

Als Summer School Officer maak je deel uit van een klein, enthousiast en internationaal team dat jaarlijks de VU Amsterdam Summer School organiseert. Naast de organisatorische werkzaamheden ben je verantwoordelijk voor de communicatie met studenten en interne en externe partners. Ook speel je een belangrijke rol bij het opzetten en uitvoeren van het sociale programma vóór, tijdens en na de Summer School. Hiermee help je studenten elkaar te leren kennen en maak je hen wegwijs in de Nederlandse cultuur, Amsterdam en de rest van Nederland.

Jouw taken

Sociaal programma & eventmanagement

• plannen, organiseren en uitvoeren van een gevarieerd sociaal programma voor studenten gedurende de Summer School
• ondersteunen bij alle aspecten van evenementenorganisatie, waaronder planning, budgetten, registraties, locatiebeheer, logistiek, catering en deelnemerscommunicatie
• coördineren van de promotie van evenementen via verschillende communicatiekanalen en zorgen voor een hoge studentbetrokkenheid
• opstellen van evenementmateriaal, deelnemersinformatie, handleidingen en operationele documentatie
• ontwikkelen van activiteiten die bijdragen aan studentenwelzijn, inclusie, interculturele uitwisseling en gemeenschapsvorming

Werving & promotie

• bijdragen aan wervingsactiviteiten en voorlichtingsinitiatieven, zoals informatiesessies en promotionele evenementen voor toekomstige studenten
• ondersteunen van marketingactiviteiten door middel van websitecontent en communicatiecampagnes
• meehelpen bij de coördinatie van studentambassadeurs en ondersteunen bij de werving van nieuwe ambassadeurs

Toelating & administratie

• ondersteunen van administratieve processen rondom aanmeldingen, toelatingen en registraties
• assisteren bij het uitgeven van cijferlijsten, certificaten en andere studentdocumenten

Studentenondersteuning

• verstrekken van informatie en begeleiding aan toekomstige en huidige studenten
• beantwoorden van vragen en onderhouden van regelmatig contact met aanvragers en deelnemers
• bijdragen aan een positieve studentenervaring gedurende de gehele studentreis

Jouw profiel

Functie-eisen

• relevante ervaring in eventmanagement, programmacoördinatie, studentenzaken, hospitality of een vergelijkbare omgeving
• ervaring met het organiseren van evenementen en activiteiten, van planning tot uitvoering en evaluatie
• sterke communicatieve en sociale vaardigheden en het vermogen om effectief samen te werken met studenten, collega’s en externe partners uit diverse culturele achtergronden
• sterke administratieve en organisatorische vaardigheden
• ervaring met Microsoft Office (Outlook, Word, Excel e.d.); ervaring met Canva (of vergelijkbare ontwerpsoftware) is een vereiste
• vermogen om aantrekkelijke communicatie- en promotiematerialen te ontwikkelen
• een proactieve, oplossingsgerichte instelling en het vermogen zelfstandig te werken
• uitstekende mondelinge en schriftelijke beheersing van het Engels en Nederlands
• stressbestendig en bereid om incidenteel buiten reguliere werktijden te werken

Als universiteit streven we naar gelijke kansen voor iedereen, in het besef dat diversiteit vele vormenkent. Wij geloven dat diversiteitin alhaarcomplexiteit van onschatbare waarde is voor de kwaliteit van ons onderwijs, onderzoek en onze dienstverlening. We zijn altijd op zoek naar talent met diverse achtergronden enervaringen. Dat betekent ook dat we ons inzetten voorhet creëren van een inclusieve gemeenschap, zodat we diversiteit als meerwaarde kunnen benutten.

We beseffen dat elk individu een unieke set aan vaardigheden, expertise en denkwijze met zich meebrengt. We nodigen dan ook graag iedereen uit die zich herkent in het profiel om te solliciteren, zelfs als je niet aan alle eisen voldoet.

Wat bieden wij

Een uitdagende tijdelijke functie bij een maatschappelijk betrokken organisatie. Bij de VU draag je bij aan onderwijs, onderzoek en dienstverlening voor een betere wereld. En daar mag wat tegenover staan. Daarom bieden wij jou:

• Een salaris van minimaal €3.537(Schaal 8) en maximaal € 4.673(Schaal 8)bruto per maand, bij een voltijds dienstverband. Dit is gebaseerd op het UFO-profiel Medewerker Internationalisering 3. Het precieze salaris hangt af van je opleiding en ervaring.
• Een functie voor 0,8 fte.De arbeidsovereenkomst is tijdelijk (februari t/m september 2027).

Daarnaast bieden wij je aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden en regelingen. Enkele voorbeelden:

• 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering
• goede en voordelige sportfaciliteiten
• de mogelijkheid om deels vanuit huis te werken
• bijdrage aan reiskosten voor woon-werkverkeer

Over ons

International Mobility Deze vacature valt binnen de afdeling International Mobility. De afdeling International Mobility is verantwoordelijk voor het bevorderen van internationale mobiliteit van studenten en medewerkers. De afdeling bestaat uit drie teams en verwerkt de centrale aanmeldingen van internationale studenten in diplomaen contractonderwijs, verzorgt de diplomawaardering van buitenlandse getuigschriften en verwerkt de aanvraag van visa, verblijfsvergunningen en tewerkstellingsvergunningen voor studenten en gasten/medewerkers. Daarnaast geeft International Mobility voorlichting aan VU-studenten over studeren in het buitenland, beheert diverse fondsen en uitwisselingsprogramma's en ondersteunt de huisvestingsvraag voor internationale studenten en gasten/medewerkers van de VU.

Welkom bij de dienst Student- & Onderwijszaken Bij de dienst Studenten & Onderwijszaken (SOZ) zorgen we ervoor dat de Vrije Universiteit Amsterdam werkt als een geoliede machine. We dragen bij aan de logistiek en uitvoering van het onderwijs – en aan een zorgeloze en onvergetelijke onderwijservaring voor onze studenten. We ondersteunen studenten van aanmelding tot diplomering. We zorgen ervoor dat internationale studenten en wetenschappers hun weg weten te vinden aan de VU – bijvoorbeeld door huisvesting en andere voorzieningen te regelen. Daarnaast werken we samen met de faculteiten aan onderwijsbeleid en onderwijsverbeteringen. Studeren, groeien én genieten: we zorgen ook voor sport- en cultuuractiviteiten, voor iedereen op de VU-campus en daarbuiten.

Vrije Universiteit Amsterdam De Vrije Universiteit Amsterdam staat voor waardengedreven onderwijs en onderzoek. Wij zijn vrije denkers met kennis van zaken en een open houding – a broader mind. Met een ondernemende aanpak en aandacht voor diversiteit, zingeving en medemenselijkheid werken wij aan duurzame oplossingen met maatschappelijke impact. Door onze krachten te bundelen, over de grenzen van vakgebieden heen, werken we aan een betere wereld voor mens en planeet. Samen creëren we een veilig en respectvol werk- en studieklimaat, en een inspirerende omgeving voor onderwijs en onderzoek. Lees meer over onze gedragscodes.

We zijn gevestigd op één fysieke campus, in het hart van de Amsterdamse Zuidas, met een uitstekende ligging en bereikbaarheid. Aan de VU werken ruim 6.150 medewerkers en volgen ruim 31.000 studenten wetenschappelijk onderwijs.

Diversiteit Diversiteit is een speerpunt van de VU. De VU wil toegankelijk en ontvankelijk zijn voor diversiteit in vakgebieden, culturen, ideeën, nationaliteiten, overtuigingen, voorkeuren en levensbeschouwingen. Vanuit vertrouwen, respect en interesse leiden verschillen hier tot nieuwe inzichten en innovatie, tot scherpte en helderheid, tot excellentie en een ruimer begrip.

Wij staan voor een inclusieve gemeenschap en geloven dat diversiteit en internationalisering bijdragen aan de kwaliteit van onderwijs, onderzoek en onze dienstverlening.

We zijn dan ook voortdurend op zoek naar mensen die door hun achtergrond en ervaring bijdragen aan de diversiteit van de VU-gemeenschap.